Un utilisateur Firmex avec le rôle de contenu de Contributeur, Manager ou Administrateur de projet peut importer des documents et des dossiers sur Firmex. Les différentes méthodes de téléversement sur Firmex sont :
- Glisser-déposer des dossiers et des documents
- Importer une liste de dossiers via une feuille de calcul
- Envoyer des documents par mail/courriel
- Créer des dossiers manuellement
Méthodes de téléversement
Glisser-déposer des dossiers et des documents
Vous pouvez glisser-déposer des dossiers et des documents jusqu'à 50 Go à la fois au sein de votre navigateur :
- Assurez-vous que le dossier de destination souhaité soit sélectionné (soit Partage de documents, soit un dossier existant)
- Sélectionnez les dossiers (avec ou sans documents) depuis votre lecteur C:/
- Faites-les glisser au milieu de l'écran
- Sélectionnez Téléverser
- Rafraîchissez une fois terminé
Importer une liste de demandes
Le plus souvent, la feuille de calcul d'importation est utilisée avec une liste de demandes fournie par un acheteur ou la banque d'investissement.
Il suffit de télécharger le modèle, de copier/coller les informations requises et d'organiser la hiérarchie de votre liste de demandes, puis de la téléverser dans Firmex. Voir cet article pour plus de détails.
Envoyer des documents par e-mail/courriel
Configurez un dossier de préparation dans votre projet qui peut recevoir des documents envoyés par e-mail/courriel. Dans le menu cliquez sur "Modifier les détails" du dossier, sélectionnez l'option "Envoyer par mail/courriel des pièces jointes au dossier".
Toute personne ayant un rôle de contributeur ou supérieur peut envoyer ou transférer des documents directement depuis sa boîte de réception vers le VDR. Une fois examinés, les documents peuvent être déplacés vers la structure de dossiers en ligne. Voir cet article pour plus de détails.
Créer des dossiers manuellement
Vous pouvez également créer votre structure de dossiers manuellement. Tout d'abord, il vous faudra créer un index (également appelé répertoire) :
- Dans l'onglet "Documents", cliquez avec le bouton droit sur "Partage de documents" à gauche
- Sélectionnez "Ajouter Index" (ou Ajouter un répertoire)
- Nommez l'index et cliquez sur la touche Entrer de votre clavier
Pour ajouter des dossiers et des sous-dossiers dans l'index :
- Cliquez avec le bouton droit sur le dossier que vous souhaitez développer
- Sélectionnez "Ajouter un dossier"
- Nommez le dossier et cliquez sur sur la touche Entrer de votre clavier
Le schéma de numérotation peut être modifié dans l'onglet Paramètres. Référez-vous à cet article pour les instructions : Paramètres et schéma de numérotation
Ressources associées
- Visibilité des informations dans votre projet
- Qu'est-ce que la fonction Mails/Courriels entrants et pourquoi devrais-je l'utiliser ?
- Importer une liste de demandes via une feuille de calcul
- Échange de documents pour le bureau
- Troncature lors du téléchargement de documents