Préparer votre projet
Notre équipe de Services aux clients a constaté maintes fois que les administrateurs qui préparent leurs projets à l’avance ont systématiquement des salles de données configurées correctement dès le premier essai, avec moins de modifications majeures et de perturbations pour leurs invités.
Comment préparer votre projet ? En réfléchissant et en discutant des points suivants avec votre équipe et votre représentant des Services aux clients Firmex :
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Téléchargez-vous des documents dans la salle de données, ou quelqu’un d’autre le fait-il ?
Si vous téléchargez des documents, organisez-les sur votre ordinateur de la manière dont vous souhaitez qu’ils apparaissent dans la salle de données. Cela signifie généralement une structure de dossiers imbriqués : des dossiers à l’intérieur de dossiers, contenant des documents. Si vous travaillez avec une liste de demandes qui vous a été donnée, envisagez d’importer cette liste dans Firmex en utilisant notre modèle d’importation de liste de vérification (voir les Ressources associées ci-dessous).
Si quelqu’un d'autre télécharge des données, envisagez de créer un dossier conteneur pour lui, afin de clarifier où il doit télécharger ses données.
Une chose qui facilitera le téléchargement des informations est d’utiliser un navigateur Google Chrome, Mozilla Firefox ou Microsoft Edge. Vous pouvez également utiliser Internet Explorer ou Safari, mais vous ne pourrez télécharger des dossiers.
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Tous vos invités verront-ils les mêmes informations, ou certaines seront-elles cachées ?
Si vous cachez des informations aux invités ou si vous ne présentez pas toutes les informations en même temps, envisagez de regrouper les informations cachées. Créez un dossier de premier niveau et placez-y les informations. Il est plus facile de contrôler les autorisations d’un seul dossier que celles de dossiers séparés éparpillés dans tout le projet. Cela signifie généralement avoir un dossier de premier niveau avec des documents généraux de l’entreprise et un autre dossier de premier niveau avec des informations financières, des informations RH et d’autres informations sensibles.
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Comment vos documents doivent-ils être sécurisés ?
Les utilisateurs doivent-ils pouvoir enregistrer les documents sur leur ordinateur, ou les documents doivent-ils rester en ligne ? Que dire de l’impression des documents ? Souhaitez-vous que les utilisateurs téléchargent un logiciel avant d’avoir accès à un document, ou est-ce crucial qu’ils aient un accès facile ?
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Collectez les informations des utilisateurs pour envoyer les informations de connexion, et assurez-vous qu’elles sont correctes
Collectez les prénoms et noms des utilisateurs, le nom de leur entreprise, leurs mails/courriels et leur emplacement. Cela concerne à la fois les utilisateurs de votre propre organisation qui feront partie du projet, ainsi que les utilisateurs invités. Vous pouvez utiliser notre modèle d’importation d'utilisateurs pour collecter les informations des utilisateurs (voir les Ressources associées ci-dessous). Ensuite, examinez les autorisations de chaque utilisateur dans le projet : vont-ils consulter des documents, télécharger des documents ou administrer la salle de données ?
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Que devez-vous dire à vos invités ?
Firmex gère la communication des noms d’utilisateur et des mots de passe de vos invités. Que devez-vous communiquer d’autre à vos invités concernant la salle de données ? Firmex dispose d’espaces pour des déclarations de non-responsabilité et des accords de confidentialité, des messages de bienvenue avec des instructions sur la navigation dans l'arborescence des dossiers, des vidéos tutorielles pour vos invités et des modèles avec des instructions pour l'installation des modules.
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Pressé ? Nous pouvons le faire pour vous.
Notre programme de services professionnels est heureux de faire le travail pour vous, que ce soit le téléchargement d’une structure de dossiers, l’importation de données d’un autre fournisseur de salle de données ou le nettoyage d'une liste d'utilisateurs. Veuillez contacter le soutien à soutien@firmex.com pour les tarifs et toutes autres questions.
À quoi s’attendre
Intégration avec Firmex
Une fois que vous (le client) avez signé un contrat avec Firmex ou demandé un site d'essai, un représentant des Services aux clients Firmex (SC) enverra un mail/courriel d’introduction pour organiser une séance de formation avec vous et inclure notre série de vidéos auto-guidées. Le mail/courriel est envoyé aux contacts de formation et à l’administrateur du site que vous avez spécifiés dans votre contrat.
L’appel de formation
Le plus souvent, le client partage son écran, et le travail est effectué sur l’ordinateur du client. Le client est responsable du contrôle du clavier et de la souris, tandis que le SC utilise des instructions vocales pour guider le client à travers le produit Firmex.
L’appel de formation utilise le plus souvent des données « réelles » du client (par opposition aux données de formation), de sorte qu’à la fin de l’appel de formation, le projet du client est opérationnel ou presque complet. Si le client n’est pas prêt à utiliser des données réelles, le travail peut être démontré dans un projet de formation.
En fonction des objectifs du client, le SC discutera des points suivants lors de la formation initiale :
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Structure de la salle de données, y compris les projets, répertoires, dossiers et documents
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Création d’un nouveau projet et paramètres du projet, y compris le nom du projet, les contacts, les déclarations de non-responsabilité, etc.
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Téléchargement et gestion des documents, y compris la définition des autorisations des dossiers et des documents
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Configuration et invitation des utilisateurs, y compris les autorisations par défaut des utilisateurs
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Le visionneur Firmex et la désactivation de l'enregistrement des documents
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Les rapports Firmex
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La base de connaissances Firmex et obtenir du soutien
Rôles et responsabilités
Téléchargement de données
Sauf indication contraire dans le contrat du client, le client est responsable du téléchargement des données dans la salle de données virtuelle Firmex. Il est de la responsabilité du client de s’assurer que les données sont téléchargées au bon endroit et que les autorisations des données sont correctement définies.
Il est fortement recommandé que le client contacte le SC avant de télécharger des données pour que ce dernier puisse guider et surveiller le client pendant le téléchargement. Il est également recommandé que le client contacte le SC pour les téléchargements ultérieurs afin de garantir une compréhension approfondie du système Firmex, notamment en ce qui concerne le téléchargement de documents, les autorisations et la sécurité.
Sauf indication contraire dans le contrat du client, le SC n’est pas autorisé à télécharger des données sur des sites clients « en direct » sans autorisation écrite et instructions du client. L’autorisation écrite doit indiquer la source des données, leur destination et les autorisations.
Gestion des utilisateurs
Sauf indication contraire dans le contrat du client, le client est responsable de la configuration et de l’invitation des utilisateurs dans la salle de données virtuelle Firmex. Il est de la responsabilité du client de s’assurer que les informations des utilisateurs sont correctement saisies dans le système, que les autorisations par défaut des utilisateurs sont correctes et que les invitations aux utilisateurs sont envoyées. De même, il est de la responsabilité du client de s'assurer que l'accès des utilisateurs est résilié.
Sauf indication contraire dans le contrat du client, le SC n’est pas autorisé à ajouter ou modifier des utilisateurs ou des autorisations d'utilisateur sans autorisation écrite et instructions du client. L’autorisation écrite doit indiquer les utilisateurs à ajouter, supprimer ou modifier, ainsi que les autorisations des utilisateurs. Le consentement doit être envoyé par mail/courriel par un utilisateur existant du projet avec un rôle d'administrateur de projet ou un utilisateur existant du site avec un rôle d’administrateur de site.
Modification des noms d'entreprise
Les modifications des noms d'entreprise des utilisateurs doivent être effectuées par l’administrateur du site du client. Si l’administrateur du site du client est indisponible pour effectuer le travail, le SC peut changer le nom de l’entreprise d’un utilisateur avec consentement écrit. Le consentement doit être envoyé par mail/courriel par un utilisateur existant du projet avec un rôle d'administrateur de projet ou un utilisateur existant du site avec un rôle d’administrateur de site.
Restauration des données supprimées
Un client peut demander que les données supprimées - documents, dossiers ou les deux - soient restaurées à leur emplacement d’origine dans la salle de données. Les données restaurées seront rétablies dans un état Hors ligne. Il incombe au client de définir les autorisations des données et de restaurer leur état à En ligne. Des frais de services professionnels peuvent s’appliquer.