Cet article s'applique aux contributeurs, gestionnaires ou administrateurs de projet.
Cette article propose des astuces pour gérer vos documents et dossiers :
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Déplacement et copie
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Renommage
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Masquage d'informations sensibles
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Rapports et listes
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Versions de documents
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Déplacement et copie
Glisser-déposer : Les dossiers et documents peuvent être facilement déplacés, copiés ou réorganisés dans votre projet en les faisant glisser. Pour utiliser le glisser-déposer pour les documents, sélectionnez les « poignées de glissement », représentées par les six points à gauche du nom du document. Chaque fois que vous glissez et déposez un document, une fenêtre de confirmation apparaît pour enregistrer le déplacement ou la copie.
Menus Déplacer et Copier : L'autre méthode consiste à utiliser les fonctions Déplacer ou Copier, disponibles en cliquant droit sur un document ou dossier. Ces méthodes permettent de déplacer ou copier des documents au sein des projets ou entre différents projets.
Pour savoir comment les utilisateurs sont informés des documents copiés, consultez la FAQ dans cet article : Déplacer, copier et réorganiser des documents et dossiers
Renommer, remplacer ou mettre à jour
Renommer : Pour renommer un dossier ou un document, survolez-le avec la souris et cliquez sur l'icône crayon. Vous pouvez modifier d'autres informations sur un dossier ou document en sélectionnant le menu déroulant, puis en cliquant sur Modifier les détails.
Remplacer : Pour remplacer un dossier ou document, sélectionnez simplement le menu déroulant, choisissez supprimer, puis confirmez. Ensuite, chargez le nouveau document dans le même emplacement. Si vous ne voyez pas l'option de suppression, vous devrez soit demander à un administrateur de supprimer le document pour vous, soit augmenter vos autorisations.
Mettre à jour : Utilisez la fonction Ajouter une version, expliquée en détail ici : Versions de documents
Pour obtenir des informations sur la fusion de dossiers, consultez cet article : Téléchargement intelligent avec fusion de dossiers
Masquage d'informations sensibles
Si vous devez masquer des informations à un groupe d’utilisateurs, nous vous recommandons de placer ces informations dans leur propre répertoire (ou index). Pour créer un nouveau répertoire, sélectionnez le menu déroulant à côté du dossier initial, souvent appelé Partage de documents. Vous pouvez ensuite utiliser le menu Définir les autorisations sur ce dossier pour ajuster les autorisations pour chaque groupe.
Consultez les liens ci-dessous pour en savoir plus sur le masquage d'informations sensibles :
Listes de projets
Pour voir les instructions sur la façon d'exécuter un rapport listant tous les documents et dossiers, consultez cet article : Exportation des index/répertoires