En la pestaña Grupos y usuarios, los administradores del proyecto pueden gestionar los grupos de varias formas que se describen a continuación. El menú desplegable Administrar grupo se puede acceder desde dos ubicaciones:
Junto al nombre del grupo en la vista Todos los grupos
Junto al nombre del grupo en la lista de Grupos
Copiar un grupo
La función Copiar grupo permite a un administrador crear fácilmente nuevos grupos con los mismos permisos que un grupo existente dentro del mismo proyecto. Los usuarios del grupo original no se copiarán al nuevo grupo. Una vez copiado, se pueden añadir usuarios y modificar los permisos del nuevo grupo.
¿Por qué querría copiar un grupo?
Si deseas agregar usuarios al proyecto con un acceso similar al de un grupo existente, salvo en una o dos carpetas, simplemente copia el grupo existente, modifica el acceso en esas carpetas, y luego agrega o mueve los usuarios al nuevo grupo.
Para copiar un grupo:
Haz clic en el menú desplegable junto al grupo y selecciona Copiar grupo.
Asigna un nombre al nuevo grupo y agrega una descripción opcional.
Haz clic en Guardar.
¿Qué se copia?
Rol del proyecto y rol de contenido predeterminado
Permisos de contenido personalizados aplicados a carpetas/documentos
Configuración de protección de documentos (predeterminada y personalizada)
Mover usuarios entre grupos
Puede cambiar los permisos de los usuarios moviéndolos de un grupo a otro. Un usuario no puede pertenecer a más de un grupo al mismo tiempo.
Para mover usuarios entre grupos:
En Firmex, haz clic en Grupos y usuarios.
A la izquierda, selecciona el grupo que contiene los usuarios o haz clic en Todos los usuarios para buscarlos.
Selecciona los usuarios deseados y haz clic en Administrar usuarios > Mover entre grupos.
Selecciona el grupo de destino y revisa los usuarios en la pestaña Usuarios.
Haz clic en Guardar.
Advertencia: Al mover usuarios, ten en cuenta:
Los roles del proyecto y contenido del grupo actual pueden diferir de los del grupo destino, que pueden ser más restrictivos o permisivos. Los usuarios asumirán los roles del grupo de destino.
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Todos los permisos previos en carpetas serán reemplazados por los del nuevo grupo. Esto podría hacer visibles carpetas previamente ocultas.
Recomendación: Usa la herramienta Ver como y el informe Acceso de usuario > Por carpeta antes de mover usuarios.
Establecer permisos predeterminados para un grupo
Los administradores pueden cambiar fácilmente el rol del proyecto, el rol de contenido y la protección de documentos de un grupo mediante la opción Establecer permisos predeterminados.
Para establecer permisos predeterminados:
Haz clic en el menú desplegable junto al nombre del grupo y selecciona Establecer permisos predeterminados.
Modifica los roles y configuraciones según lo desees y haz clic en Guardar.
Consulta nuestra Guía de permisos para más información.
Establecer permisos de índice para un grupo
Los administradores pueden modificar los permisos a nivel de directorio desde la pestaña Grupos y usuarios. La opción Establecer permisos de índice se encuentra en el menú desplegable junto al nombre del grupo. Allí se muestran todos los índices del proyecto junto con el rol de contenido del grupo. El administrador puede cambiar los permisos para cada índice.
Para establecer permisos de índice:
Haz clic en el menú desplegable junto al grupo y selecciona Establecer permisos de índice.
Modifica los permisos deseados y elige si aplicarlos solo al índice o también a sus subcarpetas.
Estado del grupo
La función de estado del grupo permite a los administradores desactivar o reactivar rápidamente a todos los usuarios de un grupo. Un grupo desactivado no puede acceder a la sala de datos ni recibirá notificaciones de actividad documental.
Para cambiar el estado de un grupo:
En la pestaña Grupos y usuarios, pasa el cursor sobre el nombre del grupo y haz clic en el menú desplegable.
Selecciona Desactivar / Reactivar grupo.
Eliminar un grupo
Puedes eliminar un grupo vacío de un proyecto. Un grupo vacío no contiene usuarios.
Para eliminar un grupo:
En tu proyecto, ve a Grupos y usuarios.
Pasa el cursor sobre el nombre del grupo, haz clic en el menú desplegable y seleccione Eliminar grupo.
El nombre del grupo eliminado se puede reutilizar en el proyecto.