Resumen
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Gestionar versiones en Firmex es una excelente manera de colaborar fácilmente, asegurando al mismo tiempo un rastro de auditoría completo acerca del intercambio de información entre usuarios internos y externos. Negociaciones contractuales, cierres de transacciones, informes históricos a inversionistas, actas de reuniones de junta, preparación para litigios o auditorías, y el seguimiento de políticas corporativas son solo algunos ejemplos.
Para facilitar la colaboración, Firmex te permite almacenar y administrar múltiples versiones de documentos en tus proyectos. Cada documento tiene al menos una versión. Los usuarios que visualizan o descargan documentos siempre acceden a la versión más reciente, llamada versión Actual.
Una columna opcional llamada Versiones está disponible en la lista de documentos. El Administrador del Proyecto deberá habilitarla en Configuración del Proyecto > Opciones, para que los usuarios puedan mostrarla u ocultarla.
Los documentos pueden tener un número ilimitado de versiones, numeradas automáticamente según el orden de subida: v1, v2, v3, etc. Las versiones pueden ser de distintos tipos de archivo. Cada versión puede tener un Estado de contenido y Notas propios. El estado de la versión actual es el mismo que el del documento.
Preguntas frecuentes – Subir, Descargar y Administrar Versiones
P: No veo la columna de versiones en mi lista de documentos.
R: Un Administrador del Proyecto debe habilitar la columna en Configuración del Proyecto > Opciones > Mostrar columnas. Luego tú debes seleccionarla para verla. Tu preferencia se recordará para futuros accesos.
Para mostrar la columna de Versiones:
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En el panel de Documentos, haz clic en Mostrar/Ocultar columnas y selecciona Versiones, o
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Selecciona un documento utilizando la casilla de verificación, haz clic en el botón Acciones y selecciona Ver versiones.
P: ¿Cómo se numeran las versiones? ¿Qué pasa si elimino una?
R: Las versiones se numeran automáticamente (v1, v2, v3) de acuerdo a como se vayan cargando. Si se elimina una versión, esta dejará un hueco en la numeración; las versiones no se renumeran.
P: ¿Qué ocurre si renombro un documento?
R: Cambiar el nombre de un documento no afecta el nombre de ninguna de las versiones. El nombre del primer documento cargado (versión 1) se conservará como el nombre del archivo original. Las cargas inteligentes se basan en el nombre y la extensión del documento actual, no en el nombre del archivo original ni en los nombres de las versiones.
P: ¿Qué sucede con las versiones de un documento al moverlo o copiarlo?
R: Dentro de un proyecto, al mover o copiar un documento, se mueven o copian todas sus versiones. Si mueve o copia un documento a una carpeta y ya existe otro con el mismo nombre y extensión, el documento movido o copiado se renombrará automáticamente para que sea único, por ejemplo, abc(1).doc.
Si se copian documentos a un nuevo proyecto, solo se copiará la versión actual. Esto es para garantizar la integridad de los datos. En el caso de un documento con varias versiones, es posible que usuarios que no estén en el proyecto de destino hayan cargado versiones anteriores. Sin embargo, el usuario que realiza la copia debe estar en el proyecto de destino (de lo contrario, no podrá realizarla). Por lo tanto, solo se copia la versión actual y la fecha de modificación del nuevo documento corresponde al usuario que realiza la copia.
Permisos
P: ¿Qué usuarios pueden ver, añadir o gestionar versiones?
R:
- Visualizadores: solo ven la versión actual. No pueden ver otras versiones o siquiera saber que otras versiones de este documento existen.
- Colaboradores y roles superiores: pueden ver y añadir versiones.
- Managers/Administradores: pueden eliminar versiones
Cabe destacar, que cuando nuevas versiones de un documento son añadidas, éstas no serán incluidas en las notificaciones via correo electrónico para usuarios con el rol de contenido de Visualizador.
P: ¿Cómo funciona la protección de documentos con versiones?
R: Las opciones de Protección de Documentos se aplican de la mejor manera posible según el tipo de archivo de la versión actual. Por ejemplo, Firmex no puede añadir una marca de agua a un archivo ZIP, por lo que si se añade una versión del documento que cambie la versión actual de PDF a ZIP, la protección cambia.
Nota: Este es el comportamiento actual del producto cuando las opciones de Protección de Documentos se aplican a una carpeta o como opción predeterminada del usuario. Si los documentos de la carpeta no son todos PDF, algunas opciones de protección no se podrán aplicar..
P: ¿Puede un usuario ver versiones pero no añadir?
R: No. Colaboradores (y roles superiores) pueden ver y también subir nuevas versiones.
P: ¿Puedo editar o reemplazar una versión?
R: Si eres Colaborador (o usuario con un rol superior) de Contenido, puedes cambiar el estado del contenido o las notas de una versión. El nombre de una versión no se puede cambiar ni reemplazar.
P: Si estoy trabajando en una versión y quiero continuar más tarde, ¿Firmex tiene función de check-in/check-out?
R: No. Firmex no cuenta con una función de check-in/check-out. Sin embargo, un administrador de contenido puede cambiar el stado de un documento a Offline o puede cambiar manualmente los permisos de otros usuarios para que dejen de ver el documento temporalment (pero luego deberá restablecerlos). También puedes agregar notas o usar el estado del contenido "Retirado" o "Checked Out" para indicar a otros usuarios que no deben trabajar en esa versión.
Otras preguntas
P: ¿Se notifican a los usuarios cuando se cargan nuevas versiones por correo?
R: Sí. Las notificaciones por correo electrónico incluirán las nuevas versiones de documentos agregadas según los permisos de los usuarios. Usuarios con el rol de contenido de Visualizadores no reciben correos por nuevas versiones.
P: ¿Puedo cambiar el estado de contenido por versión o sólo por todo el documento?
R: Sí. Se pueden aplicar diferentes estados de contenido a distintas versiones. El estado de la versión actual coincide con el del documento (y viceversa). Si se cambia el estado de un documento, se actualiza automáticamente el estado de la versión más reciente. Los colaboradores (y roles superiores) de contenido pueden cambiar el estado de las versiones individuales y del documento en cualquier momento.
P: ¿Los informes cambian con las versiones?
R: Sí. Los informes ahora incluirán una columna adicional con el número de versión.
P: ¿Puedo poner en estado offline, copiar enlace y/o notificar a mis usuarios sobre una versión específica?
R: No. Estas funciones aplican al documento completo, no a versiones individuales.