Preguntas y Respuestas (Q&A)

Resumen

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Q&A es una parte integral de una Sala de Datos Virtual (VDR). Ayuda a gestionar, rastrear y distribuir preguntas y respuestas entre las personas de tu proyecto.
Al final de este curso podrás:

• comprender cómo se utiliza Q&A en diferentes casos de uso
• configurar Q&A para tu proyecto
• distinguir entre configuraciones de Q&A según el tipo de proyecto
• seguir el flujo de preguntas y respuestas en tu proyecto
• entender el papel de los coordinadores/aprobadores en ambos lados: preguntas y respuestas

Cómo funciona Q&A dentro de tu proyecto

Q&A es un módulo dentro de tu proyecto VDR que, al estar habilitado, permite a los usuarios hacer preguntas y recibir respuestas de manera organizada.
Un administrador puede configurar el comportamiento de Q&A dependiendo del caso de uso del proyecto. Algunos ejemplos de configuración:

• ¿En un proceso de licitación, deberían enviarse preguntas de forma anónima para garantizar equidad?
• ¿Deberían todas las respuestas pasar por el equipo legal antes de publicarse?
• ¿Existe una fecha límite para realizar preguntas? ¿Necesitas un informe que muestre que no se hicieron preguntas después de esa fecha?

Antes de comenzar – Aspectos a tener en cuenta

¿Has configurado tus Grupos y Usuarios en el data room?

Para utilizar Q&A, un usuario primero debe tener acceso al proyecto.

Es decir, debe estar añadido a un grupo dentro del proyecto antes de ser agregado a Q&A.

Consulta este artículo sobre cómo agregar usuarios a tu proyecto.

¿Habrá un miembro del equipo que necesite revisar las preguntas o respuestas antes de enviarlas?

Tanto el grupo de preguntas como el de respuestas pueden tener un “gatekeeper” o aprobador opcional. Esta persona controla el flujo de las preguntas y respuestas:

• Si hay un gatekeeper en el lado de las preguntas, todas las preguntas deben pasar primero por esta persona.
• Si hay un gatekeeper en el lado de las respuestas, todas las respuestas deben pasar por el aprobador antes de devolverse al grupo de preguntas.

En el lado de las preguntas, esta persona se llama Coordinador de Preguntas.
En el lado de las respuestas, se llama Aprobador.

Configuración de Q&A

Elegir un flujo de trabajo inicial

Firmex recomienda usar “M&A con Aprobador” como flujo de trabajo predeterminado si no estás seguro de si necesitarás un paso de aprobación adicional.

Firmex ofrece tres flujos de trabajo predeterminados para Q&A, lo cual te ahorra tiempo durante la configuración. Estas plantillas modifican ciertos parámetros y términos en Q&A. Elige una de las siguientes opciones:

• M&A
  Para gestionar preguntas y respuestas en una Debida Diligencia de M&A con uno o más grupos de compradores, sin necesidad de aprobación adicional.
• M&A con Aprobador
  Igual que el anterior, pero con un paso de aprobación requerido antes de enviar las respuestas.
• RFP/Compras
  Para gestionar procesos de RFP/RFI o adquisiciones, incluyendo intercambio de documentos y preguntas de uno o más proveedores. El término predeterminado “comprador” se reemplaza por “proveedor”. Todas las respuestas se comparten por defecto con todos los grupos de preguntas.

Paso 1 – Configurar Grupos de Preguntas

En el primer paso de la configuración de Q&A, asignarás usuarios a los grupos de compradores o proveedores.

• En el lado izquierdo verás una lista de usuarios y empresas que ya forman parte del proyecto.
• En el lado derecho están tus grupos de Q&A, etiquetados por Firmex como “Comprador 1” y “Comprador 2”, según el flujo de trabajo seleccionado.
• Para añadir un usuario a un grupo, arrástralo desde la izquierda hacia la derecha de la pantalla.

Si las preguntas deben ser revisadas antes de enviarse:

Asigna miembros del equipo como Coordinadores de Preguntas (QC). Solo ellos pueden enviar preguntas al vendedor.
Su función es revisar preguntas, redactarlas, eliminar duplicados, etc.
Puedes asignar a varias personas como QC.

Si hay un QC, los Autores de Preguntas (QA) solo podrán redactar borradores, pero no enviarlos.
El panel derecho ofrece más detalles sobre estas funciones.

Si cualquier usuario puede enviar preguntas directamente:

Asigna a todos los usuarios una sola función (QC o QA) y deja la otra vacía.

Gestionar Grupos de Preguntas:

• Para cambiar la función de un usuario, arrástralo a otra función o grupo.
• Para eliminar a un usuario, haz clic en X junto a su nombre.
• Para cambiar el nombre del grupo, haz clic en Editar.
• Para agregar más grupos, haz clic en Agregar grupo.

Una vez que los grupos de compradores estén listos, continúa con el Paso 2.

Paso 2 – Configurar Grupo de Respuestas

En el segundo paso de la configuración de Q&A, asignarás usuarios al grupo de respuestas.
Funciona de la misma manera que la asignación a grupos de preguntas.

La única función obligatoria es la del Coordinador de Respuestas (AC).
Expertos y Aprobadores son funciones opcionales.

Arrastra y suelta a los usuarios en su función correspondiente. Hay tres roles disponibles:

• Coordinador de Respuestas (AC):
  El AC es el responsable de todas las preguntas entrantes y salientes.
  Todas las preguntas llegan al AC y todas las respuestas se envían a través de él.
  El AC coordina todo el proceso.
• Expertos:
  Los expertos pueden proponer respuestas, pero no pueden enviarlas directamente al grupo de preguntas.
  Pueden ver todas las preguntas y respuestas en progreso.
  El AC puede asignar preguntas a los expertos.
• Aprobador:
  El Aprobador debe aprobar todas las respuestas antes de que se devuelvan al grupo de preguntas.
  Si hay un Aprobador, el flujo será:
  La pregunta llega al AC → El AC responde o la asigna a un experto → La respuesta pasa al Aprobador → Una vez aprobada, se publica en el grupo de preguntas.

Paso 3 – Categorías, Instrucciones y Opciones

En el paso 3 configurarás las Opciones de Q&A. Estas se pueden cambiar en cualquier momento durante el proyecto regresando a este paso.

Categorías de Preguntas

Firmex convierte todos tus directorios existentes en Categorías.
Los directorios offline y aquellos que ciertos usuarios no pueden ver también pueden convertirse en categorías.Cuando un grupo de preguntas formula una pregunta, puede asignarle una categoría. Firmex sugiere categorías basadas en tu estructura de carpetas. Puedes añadir o eliminar categorías manualmente. El comprador solo puede elegir de las categorías disponibles, no puede crear nuevas.

Instrucciones para las Preguntas

Puedes ingresar manualmente instrucciones que aparecerán cada vez que un comprador haga una pregunta.

Instrucción por defecto:

(Por favor, no envíes más de 5 preguntas de alta prioridad por día)

Nota: Este campo es solo de texto y no afecta ningún parámetro funcional del sistema Q&A.

Opciones

• Requerir que el Coordinador de Respuestas envíe manualmente la respuesta tras la aprobación:
  Si está activado, la respuesta aprobada se devolverá al AC para que la publique manualmente.
  Si está desactivado, la respuesta aprobada se publica automáticamente en el grupo que hizo la pregunta.
  
• Compartir todas las respuestas con todos los grupos de preguntas por defecto:
  Si se selecciona esta opción, las respuestas se enviarán automáticamente a todos los grupos.
  Para enviar una respuesta solo al grupo correspondiente, deberás cambiar manualmente esta opción por cada pregunta
  
• Ocultar los datos del remitente de la pregunta al Coordinador de Respuestas:
  Si se selecciona esta opción, el nombre y la empresa del remitente no se mostrarán al grupo de respuestas.
  Si no se selecciona, dichos datos serán visibles.

Paso 4 – Configuración de Correos y Activación de Q&A

Estado

Por defecto, cada grupo de preguntas está Inactivo, lo que significa:

• No verá la pestaña de Q&A
• No podrá hacer preguntas ni recibir respuestas
• No recibirá correos electrónicos relacionados

Para activar Q&A, cambia el estado del grupo a Activo.

Solo Lectura: Para ver respuestas existentes, recibir respuestas pendientes, pero no enviar nuevas preguntas. Útil tras finalizar una sesión de Q&A.

Inactivo: Cuando el grupo ya no participa del proceso Q&A.

Correos electrónicos

¿Cuándo deben ser notificados los usuarios sobre nueva actividad?

• Correos de tareas: notificaciones inmediatas sobre acciones relevantes
  
• Resúmenes por correo (digests): enviados por defecto cada hora, con un resumen de eventos recientes

Puedes cambiar la frecuencia o desactivar los correos para cada grupo. Haz clic en Enviar para completar la configuración.

El Grupo de Preguntas – Hacer Preguntas

Hacer una pregunta individual

• En la pestaña Q&A, haz clic en Agregar
• Teclea un título, detalles adicionales, documento/carpeta si aplica
• Asigna categoría y prioridad
  • QA: puede guardar como borrador
  • QC: puede enviar directamente

Si no hay QC, el QA podrá enviarla. Una vez enviada, la pregunta no puede ser retirada.

Desde la ventana de Documentos

Haz clic derecho sobre un documento o carpeta → Agregar pregunta

Importar preguntas

Completa una hoja de Excel con todas las preguntas → Importar desde el botón Importar en la pestaña Q&A

El Coordinador de Respuestas puede hacerlo en nombre del grupo.

Filtrar preguntas

• Panel central: preguntas/respuestas
• Panel izquierdo:
  • Borradores
  • Pendientes
  • Contestadas

Usa filtros personalizados o haz clic en Restablecer filtros

Colores según antigüedad:

• Negro = < 3 días
• Naranja = 3-4 días
• Rojo = > 4 días
• “Público” = respuesta compartida con todos

El Grupo de Respuestas – Contestar Preguntas

Todas las preguntas enviadas se dirigen al Coordinador de Respuestas (AC) del proyecto. La pantalla de Q&A se puede usar para:

• Responder preguntas
• Asignarlas a expertos
• Revisar qué preguntas han sido enviadas y contestadas

Filtrar preguntas

• Haz clic en “Nuevas preguntas” para ver las que requieren atención inmediata
• Usa los encabezados de columna para filtrar por prioridad, fecha o grupo de preguntas
• “En progreso” muestra preguntas actualmente atendidas
• “Para aprobar/enviar” muestra las preguntas respondidas por expertos que necesitan revisión
• Si hay un aprobador, “Para aprobar” contendrá las respuestas esperando aprobación

Haz clic en “Restablecer filtros” para ver todas las preguntas y respuestas

Contestar una pregunta

Para comenzar a responder preguntas, o para asignarlas a un experto, haz clic en el título de la pregunta. Esto abrirá la el panel de la pregunta. Veamos a detalle esta pantalla para entenderlo.

• Parte superior: pregunta
• Panel derecho: información adicional (autor, fecha, prioridad, etc.)
  Si tu proyecto permite preguntas anónimas, no se mostrará el nombre del autor
• Puedes redefinir la prioridad o categoría
• La parte inferior muestra el Historial de Actividad, visible solo para el grupo de respuestas

Opciones del AC:

• Escribir respuesta directamente
• Enlazar documentos existentes o subir nuevos
• Marcar la casilla para enviar la respuesta a todos los grupos si así se desea
• Para asignar a un experto, haz clic en “Asignar”, selecciona o escribe su nombre → se envía notificación inmediata
• Podrá añadir otros usuarios en los campos CC (sin acción requerida)

El Rol del “Experto”

Cuando un experto accede al modulo de Q&A, verá dos filtros:

• “Asignadas a mí”: preguntas asignadas directamente
• “En progreso”: preguntas en curso, visibles aunque no asignadas directamente

Contestar como experto:

• Haz clic en el título de la pregunta
• Tiene las mismas opciones que el AC, con una diferencia:
  • Solo puede proponer una respuesta
  • No puede enviarla directamente; será revisada por el AC

Una vez que el experto devuelve una respuesta, esta aparece en la pestaña del AC como “Respuesta propuesta”

Enviar la respuesta al Grupo de Preguntas

• Haz clic en el campo de respuesta
• El Coordinador de Preguntas (QC) puede:
  • Escribir su propia respuesta
  • Citar la respuesta del experto, modificarla y enviarla

Si se publica como respuesta pública, se ocultan los datos de identidad del grupo que hizo la pregunta originalmente.

Recibir Respuestas

Los usuarios del grupo de preguntas reciben una notificación por correo electrónico cuando su pregunta ha sido respondida. La respuesta también aparece en la pestaña de Q&A.

Reabrir una Pregunta

Una pregunta ya respondida puede ser reabierta para pedir aclaraciones o detalles adicionales, manteniendo el historial original.

Esta función está disponible solo para el Coordinador de Preguntas (QC).
Consulta la guía: Q&A – Coordinador de Preguntas.

Para reabrir una pregunta:

1. Ve a la pestaña Q&A
2. Selecciona una respuesta
3. Haz clic en “Reabrir”

El Historial de Actividad proporciona un registro con marcas de tiempo, para conservar todo el contexto original.

Nota: Las preguntas que han sido respondidas públicamente no se pueden reabrir.

Finalizar Q&A

Para finalizar una sesión de Q&A:

1. Ve a la pestaña Configuración de Q&A
2. En el Paso 4, cambia el estado de cada grupo comprador a:
   • Inactivo → Oculta la pestaña Q&A y detiene los correos electrónicos
   • Solo lectura → Permite ver preguntas/respuestas, pero no enviar nuevas

Informes

El Coordinador de Respuestas (AC) tiene acceso a la pestaña de Informes Q&A.
Los informes se presentan de la siguiente manera:

1. Primeros dos informes: Muestran quién está más interesado (quién hace más preguntas)
2. Dos informes intermedios: Muestran los temas de mayor interés entre los grupos de compradores
3. Últimos dos informes: Evalúan la eficiencia del proceso Q&A
   Por ejemplo: ¿Se asignan todas las preguntas siempre al mismo experto?

📥 Descarga la hoja resumen completa de Q&A con información sobre roles, flujo de preguntas, visibilidad, notificaciones y más:
Ficha de Información Q&A

Preguntas frecuentes

Firmex Q&A te permite gestionar, redirigir y responder fácilmente grandes volúmenes de preguntas relacionadas con tu operación utilizando la interfaz actual de Firmex.

A continuación, encontrarás las preguntas frecuentes más comunes relacionadas con Q&A:

Usuarios

P: ¿Cuántos grupos de preguntas puedo tener?
R: Los que necesites, no hay ningún límite.

P: ¿Debo tener un Coordinador de Preguntas y un Autor de Preguntas en un grupo de preguntas, o puedo tener solo uno?
R: Si deseas tener un filtro a través del cual se envían las preguntas, asigna a una persona como Coordinador de Preguntas. Esa persona puede revisar todas las preguntas antes de que se envíen.

Preguntas y respuestas

P: ¿Cuántas preguntas puede enviar un grupo?
R: Los Grupos de Preguntas pueden enviar tantas preguntas como necesiten. No hay límite en Firmex. Sin embargo, los Administradores del Proyecto pueden establecer directrices o instrucciones para los remitentes de preguntas en Configuración de Q&A > Opciones. Por ejemplo: “Por favor, no envíe más de 5 preguntas de alta prioridad al día.”
Si tienes muchas preguntas, considera importarlas utilizando la plantilla de Excel proporcionada.

P: ¿Se puede modificar una respuesta una vez enviada?
R: Sí. Un Coordinador de Respuestas puede modificar una respuesta enviada. Para hacerlo, en la pestaña Q&A, encuentra la respuesta enviada. Coloca el cursor sobre la respuesta, haz clic en el menú desplegable de la respuesta y selecciona Actualizar respuesta. Actualiza la respuesta y haz clic en el botón Enviar. Se enviará una alerta por correo electrónico mostrando tanto la respuesta original como la actualizada.
Del lado del Grupo de Preguntas, en la pestaña Q&A, solo se mostrará la respuesta actualizada. Para el Coordinador de Respuestas, en la misma pestaña, se mostrarán tanto la respuesta revisada como la pregunta original (en el área de Actividad).

P: ¿Se puede retractar una pregunta que ya fue respondida públicamente?
R: Una pregunta que ha sido respondida públicamente puede ser retirada de la pestaña Q&A del Grupo de Preguntas. Sin embargo, el historial de correos electrónicos con la respuesta original no se puede eliminar. Para retractar una respuesta pública, actualiza la respuesta usando el menú desplegable. Luego, vuelve a enviarla y desmarca la opción Enviar respuesta a todos los Grupos de Preguntas. La respuesta se eliminará de todos los grupos excepto del que envió originalmente la pregunta.

P: ¿Cómo puedo gestionar mejor las preguntas que se están respondiendo muy lentamente?
R: Las preguntas sin responder durante más de X horas mostrarán la fecha de envío en amarillo, luego naranja y finalmente rojo en la lista de preguntas, a medida que pasa el tiempo. También puedes ordenar las preguntas por fecha de envío o por prioridad, luego seleccionar un grupo de preguntas asignadas y elegir Enviar recordatorio desde el menú para motivar a tus expertos a completar sus respuestas.
También puedes revisar Informes de Q&A > Preguntas asignadas para ver qué usuarios tienen más preguntas asignadas, y reasignarlas a expertos menos ocupados.

P: Estoy en el Grupo de Preguntas. ¿Por qué hay números de preguntas duplicados (por ejemplo, dos preguntas con el número 1)?
R: Una respuesta de otra pregunta de un Grupo de Preguntas fue hecha pública y duplicó un número de pregunta existente.

P: ¿Los Grupos de Preguntas pueden ver lo que ocurrió en la Actividad de una pregunta?
R: No. Los Grupos de Preguntas solo pueden ver la respuesta final.

Preguntas reabiertas

P: ¿Se puede reabrir una pregunta después de haber sido respondida?
R: Sí. Una pregunta puede ser reabierta por el Grupo de Preguntas una vez que haya sido respondida. Esto suele hacerse para aclarar el contexto de la pregunta original, manteniendo la integridad de la misma. Tanto el Grupo de Preguntas como el Grupo de Respuestas verán el historial completo de preguntas y respuestas.

P: ¿Cómo puedo saber si una pregunta ha sido reabierta?
R: Aparecerá la palabra “Reabierta” junto al asunto de la pregunta original, lo que indica al Grupo de Respuestas que la pregunta ha sido reabierta. La pregunta reabierta seguirá el mismo flujo que la pregunta original.

P: ¿Se puede reabrir una respuesta pública?
R: No. Las preguntas y respuestas públicas no pueden ser reabiertas.

P: ¿Se puede reabrir una pregunta varias veces?
R: Sí. Una pregunta puede ser reabierta varias veces. Cada pregunta enviada puede contener hasta 2400 caracteres.

P: ¿Quién puede reabrir preguntas?
R: El Coordinador de Preguntas (o, si no hay uno, cualquier Autor de Preguntas) tendrá la opción de Reabrir Pregunta si se cumplen estas condiciones:

• La respuesta no es pública
  
• La pregunta tiene el estado de Respuesta enviada
• El cuerpo de la pregunta tiene al menos 250 caracteres disponibles

P: ¿Cómo puedo evitar que los usuarios reabran una pregunta?
R: No es posible evitar que los usuarios reabran una pregunta, ya que también podrían simplemente abrir una nueva. Para evitar que los usuarios del grupo comprador respondan preguntas, este grupo debe establecerse como Inactivo o con estado de Solo lectura.

P: ¿Cómo se reflejan las preguntas reabiertas en los informes de Q&A?
R: Las preguntas reabiertas se reflejan en los informes Respuesta en curso y Grupo más activo. Al reabrirse, se cuentan como Preguntas enviadas y siguen el flujo existente.

P: ¿Puedo ver detalles del lado de respuesta en el registro de actividad siendo parte del Grupo de Preguntas?
R: No. Los nombres y roles de los usuarios del Grupo de Respuestas no se publican en el registro de actividad del Grupo de Preguntas. Los únicos detalles visibles con preguntas enviadas son el estado de la respuesta (Enviada) y la fecha/hora de envío.

Varios

P: Estoy en un Grupo de Preguntas y no puedo ver la pestaña Q&A.
R: El estado de tu grupo de Q&A es Inactivo. Por favor, contacta al administrador del proyecto.

P: Necesito mantener completamente en secreto la identidad de los grupos de preguntas, incluso frente a mis expertos y aprobadores. ¿Qué puedo hacer?
R: De forma predeterminada, los expertos y aprobadores de Q&A no pueden ver el nombre ni la empresa de los miembros de los grupos de preguntas (a menos que sean administradores o gerentes del proyecto con acceso a la lista de usuarios).
Para una capa adicional de seguridad, utiliza nombres en clave para cada grupo de preguntas y selecciona la opción Ocultar los detalles del remitente de la pregunta al Coordinador de Respuestas en Configuración de Q&A > Opciones.

Categorías

P: Q&A ha sido configurado para mi proyecto. Estoy agregando un nuevo directorio al proyecto. ¿Aparecerá este directorio como categoría de Q&A?
R: Si un directorio se crea después de configurar Q&A, no aparecerá automáticamente como una categoría seleccionable al redactar una pregunta. El directorio debe agregarse manualmente en la pestaña de Configuración de Q&A.

Informes

P: ¿Puedo ver sobre qué documentos han hecho preguntas mis usuarios?
R: En la pestaña Q&A, haz clic en Mostrar/Ocultar columnas y activa la columna Referencia del documento. Esta columna muestra los documentos y carpetas relacionados con una pregunta. Puedes ordenar y exportar la lista.

P: ¿Puedo rastrear quién está respondiendo preguntas? ¿Cuántas preguntas pendientes tiene alguien en su lista dependientes?
R: Hay varias formas de rastrear quién está respondiendo preguntas.
Si eres Coordinador de Respuestas, en la pestaña Q&A, haz clic en el filtro En curso. Verás una lista de preguntas en proceso. Desplázate hacia la derecha para ver la columna Asignado a, donde podrás ver quién está respondiendo. Puedes exportar el informe para ver la cantidad de preguntas asignadas a cada usuario de Q&A.

Además, en Informes de Q&A > Respuestas en curso y Preguntas asignadas, puedes ver a quién se le han asignado preguntas y cuántas quedan por responder.

Varios

P: ¿Cómo finalizo el Q&A? El periodo de Q&A ha terminado para mi proyecto. ¿Cómo evito que los grupos compradores sigan haciendo preguntas?
R: Finaliza el Q&A estableciendo el estado de los Grupos Compradores en Inactivo o Solo lectura desde Configuración de Q&A > Configuración de grupos. "Inactivo" oculta la pestaña de Q&A y detiene los correos. "Solo lectura" evita nuevas preguntas pero permite ver las existentes y recibir respuestas pendientes.

P: ¿Puedo saber si un documento tiene preguntas o respuestas asociadas?
R: Sí. En la pestaña Documentos, verás un icono de burbuja de diálogo junto al documento si está vinculado a una pregunta o respuesta.

P: Si un usuario no tiene acceso a un documento mencionado en una pregunta o respuesta, ¿puede verlo igual?
R: No. Los permisos de documentos no cambian por acciones en Q&A. Para el usuario sin permiso, aparecerá como "Restringido".

P: Necesito mantener en secreto la identidad de los grupos de preguntas, incluso ante mis expertos y aprobadores. ¿Qué puedo hacer?
R: Por defecto, expertos y aprobadores no ven el nombre o empresa de los grupos de preguntas (a menos que sean administradores del proyecto). Para más seguridad, usa nombres en clave y activa la opción Ocultar detalles del remitente al Coordinador de Respuestas en Configuración de Q&A > Opciones.

P: Estoy en un grupo de preguntas y no puedo ver la pestaña Q&A.
R: Tu grupo tiene estado Inactivo. Contacta al administrador del proyecto.

P: ¿Puedo volver a usar el asistente de configuración de Q&A si elegí la plantilla equivocada?
R: No. El asistente solo puede usarse una vez si se completó. Pero puedes modificar cualquier configuración desde la pestaña de Configuración de Q&A.

P: Estoy en un grupo de preguntas y ya no puedo enviar preguntas. Antes podía.
R: Tu grupo está en estado Solo lectura. Puedes ver preguntas existentes y recibir respuestas, pero no puedes enviar nuevas.

P: ¿Qué sucede si un posible comprador no quiere usar la herramienta Q&A?
R: Pídele que envíe sus preguntas usando la plantilla Excel. Un Coordinador de Respuestas puede importarlas, responder en Firmex y luego exportar las respuestas para enviárselas.

P: ¿Cuántos documentos se muestran en la columna de referencia? ¿Incluye carpetas?
R: La columna muestra el primer documento o carpeta vinculado a la pregunta.

P: ¿Quién puede activar Q&A en mi proyecto?
R: Administradores y Gerentes del proyecto.

Preguntas y Respuestas

P: ¿Puedo buscar preguntas anteriores?
R: Sí. En la pestaña Q&A, haz clic en Restablecer filtros para ver todas las preguntas y respuestas.

P: ¿Cuántas preguntas puede enviar un grupo?
R: Las que necesiten. No hay límite. Los administradores pueden establecer pautas en Configuración de Q&A > Opciones (ej.: "Máximo 5 preguntas de alta prioridad por día"). Si hay muchas preguntas, se pueden importar con la plantilla Excel.

P: ¿Puede un Coordinador de Preguntas guardar una pregunta como borrador?
R: No. Solo un Autor de Preguntas puede guardar un borrador.

P: ¿Se notifica al Coordinador de Preguntas si un Autor crea un borrador?
R: Sí. Recibirá un correo de tarea y el borrador aparecerá en su correo de resumen y en la pestaña Q&A bajo "Borradores".

P: ¿Se notifica al Coordinador de Respuestas si un experto crea un borrador de respuesta?
R: No. Solo aparece en su resumen por correo y en la pestaña Q&A bajo "Borradores".

P: ¿Por qué no veo las opciones de Aprobar o Rechazar?
R: No tienes permisos de aprobación.

P: Como AC, ¿cómo veo todas las preguntas enviadas?
R: En la pestaña Q&A, marca los filtros Borrador, Enviada y Asignada, o haz clic en Restablecer filtros.

P: Como AC, sé que hay borradores del grupo de preguntas, pero no los veo.
R: Solo los coordinadores de preguntas QC pueden ver los borradores de su propio grupo. Los AC solo ven borradores creados por otros AC.

P: ¿Puedo buscar una palabra específica en una pregunta o respuesta?
R: Sí. Muestra todas las preguntas y usa Filtrar resultados en la parte superior derecha.

P: ¿Cuántos grupos de preguntas puedo tener?
R: Los que necesites. No hay límite.

P: ¿Pueden los grupos de preguntas ver la actividad de una pregunta?
R: No. Solo ven la respuesta final.

P: ¿Puedo rechazar una pregunta si ya fue respondida antes?
R: El QC puede decidir no enviarla. El AC puede responder con algo como "Esta pregunta es un duplicado de la 24".

P: ¿Puedo adjuntar un documento nuevo a una pregunta o respuesta?
R: Sí. Puedes vincular un documento existente o adjuntar uno nuevo. Puede mostrarse de inmediato o estar oculto hasta enviar la respuesta.

P: ¿Puedo retirar una pregunta?
R: Actualmente, los QCs no pueden retirarla. Contacta a un AC para que la archive.

P: ¿Qué exporta "Exportar resultados filtrados"?
R: Exporta los resultados según los filtros de la izquierda y el texto ingresado en la barra de búsqueda.

P: Al hacer pública una respuesta, ¿todos ven la pregunta?
R: Sí, pero no se muestra el nombre ni la empresa del usuario que preguntó.

P: ¿Puede un aprobador editar una respuesta?
R: No. Solo puede aprobar o rechazar. Si la rechaza, vuelve al AC para ser modificada.

P: Estoy en un grupo de preguntas. ¿Por qué hay números de pregunta duplicados?
R: Una respuesta de otro grupo fue hecha pública y duplicó el número.

P: Soy AC. ¿Por qué las preguntas están numeradas como A-1, B-4, etc.?
R: Cada grupo empieza con la pregunta 1. Firmex añade letras para diferenciarlas. Solo el grupo de respuestas ve estas letras.

P: ¿Quién puede eliminar preguntas?
R: Solo se pueden eliminar preguntas en Borrador. Una vez enviadas, no se pueden borrar. Los AC pueden archivar preguntas desde el menú desplegable.

P: Un autor redactó una pregunta y el Coordinador la envió. ¿Qué nombre aparece?
R: El del Autor de la pregunta.

P: ¿Cómo gestiono mejor las preguntas que están tardando mucho en responderse?
R: Firmex cambia el color de la pregunta según el tiempo sin respuesta: amarillo (24h), naranja y rojo. Puedes ordenar por fecha o prioridad y usar Enviar recordatorio. En Informes de Q&A > Preguntas asignadas verás cuántas tiene cada usuario.

P: ¿Qué es una pregunta archivada?
R: Son preguntas ocultas para grupos de preguntas y usuarios, excepto los AC. Se usa cuando un grupo deja el proceso.

P: ¿Cómo se muestran más de 20 preguntas/respuestas?
R: Se cargan 20 a la vez. Al llegar al final, se cargan más. Puedes usar filtros y la búsqueda.

P: ¿En el lado de respuestas, cuál es la diferencia entre Borrador y Propuesta?
R: Un Borrador lo crea un experto y lo envía al AC. Una Propuesta espera aprobación de un aprobador (si hay uno).

P: No veo nada en el filtro "Por aprobar/enviar".
R: Esto solo aparece si tienes el rol de Aprobador. Sin él, las preguntas están en curso.

P: ¿Necesito tener un Coordinador y un Autor de Preguntas, o solo uno?
R: Si deseas que una persona revise todas las preguntas antes de enviarlas, asigna un Coordinador. Esta persona, revisará todas las preguntas antes de enviarlas.

P: ¿Qué pasa si solo tengo un Autor y no un Coordinador?
R: El Autor obtendrá permisos de Coordinador y podrá enviar preguntas. Si no hay Coordinador, no podrá guardar borradores.

P: ¿Puedo tener más de un Coordinador de Preguntas/Respuestas?
R: Sí. Tendrán los mismos permisos, lo cual es últil si alguien está ocupado o fuera de la oficina.

P: ¿Necesito un Coordinador si todos son Autores?
R: No. En ese caso, los Autores podrán enviar preguntas y asumir las funciones del Coordinador.

Correos electrónicos

P: ¿Cuándo se envían los correos? ¿Cuáles son inmediatos y cuáles van en el resumen?
R: Hay dos tipos: Tareas (inmediatos tras un evento) y Resúmenes (cada hora o día según la configuración). El resumen muestra hasta 3 eventos con enlace a más.

Nota: Solo se envían correos si el data room está en estado En línea y el grupo está Activo o Solo lectura.

P: Si la notificación de actividad de documentos está desactivada, ¿igual se envían correos de Q&A?
R: Sí.

P: ¿A qué hora se envían los resúmenes diarios?
R: Aproximadamente a las 9:00 a. m. hora del Este.

P: ¿Se pueden desactivar los correos de Q&A?
R: Sí. Un Administrador o Gerente puede hacerlo desde Configuración de Q&A > Configuración de grupos. Las tareas pueden ser Inmediatas o Ninguna; los resúmenes, Diarios, Por hora o Ninguno.