Descripción general
Para acceder a un proyecto de Firmex y sus documentos, un Administrador debe crear y configurar un grupo y luego invitar o mover usuarios al grupo. Una vez invitados, los usuarios podrán acceder al proyecto.
Para ver este video con subtítulos en español, selecciona "Español" en las opciones de subtítulos.
Crear un grupo y establecer opciones
- Haz clic en Grupos y usuarios.
- En la parte izquierda, haz clic en Todos los grupos.
- Haz clic en Agregar nuevo grupo.
Paso 1 – Información del grupo
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Escribe el nombre del grupo
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Agrega una descripción opcional
- Haz clic en Siguiente
Paso 2 – Permisos del grupo
Nota: Los grupos de Administrador y Soporte tienen habilitada la descarga masiva por defecto.
- Selecciona la Rol de Proyecto
- Selecciona la Rol de Contenido predeterminado
- Establece las opciones de Protección de Documento:
- Desactivar guardar
- Desactivar impresión
- Forzar marca de agua
- Vincular a equipo
- Expirar acceso
4. Haz clic en Siguiente.
Paso 3 – Permisos por índice (opcional)
Aparece solo si ya existen al menos un directorio en el proyecto. Sobrescribe el Rol de Contenido predeterminado para directorios si lo deseas.
Paso 4 – Revisión
Revisa los ajustes y haz clic en Finalizar.
Modificar configuraciones del grupo
- Haz clic en Grupos y usuarios
- Ve a Todos los grupos
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Para editar nombre o descripción, haz clic en el ícono de lápiz
- Cambia rol de proyecto, contenido y protección utlizando los menús desplegables
Agregar usuarios a un grupo
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- En Grupos y usuarios, haz clic en el grupo deseado
- Haz clic en Agregar usuarios
Paso 1 – Seleccionar usuarios
En este paso, selecciona los usuarios que deseas agregar al grupo. Puedes elegir entre usuarios existentes del sitio, crear nuevos usuarios o importar usuarios mediante una hoja de cálculo.
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Para seleccionar usuarios existentes
- Escribe el nombre o apellido del usuario en el campo Buscar usuarios y empresas. La cuadrícula se actualizará automáticamente con los usuarios que coincidan con los resultados.
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Selecciona los usuarios que deseas agregar utilizando las casillas de verificación y haz clic en la flecha azul para agregarlos al grupo. Alternativamente, puedes arrastrar y soltar los usuarios a la cuadrícula del lado derecho de la pantalla.
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Para crear nuevos usuarios
- Haz clic en Crear nuevo.
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Ingresa la información requerida y haz clic en la flecha azul para agregar al usuario al grupo.
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Para importar usuarios
- Haz clic en Importar.
- Haz clic en Descargar plantilla para obtener la plantilla de importación de usuarios.
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Llena y guarda la plantilla siguiendo las instrucciones de la hoja Instrucciones.
Nota: Las columnas con un asterisco (*) son campos obligatorios. - Una vez completada la hoja, selecciona el archivo y haz clic en la flecha azul para importar los usuarios al grupo.
Paso 2 - Configurar notificaciones
En este paso, podrás configurar la frecuencia de notificaciones por correo electrónico que se enviarán al usuario. Los usuarios serán notificados cuando se carguen nuevos documentos, según la frecuencia que selecciones. Los usuarios podrán ajustar su propia frecuencia de notificaciones por correo electrónico una vez que hayan iniciado sesión. Después, selecciona si el usuario debe recibir acceso y una invitación ahora o más adelante.
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Para configurar la frecuencia de notificaciones por correo electrónico de un usuario
Selecciona la frecuencia de notificación de nuevos documentos usando uno de los botones de opción y, si corresponde, selecciona una hora del día usando el menú desplegable (por ejemplo, correos diarios a las 9:00 a.m. hora del Este es la opción predeterminada).
Nota: Ten cuidado al seleccionar la frecuencia Inmediata, ya que se enviará un correo electrónico por cada documento cargado a cada usuario. Cada una de las demás frecuencias enviará un correo electrónico resumen con un máximo de 100 documentos listados por correo. Solo se enviará un correo de resumen, con un enlace para “Ver todos los documentos nuevos”.
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Para otorgar acceso o invitar a un usuario
Selecciona si deseas Otorgar acceso, Enviar invitación, o ambas opciones, utilizando las casillas de verificación. Si seleccionas Enviar invitación, después del último paso tendrás la opción de personalizar y enviar la invitación a los usuarios seleccionados. Si decides no seleccionar Enviar invitación, podrás invitar a los usuarios más adelante.
Paso 3 - Revisar
Revisa la configuración del usuario, regresa a un paso anterior si necesitas modificar algo y haz clic en Enviar para completar el proceso.
Personalizar invitación y enviar correo electrónico
Si has decidido invitar a los usuarios ahora, podrás personalizar el correo de invitación. De forma predeterminada, el correo incluye el nombre de usuario y la contraseña del usuario, así como un enlace al proyecto.
Nota: Si estás invitando a varios usuarios, estos no podrán ver a los demás destinatarios en el correo de invitación.
Para otorgar acceso y enviar una invitación por correo electrónico más adelante
Nota: Enviar una invitación a un proyecto a los usuarios también otorgará acceso al mismo tiempo.
- En Firmex, haz clic en Grupos y Usuarios.
- En el lado izquierdo de la página de Grupos y Usuarios, haz clic en el nombre del grupo que contiene a los usuarios que deseas invitar. Alternativamente, haz clic en Todos los usuarios y busca a los usuarios que deseas invitar.
- Haz clic en el ícono de sobre junto al usuario que deseas invitar. Como alternativa, para invitar a varios usuarios al mismo tiempo, selecciona los usuarios que deseas invitar utilizando las casillas de verificación y haga clic en Administrar usuarios > Enviar invitaciones.