Firmex-Administratoren können zwischen drei Methoden wählen, um Dokumente ihren Benutzern bereitzustellen:
- Dokumente online in Firmex behalten und über den Firmex Viewer anzeigen.
- Benutzern erlauben, PDF- und/oder Office-Dokumente auf ihren Computer herunterzuladen und mit nativen Anwendungen zu öffnen – mit aktivem Schutz und Überwachung.
- Benutzern erlauben, Dokumente herunterzuladen und ohne Schutz oder Überwachung mit nativen Anwendungen zu öffnen.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Schutzoptionen für Dokumente und die Unterschiede zwischen dem Firmex Viewer und heruntergeladenen Dokumenten.
Was sind die Dokumentenschutzoptionen in Firmex?
Firmex bietet Schutzmechanismen als zusätzliche Sicherheits- und Überwachungsebene, die sowohl für Online-Dokumente im Firmex Viewer als auch für heruntergeladene PDF- und Office-Dateien gelten.
Die Optionen sind:
-
Speichern deaktivieren
Benutzer können das Dokument im Firmex Viewer ansehen, es aber nicht speichern. -
Drucken deaktivieren
Verhindert das Drucken von Dokumenten – sowohl im Viewer als auch bei heruntergeladenen Dateien. -
An Computer binden
Ein heruntergeladenes PDF oder Office-Dokument kann nur auf dem Computer geöffnet werden, auf dem es zuerst geöffnet wurde. Keine Weitergabe an andere Geräte möglich. -
Zugriff mit Ablaufdatum versehen
Das Dokument kann nach Erreichen des Ablaufdatums nicht mehr geöffnet werden.Gilt nur für herunterladbare PDF- und Office-Dateien, sofern das Herunterladen erlaubt ist.
-
Wasserzeichen erzwingen
Dokumente im Firmex Viewer sowie heruntergeladene Dateien enthalten ein Wasserzeichen. Unten ist ein Beispiel mit dem Standard-Wasserzeichentext. (Zum Vergrößern klicken)
Hinweis zu Zeitzonen bei Ablaufdaten und Wasserzeichen:
Firmex erkennt und verwendet automatisch Ihre lokale Zeitzone. Ob Berichte, Wasserzeichen oder Upload-Zeitpunkte – alle Zeiten werden in Ihrer Zeitzone angezeigt.
Wann ist ein Plug-in erforderlich?
Wenn ein Benutzer ein Dokument speichern darf und der Administrator Dokumentenschutz und Überwachung aktiviert hat (z. B. An Computer binden), muss ein Plug-in installiert werden, um PDF- und Office-Dateien auf dem eigenen Computer anzuzeigen.
Kann ein Benutzer ein Dokument online anzeigen und auch herunterladen?
Ja. Administratoren können den Firmex Viewer aktivieren und zugleich den Download zulassen.
Der Benutzer kann das Dokument dann online ohne Plug-in anzeigen und offline mit Plug-in öffnen.
Verwandte Ressourcen
- Sichtbarkeit von Informationen im Projekt
- Projekt aus Sicht eines anderen Benutzers anzeigen
- Gruppen einrichten & Benutzer einladen
- Dokumente effizient prüfen