(Um dieses Video mit deutschen Untertiteln anzusehen, wählen Sie „Deutsch“ in den Untertiteloptionen aus.)
Manchmal sollen Benutzer nur sehr eingeschränkten Zugriff auf Inhalte im Datenraum erhalten. Der erste Schritt besteht darin, eine Gruppe im Restriktiven Modell einzurichten. Wenn sich der gewünschte Inhalt tief in der Ordnerstruktur befindet, muss zusätzlich ein Ansichtspfad (View Path) erstellt werden, damit der Benutzer darauf zugreifen kann.
Schritt 1 – Gruppe einrichten
Gehen Sie zur Registerkarte Gruppen & Benutzer
Klicken Sie auf Neue Gruppe hinzufügen und vergeben Sie einen Namen
Setzen Sie die Standard-Inhaltsrolle auf Kein Zugriff. Das bedeutet, dass Benutzer standardmäßig keinen Zugriff auf vorhandene oder neue Indizes haben – wir gewähren diesen später manuell.
Folgen Sie den restlichen Bildschirmen (es ist noch nicht nötig, spezifische Indexberechtigungen zu setzen)
Klicken Sie auf Fertigstellen
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Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über das Erstellen von Gruppen zu erfahren.
Schritt 2 – Benutzer zur Gruppe hinzufügen oder verschieben
Wenn die Benutzer noch nicht im Projekt sind, klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, um sie einzuladen
Wenn sie bereits im Projekt sind, nutzen Sie Benutzer zwischen Gruppen verschieben, um sie der neuen Gruppe zuzuordnen
Hier erfahren Sie, wie man Benutzer zwischen Gruppen verschiebt.
Schritt 3 – Zugriff auf den Unterordner gewähren
Gehen Sie zur Registerkarte Dokumente
Suchen Sie den Unterordner, auf den die Gruppe Zugriff erhalten soll
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Berechtigungen festlegen
Ändern Sie die Inhaltsrolle der Gruppe von Kein Zugriff zu Betrachter
Klicken Sie auf Bestätigen
Wählen Sie Auf Ordner & Unterordner anwenden (für Zugriff auf alle enthaltenen Unterordner) oder Nur auf Ordner anwenden
Neue Berechtigungen für Ausgewählte Gruppen anwenden
Schritt 4 – Ansichtspfad erstellen
Lokalisieren Sie alle Ordner, die den Pfad zum Zielunterordner bilden (z. B. „Phase I“ und „Human Resources“)
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jeden dieser Ordner und wählen Sie Berechtigungen festlegen
Ändern Sie Kein Zugriff auf Betrachter oder Nur Name anzeigen
Klicken Sie auf Bestätigen
Wählen Sie Nur auf Ordner anwenden – dies erlaubt dem Benutzer die Anzeige des Ordners, aber nicht des Inhalts oder der Unterordner.
Beachten Sie: Wird Betrachter-Zugriff auf einen Ordner gewährt, werden auch Dokumente in diesem Ordner sichtbarNeue Berechtigungen für Ausgewählte Gruppen anwenden
Schritt 5 – „Anzeigen als“-Funktion nutzen
Klicken Sie oben rechts auf das Werkzeugsymbol und wählen Sie Anzeigen als, um Ihre Einstellungen zu überprüfen
Lesen Sie diesen Artikel zur Nutzung von „Anzeigen als“.
Wichtig
Beachten Sie, dass neu erstellte Ordner in Firmex der Vererbungsregel folgen. Diese Regel besagt, dass neue Ordner die Berechtigungen des übergeordneten Ordners übernehmen.
Beispiel: Wird ein vierter Ordner unter „Human Resources“ erstellt, übernimmt er automatisch die Berechtigungen von „Human Resources“.