Aperçu
La fonction Mail/Courriel entrant permet aux collaborateurs Firmex ou aux utilisateurs de niveau supérieur d'envoyer des pièces jointes par mail/courriel au dossier de leur choix en utilisant une adresse électronique unique.
La fonctionnalité Mail/Courriel entrant prend en charge ce qui suit :
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L'envoi de pièces jointes à la salle de données
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L'envoi de pièces jointes à plusieurs dossiers dans la salle de données
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Le transfert de mails/courriels contenant des pièces jointes depuis n'importe quel appareil, notamment les appareils mobiles
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La composition de nouveaux mails/courriels contenant des pièces jointes depuis n'importe quel appareil, notamment les appareils mobiles
Pourquoi l'utiliser ?
Il existe de nombreux scénarios où un utilisateur souhaite télécharger rapidement un fichier sur Firmex sans accéder à l'application web. De nombreux utilisateurs travaillent en déplacement et n'ont pas accès à un ordinateur avec un navigateur complet, ou collaborent sur des documents par mail/courriel et souhaitent télécharger rapidement ces fichiers sur Firmex.
En utilisant Mail/Courriel entrant, les utilisateurs de Firmex peuvent télécharger des documents dans la salle de données en utilisant une interface qu'ils connaissent et à laquelle ils ont accès – le mail/courriel – tout en profitant de la rapidité, la facilité et la sécurité d'une salle de données.
Comment configurer Mail/Courriel entrant
La fonctionnalité Mail/Courriel entrant est disponible pour les projets nouveaux et existants, ainsi que pour les dossiers nouveaux et existants.
Obtenir une adresse électronique pour un dossier dans le projet :
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Cliquez à droite de la souris sur un dossier et sélectionnez Modifier les détails.
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Dans la fenêtre Modifier les détails, sélectionnez Envoyer par mail/courriel des pièces jointes au dossier.
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Firmex génère une adresse électronique unique pour le dossier sélectionné avec le format suivant :
[8 caractères alpha aléatoires]-[numéro du projet]@[url du site].email
Par exemple : mawedret-21@capitalnextpartners.firmex.email
Si vous le souhaitez, le créateur de l'adresse peut modifier la partie « 8 caractères alpha aléatoires » de l'adresse pour lui donner une pertinence. Pour ce faire, cliquez sur l'icône en forme de crayon à droite du champ de l'adresse. On peut remplir cette zone avec un maximum de 15 caractères.
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Cliquez sur le bouton Enregistrer pour activer le mail/courriel.
À ce stade, il peut être utile de copier l'adresse électronique du dossier en utilisant votre souris pour sélectionner l'adresse, cliquer à droite de la souris sur la sélection et choisir Copier. On peut répéter ce processus pour plusieurs dossiers dans le projet. Cependant, l'adresse électronique de chaque dossier doit être unique.
Comment envoyer ou transférer un document par mail/courriel
Obtenez d'abord une adresse électronique pour un dossier Firmex. Cette adresse vous sera fournie par l'administrateur du projet.
Ensuite, composez un nouveau mail/courriel et entrez l'adresse du dossier dans le champ À (par exemple : mawedret-21@capitalnextpartners.firmex.email). Vous pouvez inclure plusieurs adresses de dossiers dans le champ À, auquel cas les pièces jointes seront téléchargées dans plusieurs dossiers.
L'objet et le corps du mail/courriel ne seront pas mentionnés. Vous pouvez les laisser vides.
Joignez un document, ou plusieurs documents, au mail/courriel. Puis, cliquez sur Envoyer.
La pièce jointe sera téléchargée dans le dossier lié à l'adresse électronique que vous avez spécifiée.
Lorsque le téléchargement est terminé, vous recevrez une confirmation par mail/courriel.
Si le téléchargement n'a pas été effectué avec succès, vous recevrez un mail/courriel dans lequel figurent les détails du téléchargement.
Comment transférer un mail/courriel avec une pièce jointe à Firmex ?
Si vous avez reçu un mail/courriel contenant une pièce jointe, vous pouvez transférer ce mail/courriel à un dossier Firmex en suivant les étapes ci-dessus. Dans votre application mail/courriel, sélectionnez le mail/courriel que vous souhaitez transférer, appuyez sur le bouton Transférer, entrez l'adresse électronique du dossier dans le champ À, et cliquez sur Envoyer. La pièce jointe sera téléchargée en tant que document dans le dossier lié.
Ressources associées
- Comment configurer la fonctionnalité Mail/Courriel entrant
- Comment envoyer ou transférer un document par mail/courriel
- FAQ sur la fonctionnalité Mail/Courriel entrant
- Téléchargement de dossiers et de documents