Aperçu
La feuille de calcul d'importation de Firmex vous permet d'importer un ensemble de dossiers vides dans Firmex.
La feuille de calcul d'importation est le plus souvent utilisée avec un document de liste de demandes fourni par un acheteur ou une banque d'investissement. La feuille de calcul réduit le temps nécessaire pour créer la liste de demandes, comparé à la saisie manuelle de la liste de demandes ou au copier-coller des éléments de la liste de demandes.
La feuille de calcul fonctionne particulièrement bien avec les longues listes de demandes et peut être utilisée pour importer des dossiers vides, mais pas des documents.
Utilisations et scénarios
Voici quelques utilisations courantes et scénarios de la feuille de calcul d'importation pour la diligence raisonnable :
- Fusion et acquisition (FetA) – Pour chacune de leurs transactions, un acheteur ou une banque d'investissement importera une feuille de calcul d'importation de diligence raisonnable enregistrée dans Firmex. Le vendeur téléchargera ensuite des documents dans la liste de demandes.
- Fusion et acquisition (FetA) – Un acheteur fournit au vendeur un document de liste de demandes de diligence raisonnable. Le vendeur copiera et collera la liste de demandes dans la feuille de calcul d'importation Firmex, et importera la liste de demandes. Le vendeur fournira ensuite l'accès aux différentes parties responsables du téléchargement des documents dans la liste de demandes.
- Appel d'offres ou approvisionnement – Une entreprise importera une liste de demandes de diligence raisonnable enregistrée pour chacun des soumissionnaires. Les éléments de la liste de demandes sont les éléments de ligne de l'appel d'offres. Au fur et à mesure que chaque soumissionnaire télécharge des documents dans la liste de demandes, l'entreprise est alertée par des mails/courriels de notification de documents.
Firmex peut vous fournir sans frais des listes de contrôle pour la diligence raisonnable modifiables si vous n'en avez pas déjà une. Visitez TOUCHPOINT par Firmex pour obtenir plus de ressources sur la diligence raisonnable.
Télécharger la feuille de calcul
Téléchargez la feuille de calcul en suivant les instructions ci-dessous :
- Connectez-vous à votre site Firmex.
- Entrez dans votre projet Firmex et allez à l'onglet Documents.
- Dans le volet de gauche, à droite de l'en-tête diligence raisonnable ou Partage de documents, cliquez sur le menu contextuel (flèche vers le bas). Sélectionnez Importer une feuille de calcul.
- Cliquez sur Télécharger le modèle.
Enregistrez le modèle sur votre ordinateur.
Travailler avec la feuille de calcul
Le concept de la feuille de calcul consiste à copier-coller tous les éléments de la liste de demandes dans la colonne A – Nom du dossier – puis d'utiliser la lettre « X » pour spécifier le niveau du dossier de l'élément de la liste de demandes. Chaque élément de la colonne A – Nom du dossier – nécessite un seul X dans la colonne B, C, D, E, F ou G. Le X dans la colonne B créera un index, et un X dans la colonne C créera un sous-dossier en dessous. Voir la vidéo pour plus de détails.
Numérotation et schéma
Firmex peut numéroter automatiquement les éléments de votre liste de demandes pour vous, ou vous pouvez le faire vous-même. Vous devez choisir l'un ou l'autre pour éviter toute confusion et double numérotation.
Pourquoi choisir la numérotation automatique de Firmex ?
La numérotation automatique facilite la suppression, la création et la réorganisation des éléments de ligne, sans avoir à modifier manuellement la numérotation des éléments. Par exemple, si l'élément 1.2 est déplacé en dessous de l'élément 4.3, il sera automatiquement renuméroté en tant qu'élément 4.4, et les éléments de ligne restants monteront dans la hiérarchie.
Que faire si ma demande est déjà numérotée ?
Vous pouvez choisir de laisser la liste de demandes numérotée ou de supprimer la numérotation de chaque élément de ligne et de laisser Firmex numéroter automatiquement les éléments de ligne.
Comment supprimer la numérotation automatique de Firmex ?
Une fois la feuille de calcul importée, cliquez avec le bouton droit sur le dossier le plus haut dans la liste de demandes et sélectionnez Modifier les détails. Sous Paramètres de numérotation, sélectionnez Masquer la numérotation et Ordre manuel.
Importer la feuille de calcul
- Dans votre projet, dans le volet de gauche, à droite de l'en-tête diligence raisonnable ou Partage de documents, cliquez sur le menu contextuel (flèche vers le bas). Sélectionnez Importer la feuille de calcul.
- Cliquez sur Parcourir. Trouvez le modèle de feuille de calcul enregistré et cliquez sur Ouvrir.
- Cliquez sur Importer.
Firmex renverra toutes les erreurs qu'il trouvera dans la feuille de calcul. Lorsque l'importation est terminée, cliquez sur le bouton Actualiser maintenant en haut de la fenêtre du navigateur.