Les administrateurs Firmex peuvent choisir entre trois méthodes pour livrer des documents à leurs utilisateurs :
- Garder les documents en ligne dans Firmex et les afficher par le Visionneur Firmex.
- Permettre aux utilisateurs de télécharger des documents PDF et/ou Office sur leur propre ordinateur et les afficher à l'aide de leurs applications natives tout en maintenant les options de protection et de surveillance des documents.
- Permettre aux utilisateurs de télécharger des documents sur leur propre ordinateur et les afficher à l'aide de leurs applications natives sans options de protection ni de surveillance des documents.
Dans cette leçon, vous en saurez plus sur les options de protection des documents et les différences entre le Visionneur Firmex et les documents téléchargés.
Quelles sont les options de protection des documents de Firmex ?
Firmex offre une protection des documents en guise de niveau supplémentaire de sécurité et de surveillance qui peut être appliqué aux documents de la salle de données, à la fois en ligne par le Visionneur Firmex et hors ligne lors du téléchargement des fichiers PDF et Office sur l'ordinateur d'un utilisateur.
Voici les options :
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Désactiver l'enregistrement
Permet aux utilisateurs de visualiser des documents dans le Visionneur Firmex, mais ils ne peuvent pas les enregistrer. -
Désactiver l'impression
Empêche les utilisateurs d'imprimer des documents depuis le Visionneur Firmex ou d'imprimer des fichiers PDF et Office téléchargés. -
Verrouiller à l'ordinateur
Une fois téléchargés sur l'ordinateur d'un utilisateur, les documents PDF et Office ne peuvent pas quitter l'ordinateur de l'utilisateur. Le document ne peut être ouvert que sur l'ordinateur où il a été ouvert pour la première fois. -
Expiration de l'accès
Le document ne peut pas être ouvert une fois la date d'expiration atteinte. Si l'utilisateur est autorisé à télécharger des documents, l'expiration de l'accès ne sera appliquée qu'aux fichiers PDF et Office.
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Appliquer un filigrane
Les documents dans le Visionneur Firmex et les fichiers PDF et Office téléchargés contiendront un filigrane. Ci-dessous se trouve un exemple de document avec le filigrane appliqué par défaut. Cliquez pour agrandir.
Remarque sur les fuseaux horaires liés à l'expiration des documents et aux filigranes :
Par défaut, Firmex détecte et affiche votre propre fuseau horaire en fonction de votre emplacement. Cela signifie que chaque fois que vous voyez un fuseau horaire dans le produit – que ce soit dans un rapport, un filigrane ou une colonne « date de téléchargement » – vous pouvez être sûr de voir la date dans votre propre fuseau horaire.
Quand un module d’extension est-il nécessaire ?
Si un utilisateur peut enregistrer un document sur son propre ordinateur et que l'administrateur a activé la protection et la surveillance des documents (par exemple, une option de protection des documents comme Verrouiller à l'ordinateur), l'utilisateur devra installer un module d’extension pour visualiser les fichiers PDF et Office sur son propre ordinateur.
Un utilisateur peut-il visualiser un document en ligne, ainsi que le télécharger ?
Oui. Les administrateurs peuvent choisir d'activer le Visionneur Firmex et de permettre à un utilisateur d'enregistrer des documents sur son propre ordinateur. L'utilisateur peut visualiser le document en ligne sans avoir besoin d'installer un module d’extension, et dans ses applications natives une fois téléchargé en utilisant un module d’extension.
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