Parfois, les utilisateurs doivent avoir accès à un contenu très limité dans une salle de données. La première étape pour y parvenir est de configurer un groupe en mode restrictif. Si vous souhaitez que le groupe consulte du contenu qui se trouve profondément enfoui dans la structure des dossiers, vous devrez créer un chemin de visualisation pour qu'ils puissent y accéder.
Étape 1 – Configurer le groupe
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Allez à l'onglet Groupes et utilisateurs.
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Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau groupe et choisissez un nom.
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Définissez leur rôle de contenu par défaut sur Aucun accès. Cela signifie que par défaut, les utilisateurs n'auront aucun accès à ce qui existe déjà ni à aucun nouvel index créé, mais nous accorderons l'accès manuellement à l'étape suivante.
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Suivez le reste des écrans jusqu'à la fin (inutile de définir des autorisations de niveau d'index à ce stade), et cliquez sur Terminer.
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Consultez cet article pour plus de détails sur la création d'un groupe.
Étape 2 – Ajouter ou déplacer des utilisateurs dans le groupe
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Si les utilisateurs ne sont pas encore dans le projet, cliquez sur le bouton Ajouter des utilisateurs pour les inviter.
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Si les utilisateurs ont déjà été ajoutés, utilisez la fonctionnalité Déplacer des utilisateurs entre les groupes pour les transférer dans le nouveau groupe.
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Apprenez à déplacer des utilisateurs entre les groupes.
Étape 3 – Autoriser l'accès au sous-dossier
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Allez à l'onglet Documents.
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Repérez le sous-dossier auquel le groupe aura accès.
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Cliquez à droite de la souris et sélectionnez Définir les autorisations.
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Le groupe que vous avez créé devrait avoir un rôle de contenu Aucun accès – changez-le en Lecteur.
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Cliquez sur Confirmer.
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Cliquez sur Appliquer au dossier et aux sous-dossiers (pour appliquer le changement à ce dossier et aux sous-dossiers qu'il contient, le cas échéant) ou Appliquer au dossier (pour appliquer uniquement le changement à ce dossier particulier).
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Appliquer les nouvelles autorisations aux groupes sélectionnés.
Étape 4 - Créer un chemin de visualisation
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Repérez les dossiers qui créeront un « chemin » vers le sous-dossier (c'est-à-dire Phase I et Ressources humaines dans l'image ci-dessous).
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Cliquez à droite de la souris sur chaque dossier et sélectionnez Définir les autorisations.
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Le groupe que vous avez créé devrait avoir un rôle de contenu Aucun accès – changez-le en Lecteur ou Voir uniquement le nom.
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Cliquez sur Confirmer.
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Cliquez sur Appliquer au dossier – ceci est important pour permettre à l'utilisateur de voir le dossier uniquement, mais non les sous-dossiers qu'il contient. Veuillez noter que lorsque l'accès au dossier en tant que Lecteur est accordé, les documents directement dans ce dossier deviennent également disponibles.
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Appliquez les nouvelles autorisations aux groupes sélectionnés.
Étape 5 – Utiliser l'option « Visualiser comme » pour vérifier votre travail
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Cliquez sur l'icône des outils en haut à droite et sélectionnez Visualiser comme
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Consultez cet article pour obtenir plus de détails sur l'utilisation de la fonction Visualiser comme
Important
Notez que dans Firmex, les dossiers nouvellement créés respectent la règle d'héritage. La règle d'héritage stipule que tout nouveau dossier créé héritera des autorisations et protections du dossier parent. Par conséquent, dans l'exemple ci-dessus, si un quatrième dossier devait être créé sous Ressources Humaines, il hériterait des autorisations du dossier Ressources Humaines lui-même, qui est le dossier parent.