Este artículo está dirigido a Colaboradores de Proyecto, Gerentes o Administradores.
Este video ofrece consejos y trucos para gestionar documentos y carpetas:
- Mover y copiar
- Renombrar
- Ocultar información confidencial
- Informes y listados
- Versiones de documentos
Para ver este video con subtítulos en español, selecciona "Español" en las opciones de subtítulos.
Mover y copiar
Arrastrar y soltar: Las carpetas y documentos se pueden mover, copiar o reorganizar fácilmente dentro del proyecto mediante la función arrastrar y soltar. Para los documentos, usa los "controladores de arrastre" (los seis puntos a la izquierda del nombre del documento). Cada vez que se arrastra y suelta, se muestra una pantalla de confirmación para guardar la acción.
Menús de Mover y Copiar: También puedes usar las funciones del menú Mover o Copiar haciendo clic derecho sobre una carpeta o documento. Estas funciones permiten mover o copiar archivos dentro de un mismo proyecto o entre diferentes proyectos.
Para saber cómo se notifica a los usuarios sobre documentos copiados, consulta las preguntas frecuentes en este artículo: Mover, copiar y reordenar documentos y carpetas
Renombrar, reemplazar o actualizar
Renombrar: Para cambiar el nombre de una carpeta o documento, pasa el cursor sobre éste y haz clic en el ícono de lápiz. Puedes editar más detalles desde el menú desplegable > Editar detalles.
Reemplazar: Selecciona Eliminar desde el menú desplegable y confirma. Luego, sube el nuevo documento en la misma ubicación. Si no ves la opción de eliminar, deberás pedir a un administrador que lo haga o solicitar la actualización de tus permisos.
Actualizar: Usa la función Agregar versión, detallada en este artículo: Versiones de documentos
Para combinar carpetas, consulta: Carga inteligente con combinación de carpetas
Ocultar información confidencial
Si deseas ocultar información a ciertos usuarios, se recomienda colocarla en su propio directorio. Para crear un nuevo directorio, selecciona el menú desplegable junto a la carpeta raíz (usualmente llamada “Document Sharing”). Luego, usa el menú Establecer permisos para ajustar el acceso de cada grupo.
Más información:
Listados de proyecto
Para ver cómo generar un informe con el listado de todas las carpetas y documentos: Exportar índices/directorios