Preparación del proyecto
Nuestro equipo de Servicios al Cliente ha observado repetidamente que los administradores que se preparan de antemano, tienen salas de datos que se configuran correctamente desde el principio, con menos cambios importantes y sin interrupciones para los invitados.
¿Cómo prepararte? Discutiendo estos temas con tu equipo y tu con tu representante de Firmex:
-
¿Estás subiendo tú los documentos a la sala de datos o lo hará otra persona?
Si tú vas a subir los documentos, organízalos en tu computadora tal y como quieres que aparezcan en la sala de datos. Esto generalmente implica una estructura de carpetas anidadas – carpetas dentro de carpetas, que contienen documentos.
Si estás trabajando con una lista de requerimientos que te han proporcionado, considera importarla a Firmex usando nuestra plantilla de importación de checklist (ver Recursos Relacionados más abajo).
Si otra persona va a subir la información, considera crear una carpeta contenedora para indicar claramente dónde deben cargar los datos.
Para facilitar el proceso de carga, se recomienda utilizar los navegadores Google Chrome, Mozilla Firefox o Microsoft Edge. También se pueden usar Internet Explorer o Safari, pero no es posible subir carpetas completas desde esos navegadores.
-
¿Todos tus invitados verán la misma información o parte de ella estará oculta?
Si vas a ocultar cierta información a algunos invitados, o si no vas a presentar toda la información al mismo tiempo, considera agrupar la información confidencial en una sola carpeta.
Haz esto creando una carpeta principal y colocando allí la información sensible.
Es más fácil gestionar permisos en una sola carpeta que en múltiples carpetas dispersas dentro del proyecto.
Normalmente esto implica tener una carpeta principal para documentos generales de la empresa y otra carpeta principal para información financiera, recursos humanos y otros datos sensibles.
-
¿Cómo deben estar protegidos tus documentos?
¿Quieres que los usuarios puedan guardar los documentos en su computadora, o deben permanecer solo en línea?
¿Permitirás que impriman los documentos?
¿Prefieres que los usuarios tengan que descargar software antes de acceder a los documentos, o es más importante una experiencia de acceso sencilla?
-
Recolecta la información de los usuarios para enviar los accesos, y asegúrate de que sea correcta
Debes recolectar el nombre, apellido, nombre de la empresa, correo electrónico y ubicación de cada usuario. Esto incluye tanto a los usuarios internos como a los usuarios invitados que participarán en el proyecto.
Puedes utilizar nuestra plantilla de importación de usuarios para recopilar esta información (ver Recursos Relacionados más abajo). Luego, considera los permisos que cada usuario tendrá en el proyecto:
-
¿Solo visualizarán documentos?
-
¿Subirán documentos?
-
¿Administrarán el data room?
-
¿Qué necesitas comunicar a tus invitados?
Firmex se encarga de gestionar los nombres de usuario y contraseñas de tus invitados.
Además, puedes proporcionar otros elementos informativos, como:
-
Declaraciones de responsabilidad o acuerdos de confidencialidad
-
Mensajes de bienvenida con instrucciones para navegar la estructura de carpetas
-
Videos tutoriales
-
Plantillas con instrucciones para la instalación de plugins necesarios
-
¿Tienes poco tiempo? Nosotros lo hacemos por ti.
Nuestro programa de servicios profesionales puede encargarse del trabajo por ti, ya sea:
-
subir una estructura de carpetas,
-
importar datos desde otro proveedor de data room, o
-
limpiar una lista de usuarios.
Contáctanos via support@firmex.com para obtener precios y resolver cualquier otra consulta.
Qué esperar
Onboarding con Firmex
Una vez firmado el contrato (o solicitado el sitio de prueba), un representante de Servicios al Cliente te enviará a ti y a quien tú hayas especificado en tu contrato:
-
un correo de bienvenida,
-
los videos auto-guiados,
-
y te agendará una llamada de formación.
La llamada de capacitación
-
El cliente comparte su pantalla y controla el teclado. Todo el trabajo se hace en la computadora del cliente.
-
Servicios al Cliente te guía mediante instrucciones por voz pero eres tú, el cliente, quien tiene el control.
-
Se usan datos reales cuando sea posible. Si no, se trabaja en un proyecto de prueba.
Dependiento de las metas del client, Servicios al Cliente te mostrara temas tales como:
-
Estructura del la sala de datos, incluyendo proyectos, directorios, carpetas y documentos
-
Configuración del proyecto
-
Subida y permisos de documentos y carpetas
-
Gestión e invitación de usuarios así como permisos predeterminados de éstos
-
Firmex Viewer y protección de tus documentos
-
Informes y centro de ayuda
Roles y responsabilidades
Carga de datos
A menos que se indique lo contrario en el contrato del cliente, el cliente es responsable de cargar los datos en la sala de datos virtual de Firmex.
Es responsabilidad del cliente garantizar que:
-
los datos se carguen en la ubicación correcta, y
-
se establezcan los permisos adecuados.
Se recomienda encarecidamente que el cliente contacte con el equipo de Servicios al Cliente (CS) antes de realizar su primera carga, para que puedan guiarlo y supervisar el proceso.
También es recomendable contactar a CS en cargas posteriores para asegurar una comprensión total del sistema, en especial en lo relativo a la carga de documentos, permisos y seguridad.
Salvo acuerdo en el contrato, CS no está autorizado a cargar datos en sitios activos del cliente sin permiso e instrucciones por escrito. El permiso debe indicar claramente la fuente de los datos, su destino y los permisos correspondientes.
Gestión de usuarios
A menos que se indique lo contrario en el contrato, el cliente es responsable de crear e invitar a los usuarios a la sala de datos. Es responsabilidad del cliente:
-
ingresar correctamente la información del usuario
-
asignar los permisos predeterminados correctos
-
enviar las invitaciones
-
revocar el acceso cuando sea necesario
CS no puede añadir, modificar o eliminar usuarios ni cambiar permisos sin instrucciones y autorización por escrito del cliente. La autorización debe incluir:
-
los usuarios a agregar, eliminar o modificar
-
los permisos correspondientes
Y debe ser enviada por correo electrónico desde un usuario con rol de Administrador de proyecto o de sitio.
Modificación de nombres de empresa
Las modificaciones en los nombres de empresa de los usuarios deben ser realizadas por el administrador del sitio del cliente. Si no está disponible, CS puede hacer el cambio con autorización escrita enviada por un Administrador de proyecto o de sitio.
Restauración de datos eliminados
El cliente puede solicitar la restauración de datos eliminados – ya sean documentos, carpetas o ambos. Los datos se restaurarán en su ubicación original, pero en estado Offline. El cliente debe gestionar los permisos y cambiar su estado a Online.
Pueden aplicarse cargos por Servicios Profesionales.