Introducción
Un entorno de preparación (staging) es un espacio de colaboración útil entre tú y tu cliente donde se puede organizar documentación antes de procesos como debida diligencia, financiación de proyectos y asociaciones. En esta guía aprenderás:
¿Qué es un proyecto de staging y cuándo utilizarlo?
¿Cómo cargar rápidamente una lista de solicitudes en tu proyecto?
¿Cómo usar las herramientas de revisión de datos de Firmex para crear un flujo de revisión documental?
¿Cómo mover un proyecto de staging a un entorno de proyecto en vivo?
¡Comencemos!
¿Qué es un proyecto de staging?
Cuando compartes documentos confidenciales de clientes fuera de tu organización en procesos como debida diligencia, financiación o alianzas, necesitas un proceso que responda a las siguientes preguntas:
¿Cómo llevar un control de los documentos ya cargados y los que faltan?
¿Quién es responsable de subir qué documentos?
¿Cómo identificar los documentos relevantes?
¿Es seguro compartir estos documentos externamente?
¿Se ha revisado este documento para detectar datos personales (PII)?
¿Contiene información sensible y ha sido redactado adecuadamente?
Un entorno de staging o sandbox en tu VDR de Firmex es un espacio seguro para colaborar y responder a estas preguntas mientras preparas internamente el lanzamiento del proyecto.
Configuración del proyecto
Diferenciar entre proyecto de staging y proyecto en vivo
Incluye la palabra “Staging” en el nombre del proyecto para que tu equipo y el cliente lo identifiquen fácilmente.
Comunicación clara con el cliente
El mensaje de bienvenida al proyecto aparece en la parte superior del entorno de staging y es útil para comunicar instrucciones, fechas límite, contactos y recordatorios del flujo de trabajo.
Importar rápidamente una lista de solicitudes
Usa la plantilla de importación de due diligence de Firmex para cargar solicitudes de manera eficiente.
Identificar claramente a los responsables
Renombra las carpetas para incluir al responsable. Por ejemplo: “Finanzas [Carlos]”.
Subir documentos por correo electrónico
Configura una carpeta receptora (catch-all) a la que se puedan enviar documentos por email.
Invitar al cliente
Asigna a la cuenta del cliente el rol de contenido Colaborador. Esto permite subir documentos sin opción de eliminarlos.
Flujo de trabajo para subir documentos
Subir documentos a los espacios asignados
Usa las opciones de carga de Firmex para completar las solicitudes rápidamente.
Recibir notificaciones de nuevos documentos
Firmex te puede notificar cuando se suban documentos nuevos. Puedes ajustar la frecuencia por proyecto.
Flujo de revisión documental
Planificar la revisión
Antes de abrir documentos, revisa el informe del índice o usa las carpetas de Vista rápida para obtener una visión general.
Revisar y etiquetar documentos
Usa el visor de Firmex para revisar rápidamente. Etiqueta los documentos según su estado: revisado, requiere seguimiento, aprobado, etc.
Redactar información sensible
Utiliza Firmex Redact para ocultar información confidencial directamente en el VDR. Las versiones de documentos garantizan trazabilidad y el icono de redacción indica su estado.
Notificar manualmente a los usuarios
Puedes enviar notificaciones específicas por correo sobre documentos delicados.
Mover documentos al proyecto en vivo
Descargar solo los documentos aprobados
Usa la herramienta de descarga masiva filtrando por estado de contenido “Aprobado”.
Subir en lote los documentos aprobados al proyecto en vivo
Si descargaste los documentos en lote, puedes subir toda la estructura de carpetas.
Opción alternativa: Copiar documentos al proyecto en vivo
Usa la herramienta de mover/copiar para pasar los documentos del entorno de staging al proyecto final.
Sugerencia: Mantén abierto el proyecto de staging durante el acuerdo en vivo como espacio interno de colaboración y respuesta a solicitudes.