Resumen
La hoja de cálculo de importación de Firmex permite importar un conjunto de carpetas vacías en Firmex. Generalmente, se usa junto con un documento de lista de requerimientos proporcionado por un comprador o banco de inversión. La hoja de cálculo reduce el tiempo necesario para crear la lista, en comparación con escribirla manualmente o copiar y pegar los elementos.
Esta hoja de cálculo es especialmente útil para listas largas y permite importar carpetas vacías, pero no documentos.
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Casos y escenarios comunes del uso de la hoja de cálculo de debida diligencia:
- Fusiones y Adquisiciones (M&A) – El comprador o banco de inversión importa una hoja de cálculo guardada con la lista de debida diligencia para cada transacción. El vendedor sube documentos a la lista.
- Fusiones y Adquisiciones (M&A) – El comprador proporciona al vendedor una lista de requerimientos. El vendedor copia la lista a la hoja de cálculo de Firmex e importa las carpetas. Después, el venderdor otorga permisos a los responsables de subir documentos.
- RFP o Compras – Una empresa importa una lista de requerimientos para cada oferente. Cada elemento de la lista de requerimientos corresponde a una línea de la RFP. A medida que los oferentes suben documentos, la empresa recibe notificaciones por correo electrónico.
Si no dispone de una lista de debida diligencia, Firmex puede proporcionarte plantillas editables gratuitas. Visita TOUCHPOINT by Firmex para más recursos.
Descargar la hoja de cálculo
Sigue estos pasos para descargar la plantilla:
- Inicia sesión en tu sitio de Firmex.
- Ingresa a su proyecto y ve a la pestaña Documentos.
- En el panel izquierdo, a la derecha Debida Diligencia o Document Sharing, haz clic en el menú contextual (flecha hacia abajo). Selecciona Importar hoja de cálculo.
- Haz clic en Descargar plantilla.
Guarda la plantilla en tu computadora.
Cómo trabajar con la hoja de cálculo
La idea general es copiar y pegar todos los elementos de la lista en la columna A – Nombre de la carpeta y utilizar una “x” para indicar el nivel de la carpeta.
Cada elemento or línea debe tener una “x” en la columna B, C, D, E, F o G. Una “x” en la columna B creará un índice; en la columna C, un subnivel, etc.
(Ve el video para más detalles.)
Numeración y esquema
Firmex puede numerar automáticamente los elementos de tu lista de requerimientos, o puedes numerarlos manualmente. Es importante elegir solo una opción para evitar confusión o duplicación.
¿Por qué elegir la numeración automática de Firmex?
Facilita agregar, mover o eliminar elementos sin preocuparse por la numeración. Por ejemplo, si el elemento 1.2 se mueve debajo del 4.3, éste se renumera automáticamente como 4.4.
¿Qué pasa si mi lista ya está numerada?
Puedes mantener esa numeración o quitarla y dejar que Firmex numere automáticamente.
¿Cómo desactivo la numeración automática?
Después del importado, haz clic derecho en la carpeta principal > Editar detalles > En Configuración de numeración, selecciona “Ocultar numeración y ordenar manualmente”.
Importar la hoja de cálculo
- En el panel izquierdo de tu proyecto, a la derecha de Debida Diligencia o Document Sharing, haz clic en el menú contextual (flecha). Selecciona Importar hoja de cálculo.
- Haz clic en Explorar, selecciona el archivo guardado y luego haz clic en Abrir.
- Haz clic en Importar.
Firmex mostrará cualquier error encontrado en la hoja. Una vez completado el proceso, la página se actualizará automáticamente con las carpetas importadas.