Les utilisateurs ayant un rôle de projet de Contributeur ou supérieur ont la possibilité de déplacer, copier et réorganiser des documents et des dossiers au sein d’un projet. Si l’utilisateur fait partie de plusieurs projets et possède un rôle de Contributeur ou supérieur dans le projet source et le projet cible, il peut également déplacer ou copier des documents et des dossiers entre projets.
Pour réorganiser des documents
- Assurez-vous que la liste des documents est triée par la colonne No. Pour ce faire, cliquez sur l’en-tête de la colonne No.
- Cliquez et faites glisser les documents à l’aide des poignées de déplacement pour les réorganiser.
Pour réorganiser des dossiers
- Cliquez et faites glisser un dossier à l’endroit souhaité. Ensuite, cliquez sur Réorganiser pour confirmer.
Pour déplacer ou copier des documents
- Utilisez les cases à cocher pour sélectionner un ou plusieurs documents.
- À l’aide des poignées de déplacement, cliquez et faites glisser les documents pour les déplacer ou les copier vers le dossier de destination.
- Si vous avez sélectionné Copier, confirmez si vous souhaitez inclure cette action dans les e-mails de notification des utilisateurs.
Vous pouvez également cliquer sur le menu Actions et sélectionner Déplacer ou Copier. Cela ouvrira des boîtes de dialogue distinctes vous permettant de déplacer ou copier des documents dans un projet ou vers un autre projet.
Pour déplacer ou copier des dossiers
- Faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez déplacer.
- Sélectionnez Déplacer ou Copier.
- La fenêtre Déplacer ou Copier s’affiche. En haut à gauche, utilisez le menu déroulant pour sélectionner le projet de destination. Ensuite, utilisez une case à cocher pour sélectionner le dossier de destination.
- Si vous avez sélectionné Copier, utilisez la case à cocher en bas de la fenêtre pour choisir si vous souhaitez inclure cette action dans les e-mails de notification des utilisateurs.
- Cliquez sur Confirmer pour déplacer ou copier le contenu.
Vous pouvez également glisser-déposer le dossier cible sur le nouveau dossier, puis choisir de le déplacer ou de le copier.
Pour copier un projet
Vous pouvez copier un projet et choisir de copier ses documents, dossiers, autorisations et utilisateurs. Consultez cet article pour plus de détails.
FAQ – Notifications par e-mail pour les documents copiés
Q : Si je choisis d’activer les notifications, qui sera notifié ?
R : Seuls les utilisateurs ayant accès au dossier cible – le dossier vers lequel vous déplacez les documents – seront notifiés.
Q : Les utilisateurs seront-ils notifiés immédiatement ?
R : Les utilisateurs seront notifiés selon la fréquence définie pour leurs alertes par e-mail. Par exemple, si la fréquence est définie sur quotidienne à 9 h, ils recevront votre notification de déplacement/copie dans leur résumé quotidien à 9 h, avec tous les autres documents ajoutés, déplacés ou copiés.
Q : Puis-je notifier les utilisateurs lorsque je déplace un document au sein d’un projet ?
R : Non. L’option de notification ne sera pas proposée lors du déplacement de documents dans un même projet, uniquement lors du déplacement vers un autre projet.
Q : Quelle date et quelle heure de téléchargement apparaîtront dans la notification par e-mail lorsque je copierai un document dans un projet ?
R : Lorsqu’un document est copié, la notification par e-mail affichera la date et l’heure de la copie.
Q : Quelle date et quelle heure de téléchargement apparaîtront dans la notification par e-mail lorsque je déplace ou copie un document vers un autre projet ?
R : Lorsqu’un document est déplacé/copié vers un autre projet, la notification par e-mail affichera la date et l’heure de l’action.
Q : Supposons qu’un utilisateur reçoive un résumé par e-mail une fois par semaine, le vendredi à 9h. Si je télécharge un document le lundi, puis le déplace/copie le jeudi, l’utilisateur – qui est autorisé à recevoir des alertes pour les deux actions – verra-t-il deux documents dans son résumé, ou un seul ?
R : L’utilisateur verra uniquement un lien vers le document dans son résumé par e-mail.
Q : Si je copie des centaines de documents de mon dossier de préparation vers la structure en ligne, combien de résumés par e-mail mes utilisateurs recevront-ils ?
R : Les utilisateurs recevront une notification d’activité par cycle de préférence de notification, qui inclura des liens vers les 100 premiers documents uniquement.