Arrière-plan
Firmex Redact vous permet de masquer en toute transparence les informations personnelles identifiables et sensibles, directement depuis votre dataroom Firmex. Étroitement intégré aux fonctionnalités de gestion de versions, cet outil facilite le caviardage, la restauration et la gestion des modifications à chaque étape du cycle de vie de votre projet ou transaction.
Qui peut caviarder les documents ?
- Firmex Redact est disponible pour les Contributeurs de contenu et les utilisateurs de niveau supérieur.
Quelles informations peuvent être masquées avec Firmex Redact?
- Firmex Redact permet actuellement de caviarder du contenu dans des documents PDF.
- Les fichiers PDF peuvent être plats ou comporter une couche de texte issue de la reconnaissance optique de caractères (OCR).
À noter : les documents PDF doivent être non chiffrés pour que le masquage fonctionne correctement.
Fonctionnement de Firmex Redact
Firmex Redact propose plusieurs options pour masquer vos documents :
- Manuellement : dessinez des formes autour des parties à masquer.
- Recherche et masquage : recherchez un terme ou une expression et masquez toutes les occurrences d’un coup ou une par une.
Chaque fois que vous ajoutez un masquage, le document est automatiquement enregistré en tant que brouillon. Vous pouvez prévisualiser le document et supprimer les masquages si nécessaire.
Lorsque vous êtes prêt à publier, cliquez sur Publier. Une nouvelle version du document est créée. Le contenu masqué est entièrement supprimé : il ne peut pas être recherché ni copié. Seuls les Contributeurs de contenu et les utilisateurs de niveau supérieur peuvent voir la version brouillon. Les invités (Visionneur de contenu et en dessous) ne verront que la version publiée.
Vous pouvez revenir à la version brouillon pour ajouter ou supprimer des masquages à tout moment.
Ajouter un masquage manuellement
Caviarder manuellement un document
- Trouvez le document à masquer.
- Faites un clic droit ou cliquez sur la flèche à droite du document.
Sélectionnez Ajouter le caviardage.
Dans Firmex Redact, cliquez sur Ajouter le caviardage si ce n’est pas déjà sélectionné.
- Cliquez-glissez avec la souris pour sélectionner les informations à masquer.
- Répétez l’étape ci-dessus pour ajouter plus de caviardage.
- Cliquez sur Visualiser pour voir le résultat avant de publier.
- Cliquez sur Publier pour finaliser. Une nouvelle version est créée.
Les caviardages sont enregistrés automatiquement à chaque modification. Le mode brouillon est accessible seulement aux Contributeurs de contenu et plus.
Recherche et masquage
Cette fonction vous aide à trouver et masquer rapidement des termes ou expressions.
Remarque : cela ne fonctionne que sur les documents avec du texte sélectionnable (OCR appliqué avant l’importation).
Étapes :
Tapez un terme dans le champ Recherche de documents.
Le nombre d’occurrences s’affiche.
- Cliquez sur Masquer pour chaque terme ou sur Tout masquer pour tout masquer d’un coup.
Utilisez les flèches pour naviguer entre les résultats. Cliquez sur X pour effacer la recherche.
Supprimer un masquage
Vous pouvez supprimer un masquage dans un document en brouillon.
Pour supprimer un masquage individuel :
- Dans Firmex Redact, sélectionnez Ajouter le caviardage, puis passez à Supprimer le caviardage.
- Un X apparaît à côté de chaque masquage.
- Cliquez sur le X pour le supprimer.
- Cliquez sur Visualiser pour voir le résultat.
- Cliquez sur Publier pour finaliser vos caviardages dans une nouvelle version du document. Une fois publié, une version brouillon est visible par les utilisateurs autorisés à la consulter.
Pour supprimer tous les masquages :
- Depuis la fenêtre Firmex Redact, sélectionnez Tout effacer. Tous les masquages du document seront supprimés.
- Une boîte de dialogue de confirmation apparaît : Souhaitez-vous supprimer le brouillon et toutes les zones caviardées ?
Cliquez sur Confirmer pour recommencer le masquage du document depuis le début.
Statut de rédaction
Brouillon vs. Publié
Firmex Redact tire parti du puissant outil de gestion de versions de Firmex. Une nouvelle version du document est publiée chaque fois qu’un nouveau masquage est créé. Cela signifie qu’un document ayant été masqué trois fois aura trois versions. La version 3 sera affichée comme la version publiée.
La version 1 sera disponible en arrière-plan et est appelée version brouillon du document.
La version publiée actuelle est celle qui sera présentée aux Contributeurs de contenu et en dessous. Les versions précédentes seront disponibles pour les Contributeurs de contenu et au-dessus.
Identifier les documents masqués : Brouillon vs. Publié
- Les documents masqués en brouillon peuvent être identifiés par une icône de marqueur orange à gauche du nom du document.
- Les documents masqués publiés peuvent être identifiés par une icône de marqueur grise à gauche du nom du document.
Gardez à l’esprit que seuls les Contributeurs de contenu et au-dessus verront les icônes de masquage. Les Visionneurs de contenu – c’est-à-dire vos invités – ne verront que la version publiée d’un document masqué.
Afficher une version brouillon d’un document masqué
Pour afficher une version brouillon d’un document, cliquez sur le marqueur orange dans l’onglet Documents à gauche du nom du document. Cela affiche le document masqué dans son état brouillon.
Alternativement, si le document a déjà été publié, cliquez sur le marqueur gris à gauche du nom du document. Vous pouvez maintenant afficher les versions brouillon précédentes du document.