La fonction Copier un projet permet aux Administrateurs de projet de copier un projet existant — y compris tous les dossiers, documents, utilisateurs, autorisations et paramètres du projet — vers un nouveau projet. En plus de réduire le temps passé sur les tâches répétitives de création de projets, « Copier un projet » diminue les risques lors de la configuration des autorisations. Cette fonction est réservée aux Contributeurs de site et aux Administrateurs de site.
Utilisations et applications
Projets modèle
Pour les sites qui ont de nombreux projets similaires à créer, un administrateur peut élaborer un gabarit personnalisé pour un cas d’utilisation spécifique, avec des dossiers pré-construits, une terminologie propre au projet et des groupes prédéfinis. Lorsqu’un nouveau projet doit être créé, le projet modèle approprié est copié, réduisant le temps requis pour créer, copier et personnaliser le nouveau projet. Conservez les projets modèles dans un statut d’accès administrateur hors ligne pour empêcher les non-administrateurs d’y accéder.
Groupes prédéfinis
Bien que chaque projet soit unique, certains projets partagent des autorisations communes. Avec Copier un projet, vous pouvez pré-paramétrer ces autorisations de groupe, ce qui aide à vérifier que les autorisations sont correctement définies lors du démarrage de nouveaux projets. Par exemple, la plupart des projets de fusion-acquisition ont un Groupe acheteur et un Groupe conseiller. Créez ces groupes à l’avance dans votre projet modèle et pré-paramétrez leurs autorisations. Lorsque vient le moment de créer un nouveau projet de fusion-acquisition, copiez le projet modèle. Il ne reste plus qu’à ajouter les utilisateurs aux groupes pertinents, plutôt que de créer et définir les groupes et leurs autorisations.
Étapes pour Copier un projet
Nous suggérons une approche en trois étapes pour copier des projets :
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Copier le projet
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Nettoyer et vérifier
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Mettre en ligne
Copier
Lorsque vous copiez un projet, son statut est défini comme « Accès administrateur hors ligne ». Cela signifie que seuls les administrateurs peuvent voir et accéder au projet pendant qu’il est configuré.
Nettoyer et vérifier
Entrez dans le projet copié et passez en revue les données copiées. Faites particulièrement attention aux documents, dossiers et utilisateurs copiés. Modifiez les Paramètres du projet, en portant attention au nom du projet, au contact principal et à la clause de non-responsabilité (si présente). Utilisez l’outil « Visualiser en tant que » pour vérifier les autorisations des groupes. Même si chaque utilisateur est copié depuis le projet source, les utilisateurs qui n’ont pas un rôle d’Administrateur de projet ne peuvent voir ni accéder au projet pendant que son statut est « Accès administrateur hors ligne ». Supprimez les utilisateurs du projet et vérifiez vos autorisations avant de changer le statut à « En ligne ».
Mettre en ligne
Une fois que vous avez examiné le projet, changez son statut à « En ligne » et invitez les utilisateurs à y participer.
Foire aux questions
Que se passe-t-il lors de la copie ?
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Accord de confidentialité (le cas échéant)
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Paramètres du projet
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Groupes et Utilisateurs
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Dossiers et leurs autorisations
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Documents et versions (facultatif)
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Terminologie du projet
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Mail/Courriel entrant (les dossiers reçoivent une nouvelle adresse électronique entrante)
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Étiquettes, commentaires
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Questions et réponses
Qui peut copier des projets ?
Les Administrateurs de projet qui sont également Contributeurs de site ou Administrateurs de site peuvent utiliser la fonction « Copier un projet ».
À quoi ressembleront les rapports de mon nouveau projet ?
L’activité des utilisateurs n’est pas copiée. La seule activité figurant dans le nouveau projet est celle des documents copiés, qui paraissent comme étant copiés à la date à laquelle le projet a été copié, par l'utilisateur ayant effectué la copie.
Où est mon projet copié ?
Les projets copiés figurent dans la Liste des projets. Essayez de rafraîchir votre Liste des projets après avoir effectué une copie du projet.