Les Statuts de contenu sont un moyen simple et efficace de suivre et de gérer les dossiers et les documents dans votre projet, que ce soit pour la collecte de documents en vue d'une vérification préalable, la collaboration sur l’examen de pièces pour un litige, ou l’organisation des informations sur les essais cliniques entre plusieurs parties prenantes.
Configuration des Statuts de contenu pour un projet
Remarque : Un utilisateur doit avoir un rôle de projet ou être responsable ou administrateur pour gérer les Statuts de contenu.
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Accédez aux paramètres du projet > onglet Terminologie.
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Sous le titre Statut des documents et dossiers, cliquez sur Ajouter un statut.
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Entrez le Statut dans le champ de texte et attribuez une couleur au Statut.
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Appuyez sur la touche Retour ou cliquez en dehors du champ de texte du Statut pour enregistrer le Statut.
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Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Maintenant que les Statuts de contenu sont remplis, la colonne Statut de contenu doit être affichée. Pour ce faire :
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Accédez aux paramètres du projet > onglet Options.
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Sous le titre Affichage des colonnes, cochez la case Statut.
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Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Les Statuts de contenu peuvent maintenant être ajoutés aux documents et dossiers.
Configuration des Statuts de contenu pour un site
Remarque : Un utilisateur doit avoir un rôle d’administrateur de site pour gérer les Statuts de contenu au niveau du site.
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Accédez aux paramètres du site > onglet Terminologie (Conseil : Cliquez sur le logo de votre site pour trouver l’onglet Paramètres du site).
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Sous le titre Statut des documents et dossiers, cliquez sur Ajouter un statut.
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Entrez le Statut dans le champ de texte et attribuez une couleur au Statut.
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Appuyez sur la touche Retour ou cliquez en dehors du champ de texte du Statut pour enregistrer le Statut.
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Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Les Statuts de contenu que vous avez configurés paraîtront comme statuts par défaut pour tous les nouveaux projets créés. Les Statuts de contenu peuvent ensuite être modifiés au niveau du projet.
Suppression des Statuts de contenu d’un projet
Un administrateur peut supprimer la colonne Statut de contenu d’un projet à tout moment. Cela supprime la possibilité pour les utilisateurs d’ajouter ou de supprimer des statuts de contenu des documents et dossiers.
Pour supprimer la colonne de statut de votre projet :
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Accédez aux paramètres du projet > onglet Options.
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Sous le titre Affichage des colonnes, décochez la case Statut.
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Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Ajout d’un Statut de contenu à un document unique
Remarque : Un utilisateur avec un rôle de contenu de contributeur ou supérieur peut ajouter et modifier le statut de contenu d’un document.
Pour ajouter un Statut de contenu à un document :
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Dans l’onglet Documents de votre projet, trouvez le document auquel vous souhaitez ajouter un Statut.
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Avec le document affiché dans le volet des documents, survolez la colonne Statut du document. Cliquez sur le statut existant pour le modifier, ou sélectionnez Ajouter un statut pour ajouter un nouveau statut de contenu.
Remarque : Si vous ne voyez pas la colonne Statut, cliquez sur le bouton Afficher/masquer les colonnes et cochez la case Statut. Si vous ne voyez pas la case Statut, le Statut de contenu n'est pas activé pour le projet. Veuillez contacter l’administrateur du projet.
Ajout d’un Statut de contenu à plusieurs documents
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Dans l’onglet Documents de votre projet, placez une coche à côté des documents dont vous souhaitez modifier le statut.
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Avec les documents sélectionnés, survolez la colonne Statut de l’un des documents. Cliquez sur le statut existant pour modifier le statut de tous les documents, ou sélectionnez Ajouter un statut pour ajouter un nouveau statut de contenu à tous les documents sélectionnés.
Foire aux questions
Q : Puis-je télécharger uniquement les documents avec un statut de contenu spécifique ? Par exemple, tous les documents finaux ?
R : Oui, c'est une nouvelle option de téléchargement en masse. Remarque : Le statut du document est utilisé; le statut du dossier est ignoré.
Q : Changer le statut modifie-t-il les autorisations sur le document ou le dossier ?
R : Non, le statut d'un dossier ou d'un document ne modifie pas le comportement ou les autorisations. C'est simplement une information supplémentaire optionnelle qui peut être utilisée pour organiser, trier, télécharger en masse et gérer le contenu plus efficacement.
Q : Comment puis-je voir tous les documents avec un statut spécifique ?
R : Il existe plusieurs façons :
- Utilisez la Vue Rapide > Tout au niveau du répertoire, et triez par la colonne Statut ou utilisez le filtre de recherche.
- Utilisez le Téléchargement en masse > Options de téléchargement > Télécharger tous les documents avec le Statut X.
- Utilisez l’Exportation du répertoire/Index pour voir le statut de contenu dans une colonne Excel.
Q : Que se passe-t-il si je renomme un statut ?
R :
- Dans un projet : Si vous renommez un statut existant qui a été utilisé sur des documents et/ou dossiers dans le projet, le statut de ces documents/dossiers sera également renommé. Vous ne verrez pas l’ancien nom de statut.
- Au niveau du site : Si vous renommez un statut dans les Paramètres du site, cela n'affecte pas les projets en cours. À l’avenir, les nouveaux projets incluront le statut renommé comme valeur par défaut.
Q : Que se passe-t-il si je supprime un statut ?
R :
- Dans un projet : Si vous supprimez un statut existant qui a été utilisé sur des documents et/ou dossiers dans le projet, le statut sur ces documents/dossiers sera également supprimé. Les documents/dossiers n’auront plus de statut à l’avenir.
- Au niveau du site : Si vous supprimez un statut dans les Paramètres du site, cela n'affecte pas les projets en cours. À l’avenir, les nouveaux projets ne comprendront pas le statut supprimé comme valeur par défaut.
Q : Puis-je voir le statut des documents dans les Rapports d’activité des documents ?
R : Oui. Les rapports d’activité des documents affichent le statut du document au moment où l’activité a lieu. Si le statut est modifié sur un document ou si un administrateur modifie un statut dans les Paramètres du projet, le rapport ne sera pas modifié.