Dans l'onglet Groupes et utilisateurs, les administrateurs de projet peuvent gérer les groupes de plusieurs manières comme décrit ci-dessous. Le menu déroulant Gérer le groupe est accessible à partir de deux emplacements :
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à côté du nom du groupe dans la vue Tous les groupes, ou
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à côté du nom du groupe dans la liste des groupes.
Copier un groupe
La fonction de copie de groupe permet à un administrateur de créer facilement de nouveaux groupes avec les mêmes autorisations qu'un groupe existant dans le même projet. Les utilisateurs du groupe existant ne seront pas copiés dans le nouveau groupe. Une fois le groupe copié, des utilisateurs peuvent être ajoutés au groupe et des modifications peuvent être apportées aux autorisations du nouveau groupe.
Pourquoi vouloir copier un groupe ?
Si vous souhaitez ajouter des utilisateurs au projet dont l'accès est similaire à celui d'un groupe existant, sauf pour un ou deux dossiers, copiez simplement le groupe existant et modifiez l'accès à un ou deux dossiers avant d'ajouter ou de déplacer les utilisateurs dans le groupe nouvellement copié.
Copier un groupe :
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Cliquez sur le menu déroulant à côté d'un groupe et choisissez Copier le groupe.
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Nommez le nouveau groupe et ajoutez éventuellement une description.
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Cliquez sur Enregistrer.
Ce qui est copié :
Dans un projet de nouveaux groupes, les éléments suivants sont copiés :
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Rôle de projet et rôle de contenu par défaut
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Autorisations de contenu personnalisées appliquées aux dossiers/documents
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Paramètres de protection des documents (par défaut et personnalisés)
Dans un projet de groupes migrés, les éléments suivants sont copiés :
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Autorisations de contenu personnalisées appliquées aux dossiers/documents
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Paramètres de protection des documents personnalisés appliqués aux dossiers/documents
Vous n'êtes pas sûr si votre projet est Nouveau ou Migré ? Cliquez ici pour le découvrir.
Déplacer les utilisateurs entre les groupes
Pour modifier les autorisations des utilisateurs, vous pouvez les déplacer d'un groupe à un autre. Un utilisateur ne peut pas être dans plus d'un groupe à la fois.
Pour déplacer des utilisateurs entre les groupes :
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Dans Firmex, cliquez sur Groupes et utilisateurs.
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Sur le côté gauche de la page Groupes et utilisateurs, cliquez sur le nom du groupe contenant les utilisateurs que vous souhaitez déplacer. Sinon, cliquez sur Tous les utilisateurs et trouvez les utilisateurs que vous souhaitez déplacer.
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Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez déplacer à l'aide des cases à cocher à côté de leur nom, puis cliquez sur Gérer les utilisateurs > Déplacer entre les groupes.
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Sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez déplacer les utilisateurs en utilisant la case à cocher. Passez en revue les utilisateurs que vous avez sélectionnés en cliquant sur l'onglet Utilisateurs.
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Cliquez sur Enregistrer pour déplacer les utilisateurs sélectionnés vers le groupe sélectionné.
Avertissement : Procédez avec prudence lorsque vous déplacez des utilisateurs entre les groupes. Deux aspects sont à prendre en considération :
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Les rôles de projet et de contenu par défaut du groupe actuel peuvent être différents de ceux du groupe cible. Le groupe cible peut être plus permissif ou plus restrictif. Déplacer les utilisateurs dans un nouveau groupe leur attribuera le rôle de projet et le rôle de contenu par défaut du groupe cible.
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Les autorisations de dossier existantes définies pour les utilisateurs sélectionnés seront remplacées par les autorisations de dossier du groupe cible. Cela peut signifier qu'un dossier qui était précédemment caché pour le groupe peut être révélé, que ce soit intentionnel ou non.
Avant de déplacer les utilisateurs, nous vous recommandons d'utiliser l'outil Visualiser en tant que, ainsi que le rapport Rapports > Accès utilisateur > Par dossier pour examiner les paramètres des utilisateurs.
Définir les autorisations par défaut pour un groupe
Les administrateurs de projet peuvent facilement modifier le rôle de projet, le rôle de contenu et les paramètres de protection des documents d'un groupe via la fenêtre Définir les autorisations par défaut.
Pour définir les autorisations par défaut pour un groupe :
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Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom du groupe et choisissez Définir les autorisations par défaut.
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Modifiez le rôle de projet, le rôle de contenu et les paramètres de protection des documents si nécessaire, puis choisissez Enregistrer.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les rôles de projet, les rôles de contenu et les différentes options de protection des documents, veuillez consulter notre Guide des autorisations.
Définir les autorisations d'index pour un groupe
Les administrateurs de projet peuvent modifier les autorisations au niveau du répertoire dans un projet à tout moment depuis l'onglet Groupes et utilisateurs. L'option Définir les autorisations d'index est accessible via le menu déroulant à côté du nom d'un groupe. La fenêtre affiche tous les indices du projet et le rôle de contenu du groupe à côté d'eux. Un administrateur peut modifier les autorisations du groupe pour chaque index.
Pour définir les autorisations d'index pour un groupe :
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Cliquez sur le menu déroulant à côté du groupe et choisissez Définir les autorisations d'index.
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Modifiez les autorisations d'index comme souhaité et choisissez d'appliquer aux index et sous-dossiers ou uniquement aux index.
Statut du groupe
La fonction de statut du groupe permet aux administrateurs de désactiver ou de réactiver rapidement tous les utilisateurs d'un groupe particulier. Un groupe désactivé ne peut plus accéder à la salle de données et ne recevra plus de notifications d'activité des documents.
Pour modifier le statut d'un groupe :
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Depuis l'onglet Groupes et utilisateurs, survolez le nom du groupe et cliquez sur le menu déroulant.
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Sélectionnez Désactiver/Réactiver le groupe.
Supprimer un groupe
Vous pouvez supprimer un groupe vide d'un projet. Un groupe vide est un groupe qui ne contient aucun utilisateur.
Pour supprimer un groupe :
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Dans votre projet, cliquez sur l'onglet Groupes et utilisateurs.
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Passez votre souris sur le groupe que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur le menu déroulant (flèche vers le bas) à droite du nom du groupe et sélectionnez Supprimer le groupe.
Vous pouvez réutiliser le nom du groupe supprimé dans votre projet.