Vue d’ensemble

Gérer les versions dans Firmex est un excellent moyen de collaborer facilement tout en garantissant une traçabilité complète des informations échangées entre les utilisateurs internes et externes. Que ce soit pour des négociations contractuelles, la gestion de clôture de transactions, la conservation des archives de rapports d’investisseurs ou de procès-verbaux de réunions du conseil d’administration, la préparation de litiges ou d’audits, ou le suivi et le partage des politiques d’entreprise, la gestion des versions est essentielle.

Pour faciliter la collaboration, Firmex permet de stocker et de gérer plusieurs versions de documents dans vos projets. Chaque document a au moins une version. Les utilisateurs accédant à un document pour le visualiser ou le télécharger accèdent à la dernière version de ce document, appelée « Version actuelle ».

Une colonne d’options - « Versions » - est disponible pour la liste des documents. Un Administrateur de projet doit activer cette colonne dans Paramètres du projet > Options, pour que les utilisateurs puissent l’afficher ou la masquer.

Les documents peuvent avoir un nombre illimité de versions, et les versions sont automatiquement numérotées selon l’ordre dans lequel elles sont ajoutées : v1, v2, v3, etc. Un document peut également avoir des versions de différents types de fichiers. Pour aider les utilisateurs à différencier les différentes versions, chaque version peut éventuellement avoir son propre statut de contenu et des notes. Le statut de contenu de la version actuelle est identique au statut de contenu du document.

Foire aux questions

Télécharger et gérer les versions

Q : Je ne vois pas la colonne des versions dans ma liste de documents.
R : Un administrateur de projet doit sélectionner l’ajout de la colonne Versions dans Paramètres du projet > Options > Affichage des colonnes. Ensuite, vous (l’utilisateur) devez sélectionner la colonne pour la voir dans la liste des documents. Votre préférence sera mémorisée pour votre prochaine connexion au projet.
Pour voir la colonne Versions de document :

• Affichez la colonne Versions dans la grille des documents en cliquant sur Afficher/Masquer les colonnes et sélectionnez Versions.

• Dans le volet Documents, en utilisant la case à cocher du document, sélectionnez le document dont vous souhaitez voir les versions. Ensuite, cliquez sur Gérer les documents et sélectionnez Voir les versions.

Q : Comment les versions sont-elles numérotées ? Que se passe-t-il si je supprime une version ?

R : Les versions sont automatiquement numérotées (par exemple, v1, v2, v3) au fur et à mesure qu’elles sont ajoutées. Si une version est supprimée, il y aura un vide dans les numéros (c'est-à-dire que Firmex ne renumérote pas les versions restantes).

Q : Que se passe-t-il si je renomme un document ?

R : Renommer un document n’affectera pas le nome des versions. Le nom du premier document téléchargé (version 1) restera le nom de fichier d’origine. Les téléchargements intelligents correspondent au nom actuel du document et à son extension, et non au nom de fichier d'origine ou à celui des versions.

Q : Que se passe-t-il si je copie ou déplace des documents d’un dossier à un autre ? De nouvelles versions sont-elles créées ?

R : Dans un projet, lorsque vous déplacez ou copiez un document, toutes les versions du document sont déplacées/copiées. Si vous déplacez ou copiez un document dans un dossier où il existe déjà un document portant le même nom de fichier et la même extension, le document déplacé/copier sera automatiquement renommé pour être unique, par exemple : abc (1).doc.

Si les documents sont copiés dans un nouveau projet, seule la version actuelle est copiée. Pourquoi ? C'est pour garantir l’intégrité des données. Pour un document ayant plusieurs versions, les versions antérieures peuvent avoir été téléchargées par des utilisateurs qui ne sont pas dans le projet de destination. Mais l’utilisateur qui copie une version doit se trouver dans le projet de destination (sinon il ne serait pas autorisé à faire une copie), donc seule la version actuelle est copiée et la date de « modification par » du nouveau document est celle de l’utilisateur qui effectue la copie.

Autorisations

Q : Quels utilisateurs peuvent voir, ajouter et gérer les versions ?

R : Les personnes qui visualisent le contenu ne peuvent voir que la version la plus à jour d’un document. Ils ne peuvent voir les versions ni savoir que plusieurs versions existent pour un document donné.

Les contributeurs de contenu et les administrateurs peuvent voir les versions et ajouter de nouvelles versions.

Les gestionnaires de contenu et les administrateurs de contenu peuvent supprimer des versions.

De plus, les mails/courriels d’activité de documents ne seront pas envoyés aux personnes qui visualisent le contenu lorsqu’une nouvelle version est ajoutée.

Q : Comment fonctionnent les options de protection des documents pour les versions ?

R : Les options de protection des documents sont appliquées autant que possible en fonction du type de fichier de la version actuelle. Par exemple, Firmex ne peut pas filigraner un fichier ZIP, donc si une nouvelle version de document est ajoutée et passe de PDF à ZIP, alors la protection change.

Note : Il s'agit du comportement exact du produit aujourd'hui lorsque les options de protection des documents sont appliquées à un dossier ou par défaut utilisateur. Si les documents dans le dossier ne sont pas tous des PDF, certaines options de protection ne peuvent être appliquées.

Q : Un utilisateur peut-il voir toutes les versions sans pouvoir en ajouter de nouvelles ?

R : Non. Les contributeurs de contenu (et administrateurs) peuvent voir et ajouter des versions.

Q : Puis-je modifier une version ou la remplacer ?

R : Si vous êtes contributeur de contenu ou administrateur, vous pouvez changer le statut du contenu ou les notes sur une version. Le nom d’une version ne peut être changé et les versions ne peuvent être remplacées.

Q : Si je travaille sur une version, puis-je la « consigner » ? Et la remettre en ligne une fois terminée ?

R : Firmex n’a pas de fonction de consignation. Cependant, un administrateur de contenu peut mettre un document hors ligne ou modifier manuellement les autorisations pour les autres utilisateurs, leur permettant de visualiser du contenu pendant un certain temps (mais doit ensuite les changer plus tard). Ou l’utilisateur peut ajouter des notes ou employer un statut de contenu de « Consigné » pour indiquer aux autres utilisateurs qu’ils ne doivent pas travailler sur cette version.

Autres points sur les versions

Q : Les utilisateurs reçoivent-ils des mails/courriels lorsque de nouvelles versions sont téléchargées ?

R : Les mails/courriels d’activité de documents incluront des notifications sur les nouvelles versions téléchargées, en fonction des autorisations de l’utilisateur. Les mails/courriels d'activité de documents ne seront pas envoyés aux personnes qui visualisent le contenu lorsque de nouvelles versions sont ajoutées.

Q : Puis-je changer le statut du contenu de versions individuelles ? Ou seulement pour l’ensemble du document ?

R : Différents statuts de contenu peuvent être appliqués à différentes versions. Le statut de la version actuelle est identique à celui du document (et vice-versa). Si vous modifiez le statut d’un document, cela met à jour automatiquement le statut de la version la plus récente. Le statut des versions individuelles et du document peut être modifié à tout moment par les contributeurs de contenu et administrateurs.

Q : Les rapports changent-ils avec les versions ?

R : Les rapports avec des données relatives aux documents incluront désormais une nouvelle colonne indiquant le numéro de version.

Q : Puis-je mettre hors ligne, copier le lien ou aviser les utilisateurs d’une version spécifique ?

R : Non, cette fonctionnalité reste au niveau du document, par exemple, un document peut être mis hors ligne, mais les versions individuelles ne peuvent l’être.