Remarque : Cet article reflète la fonctionnalité Groupes publiée en janvier 2016.
En quoi consistent les projets migrés ?
Les projets migrés sont des projets sur votre site Firmex qui ont été créés avant la date de migration vers les groupes. Avant votre date de migration, les utilisateurs étaient regroupés par entreprise, et l'association d'un utilisateur à une entreprise était statique. Voici un exemple d'un projet Firmex existant avant la migration :
Après la date de migration, ces mêmes projets prennent maintenant en charge les autorisations en fonction des groupes au lieu des autorisations en fonction des entreprises. La capture d'écran ci-dessous montre le même projet que la capture d'écran ci-dessus, mais après la migration. Votre site peut contenir à la fois des projets migrés et des projets nouveaux. Chacun se comporte légèrement différemment pour soutenir la fonctionnalité complète des groupes et les autorisations existantes attribuées aux utilisateurs.
Mon projet est-il nouveau ou migré ?
Tous les projets créés avant la date de migration de votre site sont des projets migrés. Si vous n'êtes pas sûr, vous pouvez vérifier si votre projet est nouveau ou migré comme suit :
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Dans Firmex, cliquez sur Groupes et utilisateurs.
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Sur le côté gauche de la page Groupes et utilisateurs, cliquez sur Tous les groupes.
Si vous ne voyez que les colonnes Nom et Description, votre projet est donc migré, car l'autorisation par défaut n'est pas définie au niveau du groupe.
Si vous voyez des colonnes liées aux autorisations, telles que Rôle de projet, Rôle de contenu par défaut et Protection par défaut, votre projet est alors nouveau.
Comment fonctionnent les autorisations sur les projets migrés ?
Autorisations de contenu : Vos autorisations de contenu existantes pour les entreprises et les utilisateurs (notamment les dossiers et les documents) ont été conservées dans le cadre de la migration – les entreprises et leurs autorisations sont désormais des groupes sur une base individuelle. Les autorisations des utilisateurs individuels restent en place, sont toujours maintenues et n'ont pas été modifiées.
Autorisations par défaut : Les projets migrés continueront de prendre en charge les autorisations par défaut au niveau de l'utilisateur. Vous remarquerez que lorsque vous ajoutez un groupe, vous pouvez simplement attribuer un nom à ce groupe – sans autorisation par défaut. Vous bénéficierez pleinement des groupes lorsque vous ajouterez un nouveau projet. Les deux captures d'écran ci-dessous montrent la différence entre l'ajout d'un nouveau groupe dans un projet migré (figure 1) et l'ajout d'un nouveau groupe dans un nouveau projet (figure 2).
Figure 1 (ci-dessous). Ajouter un groupe dans un projet migré.
Figure 2 (ci-dessous). Ajouter un groupe dans un nouveau projet.
Quels sont les avantages des groupes dans un projet migré ?
Les utilisateurs conservent leurs autorisations par défaut au niveau de l'utilisateur, mais vous avez maintenant la possibilité de regrouper les utilisateurs ensemble, indépendamment de l'entreprise. Bien que vous ne puissiez pas définir un rôle de contenu par défaut pour un groupe dans un projet migré, vous pouvez déplacer les utilisateurs entre les groupes, ce qui vous offre une certaine flexibilité dans la gestion des utilisateurs.
Comment les projets migrés sont-ils pris en charge ?
Dans un projet migré, vous pouvez :
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définir les autorisations par Groupe et par Utilisateur au niveau des dossiers;
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définir les autorisations par Groupe et par Utilisateur au niveau des documents;
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continuer à définir les autorisations par défaut au niveau de l'utilisateur.