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A veces, los usuarios deben tener acceso muy limitado al contenido de una sala de datos. El primer paso es configurar un grupo bajo el modelo restrictivo. Si el contenido que deseas mostrar está dentro de una estructura de carpetas profunda, también deberás crear una ruta de vista (View Path) para que puedan acceder a él.
Paso 1 – Crear el grupo
Ve a la pestaña Grupos y usuarios
Haz clic en Agregar nuevo grupo y asígnale un nombre
Configura su Rol de contenido predeterminado como Sin acceso. Esto significa que, por defecto, los usuarios no tendrán acceso a nada, pero luego les daremos acceso manualmente.
Completa el asistente (no necesitas establecer permisos de índice específicos por ahora)
Haz clic en Finalizar
Consulta este artículo para más detalles sobre cómo crear un grupo.
Paso 2 – Agregar o mover usuarios al grupo
Si los usuarios aún no están en el proyecto, haz clic en Agregar usuarios para invitarlos
Si ya están añadidos, usa la función Mover usuarios entre grupos para transferirlos al nuevo grupo
Paso 3 – Permitir acceso al subcarpeta
Ve a la pestaña Documentos
Ubica la subcarpeta a la que el grupo tendrá acceso
Haz clic derecho y selecciona Establecer permisos
Cambia el Rol de Contenido del grupo de Sin acceso a Visualizador
Haz clic en Confirmar
Elige Aplicar a carpeta y subcarpetas (aplica los cambios a todo lo que contiene) o Aplicar solo a carpeta
Aplica los nuevos permisos al grupo seleccionado
Paso 4 – Crear la ruta de vista (View Path)
Identifica las carpetas que forman el camino hacia la subcarpeta (por ejemplo, “Fase I” y “Recursos Humanos”)
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Haz clic derecho en cada una y selecciona Establecer permisos
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Cambia el rol a Visualizador o Ver solo nombre
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Haz clic en Confirmar
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Elige Aplicar solo a carpeta – esto permite ver la carpeta, pero no su contenido ni subcarpetas.
Ten en cuenta que si se concede acceso como Visualizador a una carpeta, también se muestran los documentos directamente dentro de ella -
Aplica los permisos nuevos al grupo seleccionado
Paso 5 – Usa “Ver como” para revisar tu configuración
Haz clic en el ícono de herramientas en la parte superior derecha y selecciona Ver como
Consulta este artículo para más detalles sobre cómo usar “Ver como”.
Importante
En Firmex, las carpetas recién creadas siguen la regla de herencia. Esto significa que cualquier nueva carpeta heredará los permisos del folder principal. Ejemplo: si se crea una cuarta carpeta dentro de “Recursos Humanos”, heredará los permisos de “Recursos Humanos”.