Présentation
Firmex envoie trois types d’e-mails :
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Notifications d’activité des documents
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Messages liés au module QetR (Questions et Réponses)
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Actualités et nouveautés produit
Pour se désabonner de l’envoi d'e-mails de Firmex, veuillez consulter la section correspondante ci-dessous.
Notifications d’activité des documents
Les notifications d'activité des documents sont envoyées lorsqu’un nouveau document est téléchargé dans la dataroom. Vous pouvez modifier la fréquence à laquelle vous recevez ces notifications ou les désactiver complètement. Pour ce faire :
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Connectez-vous à la dataroom et cliquez sur votre nom en haut à droite, puis choisissez Gérer les avis.
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Changez la fréquence des Notifications pour le projet concernant.
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Cliquez sur Sauvegarder.
Messages liés au module QetR (Questions et Réponses)
Si vous participez à une session QetR, vous pouvez recevoir des e-mails vous informant des nouvelles questions ou réponses soumises. Vous saurez si vous faites partie d’une session QetR lorsque vous voyez un onglet appelé QetR à côté de l’onglet Documents. Si vous n’êtes pas sûr de ce qu’est le module QetR, veuillez consulter cet article.
Il existe deux types d’e-mails QetR :
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E-mails de tâche
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E-mails récapitulatifs
Selon votre rôle dans QetR, vous recevrez des e-mails à des moments précis, comme indiqué ci-dessous.
E-mails de tâche
Les Auteurs de questions reçoivent un e-mail de tâche chaque fois qu’une réponse est soumise par un Coordinateur de réponses.
Les Coordinateurs de questions reçoivent un e-mail de tâche chaque fois qu’une question est rédigée par un Auteur de questions ou qu’un coordinateur de réponses y apporte une réponse. Si vous trouvez ces notifications trop fréquentes, vous pouvez demander à l’administrateur de la dataroom de modifier votre rôle en tant qu’auteur de questions, ce qui réduira le nombre d’e-mails reçus
Les Coordinateurs de réponses reçoivent un e-mail de tâche chaque fois qu’une question est soumise ou qu’une réponse est rédigée. Si vous souhaitez recevoir uniquement des notifications lorsqu'on vous attribue une question, vous pouvez demander à l’Administrateur de la dataroom de modifier votre rôle à Expert.
Les Experts reçoivent un e-mail de tâche chaque fois qu'une question leur est attribuée par le Coordinateur de réponses.
Les Approbateurs reçoivent un e-mail de tâche chaque fois qu’un Coordinateur de réponses propose une réponse.
E-mails récapitulatifs
Les e-mails récapitulatifs vous tiennent informé des nouvelles activités de questions et réponses liées à votre groupe QetR.
Tous les membres QetR reçoivent ces résumés à une fréquence définie (toutes les heures, chaque jour ou chaque semaine), selon les paramètres choisis par l’administrateur du projet.
Si vous trouvez ces e-mails trop nombreux, vous pouvez configurer un filtre dans votre messagerie pour les classer automatiquement dans un dossier dédié. Pour toute assistance, n’hésitez pas à contacter le service client Firmex.
Désactiver les e-mails QetR
Les e-mails de tâche et les e-mails récapitulatifs peuvent être désactivés par un administrateur ou un manager de projet dans les paramètres de groupe du module QetR. (les Paramètres QetR > Paramètres de groupe)
Dans ces paramètres, vous pouvez définir la fréquence des e-mails de tâche : soit une notification immédiate, soit aucune.
Pour les e-mails récapitulatifs, vous avez le choix entre une réception quotidienne, toutes les heures ou aucune notification, selon vos préférences.
Si vous avez des questions ou besoin d’assistance, n’hésitez pas à contacter le service client Firmex.
Actualités et nouveautés produit
Dès leur première invitation à un projet Firmex, les clients peuvent choisir de recevoir ou non les communications marketing.
S’ils acceptent de les recevoir mais souhaitent ensuite se désabonner, plusieurs options sont à leur disposition pour gérer leurs préférences de communication.
Dans le produit : Dans le coin supérieur droit de la dataroom, les utilisateurs peuvent cliquer sur leur nom puis sélectionner Gérer les courriels Firmex. De là, les clients peuvent soit se désinscrire ou s’abonner à diverses communications par e-mails de Firmex.
Dans les e-mails marketing, un lien « Gérer votre abonnement » est disponible en bas de chaque message. Il vous permet d’accéder à une page de préférences où vous pouvez vous désabonner ou choisir de recevoir certaines communications, telles que les actualités produit, les offres spéciales ou les informations du service client.