Cet article vous guide sur la meilleure façon de revoir et d'analyser efficacement les documents dans votre dataroom Firmex.
L'onglet Documents
Lorsque vous vous connectez pour la première fois à un projet, l'onglet Documents s’affiche :
- Cliquez sur le répertoire (dossier de couleur grise) pour en afficher le contenu.
- Un dossier avec un texte en bleu indique qu'il contient des documents.
- Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le titre du document pour le visualiser dans votre navigateur ou faites un clic droit et choisissez Télécharger pour télécharger le document sur votre ordinateur.
Si le téléchargement en masse a été activé par l'administrateur, vous pouvez télécharger plusieurs documents à la fois. En savoir plus.
Vue rapide
Une Vue rapide est une liste de documents et de dossiers dans la dataroom. Les vues rapides peuvent être triées et filtrées, vous donnant un accès rapide aux informations que vous souhaitez voir.
Comment fonctionnent les filtres de Vue rapide
La Vue rapide se trouve dans l'onglet Documents, en haut à gauche de votre écran, juste en dessous du logo. Lorsque vous cliquez sur Vue rapide, trois filtres seront disponibles pour chaque utilisateur :
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Tout les documents
Affiche la liste de tous les documents disponible à l'utilisateur. -
Nouveau documents
Affiche la liste des documents nouvellement téléchargés depuis la dernière connexion de l'utilisateur. -
Documents non-lus
Affiche la liste des documents que l'utilisateur n'a pas encore consultés ou téléchargés. -
Nouveau depuis
Affiche la liste des documents ajoutés au projet dans sur une période donnée.
Filtres
Le filtrage des dossiers et des documents est un moyen rapide pour retrouver les informations que vous recherchez, tout en restant dans l'onglet Documents.
Pour filtrer un élément, commencez à taper dans la zone Filtrer le dossier ou Filtrer le document. Vos résultats commenceront à s'afficher au fur et à mesure que vous tapez. Lors de la recherche de dossiers, cliquez sur le résultat pour accéder à l'emplacement.
Trier les documents par date d'ajout
Les documents peuvent être triés par n'importe quelle colonne disponible dans l'onglet documents.
Une utilisation courante de cette fonctionnalité consiste à trouver tous les documents ajoutés à partir d'une certaine date. Pour ce faire :
- Cliquez sur le filtre Vue rapide > Tout Documents
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Cliquez sur l'en-tête de la colonne Date Ajoutée. Si vous ne voyez pas l'en-tête de la colonne, vous pouvez cliquer sur l'icône Afficher/Masquer les colonnes
au-dessus de la liste des documents.
- Les documents sont désormais triés par leur date d'ajout au projet. Vous pouvez défiler les pages pour trouver la date qui vous intéresse. Si le nombre de documents est important, vous pouvez augmenter le nombre de lignes affichées en ajustant le menu déroulant "Afficher les lignes" situé en bas à .
Note sur les dates et les fuseaux horaires :
Par défaut, Firmex détecte automatiquement votre fuseau horaire en fonction de votre emplacement et l'affiche dans l'interface. Ainsi, chaque fois qu’un fuseau horaire apparaît dans un rapport, un filigrane ou la colonne "Date de téléchargement" vous pouvez être sûr que la date correspond bien à votre propre fuseau horaire
Ressources connexes
- Se connecter et consulter des documents
- Utilisation de la recherche
- Utilisation des filtres et de la vue rapide
- Téléchargement en masse de documents
- Table des matières et index de la salle de données