Introduction
Un environnement de préproduction est un espace de collaboration utile entre vous et votre client où la documentation peut être préparée avant d'engager des processus tels que la diligence raisonnable, le financement de projet et les partenariats. Dans ce guide, vous apprendrez :
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ce qu'est un projet de préproduction, et quand en utiliser un ;
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comment charger rapidement une liste de demandes dans votre projet ;
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comment utiliser les outils de révision de données de Firmex pour établir un flux de travail de révision des documents ;
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comment déplacer un projet de préproduction vers un environnement de projet en direct.
Commençons !
Qu'entend-on par projet de préproduction ?
Chaque fois que vous partagez des documents confidentiels de client en dehors de votre organisation dans des processus tels que la diligence raisonnable, le financement de projet et les partenariats, vous devez mettre en place un processus qui répond aux questions suivantes :
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Comment suivre tous les documents qui ont été téléchargés par le client et ceux qui n'ont pas encore été téléchargés ?
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Qui est responsable du téléchargement des documents ?
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Comment identifions-nous les documents pertinents du client ?
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Est-il sécuritaire de partager ces documents de client à l'extérieur ?
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Ce document a-t-il été vérifié pour savoir s’il contient des informations personnellement identifiables (PII) ?
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Ce document contient-il des informations confidentielles et a-t-il été caviardé ?
Un environnement de préproduction dans votre VDR Firmex est un espace de collaboration utile qui est utilisé pour répondre aux questions ci-dessus. C'est un espace sécurisé utilisé pour stocker des documents de travail pendant que vous vous préparez en interne à lancer ces processus. Dans la vidéo ci-dessous, Ronen Segall, responsable de l'éducation produit chez Firmex, vous montre comment configurer un projet de préproduction pour répondre aux questions ci-dessus. Contactez notre équipe de soutien et nous serons heureux de vous aider tout au long de votre processus.
Configuration du projet
Voici des conseils utiles pour vous aider à configurer un projet de préproduction réussi.
Différencier entre le projet de Préproduction et le projet En direct
Facilitez la tâche à votre équipe et à votre client en différenciant le projet de préproduction du projet en direct. Incluez le mot « Préproduction » dans le nom du projet.
Maintenir une communication claire avec votre client
Un message de bienvenue au projet apparaît en haut de votre projet de préproduction; c’est un endroit utile pour communiquer les instructions à votre client. Utilisez-le pour communiquer les délais, les coordonnées et les rappels de flux de travail.
Importer rapidement une liste de demandes
Utilisez le modèle d'importation pour la diligence raisonnable de Firmex pour configurer rapidement vos éléments de liste de demandes.
Identifier clairement les parties responsables
Renommez chaque dossier de manière à ce qu'il mentionne la partie qui en est responsable. Par exemple, si le dossier s'appelle « Finance », renommez le dossier « Finance [Jean] » pour que Jean soit conscient de son rôle de responsable du dossier Finance.
Utiliser le mail/courriel pour télécharger des documents lorsque vous êtes en déplacement
Configurez un dossier de collecte où les documents peuvent être envoyés par mail/courriel.
Configurer et inviter votre client
Configurez votre groupe de clients avec un rôle de contenu de Collaborateur. Cela permet à votre client de télécharger des documents, mais non de les supprimer.
Flux de travail de téléchargement des documents
Télécharger les documents à leurs emplacements réservés
Utilisez l'une des options de téléchargement de Firmex pour compléter rapidement la liste de demandes. Passez rapidement aux dossiers en utilisant des filtres.
Recevoir des notifications lorsque de nouveaux documents sont téléchargés
Firmex peut vous aviser si tout nouveau document a été téléchargé. Vous pouvez modifier la fréquence des mails/courriels pour chacun de vos projets.
Flux de travail de révision des documents
Planifier la révision des documents
Avant de commencer à cliquer sur les documents, sachez quels éléments ont été téléchargés en imprimant ou en exportant les rapports d'index. Vous pouvez également utiliser la Vue rapide des dossiers pour obtenir un aperçu de tous les documents du projet.
Réviser et étiqueter les documents
Utilisez le Visionneur Firmex pour réviser rapidement les documents. Ensuite, utilisez les statuts de contenu pour identifier les documents révisés, ceux qui nécessitent un suivi et les éléments approuvés pour passer au projet en direct.
Caviarder les informations sensibles
Utilisez Firmex Redact pour biffurer rapidement les informations confidentielles, sans quitter votre salle de données VDR Firmex. Une icône de révision indique à vous et à vos collègues que le document a été caviardé. Les versions de documents garantissent que vous et votre équipe pouvez toujours accéder au document original.
Aviser les utilisateurs par mail/courriel des documents nécessitant une attention particulière
Avisez manuellement les utilisateurs à tout moment que des documents requièrent leur attention.
Déplacement des documents vers le projet En direct
Télécharger uniquement les documents approuvés
Utilisez l'outil de téléchargement en masse de Firmex pour télécharger les documents portant le statut de contenu « Approuvé ». Vous pouvez sélectionner cette option sous « Options de téléchargement ».
Télécharger en masse les documents approuvés vers le projet en direct
Si vous avez téléchargé en masse tous les documents approuvés, vous pouvez télécharger la structure des dossiers vers le projet en direct. Tous les fichiers et dossiers apparaîtront tels quels sur votre ordinateur.
(Autre option) Copier les documents vers le projet en direct
Utilisez l’outil de déplacement/copie pour copier les documents du projet de préproduction vers le projet en direct.
Répondre aux demandes dans le projet de préproduction
Gardez le projet de préproduction ouvert pendant la transaction en direct. Utilisez-le comme un espace de partage de documents interne pour répondre aux demandes d'informations relatives au projet en direct