Fournir aux bons investisseurs les bons documents au bon moment

Compiler des rapports et communiquer avec les investisseurs et les parties prenantes ne doit pas être stressant. Firmex simplifie l’organisation et la livraison des rapports, offrant aux investisseurs un accès continu aux informations dont ils ont besoin. Lorsqu’on utilise le terme « générer des rapports pour les investisseurs », on fait référence à divers cas pratiques où il est nécessaire de fournir des rapports financiers réguliers aux parties prenantes. Cela peut prendre la forme de capital-investissement, où la salle de données virtuelle est utilisée pour communiquer avec les commanditaires, les auditeurs et les sociétés de portefeuille en un seul endroit sécurisé. Cela s'applique également au capital-risque, aux sociétés de placement immobilier et aux coentreprises.

Dans le guide ci-dessous, vous apprendrez comment une salle de données virtuelle Firmex simplifie la génération de rapports pour les investisseurs.

Continuité de la plateforme et structure de projet

Il est fréquent que nos clients ayant utilisé leur salle de données virtuelle pour le financement passent à la production de rapports pour les investisseurs. Les investisseurs disposent déjà d'un identifiant Firmex et connaissent la plateforme, ce qui leur facilite la transition.

En plus de leur projet de financement, les investisseurs verront un projet supplémentaire où ils trouveront leurs propres documents d'investissement. Si un investisseur ne fait pas partie d'un fonds ou d'un projet, il ne pourra pas voir ni accéder au fonds ou au projet.

Structure des dossiers

Voyons l'intérieur d'un projet d'investissement typique et sa structure de dossiers. Vous créerez un nouveau projet pour chacun de vos fonds. Ce projet contient les documents de vos fonds, ainsi que des répertoires distincts pour chacun de vos investisseurs (LP dans les exemples ci-dessous).

Les documents du fonds contiennent les critères d'investissement, les calendriers de flux de trésorerie et les documents généraux du fonds. Ce répertoire est disponible pour chaque investisseur.

Chacun des répertoires LP ci-dessus est uniquement visible par ce LP. Autrement dit, LP I ne peut voir que ses documents propres.

Vous pouvez créer manuellement le premier répertoire d'investisseur et la structure des dossiers, puis les dupliquer plusieurs fois pour chaque investisseur supplémentaire. Vous pouvez également travailler dans votre système d'exploitation, puis faire glisser-déposer la structure complète des dossiers. Voici à quoi ressemble généralement le répertoire, divisé par catégorie et par année avec son propre sous-dossier.

Les documents du cabinet sont généralement stockés dans leur propre projet ou répertoire. Chaque fois qu'un nouvel investisseur est ajouté, accordez-lui l'accès à votre projet ou au répertoire de documents du cabinet.

Autorisations de projet et de répertoire

Vous pouvez choisir d'être plus ou moins permissif ou restrictif dans vos autorisations, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise.

Dans un projet permissif, l’autorisation par défaut permet à vos investisseurs d'accéder à vos documents. Vous définissez un rôle de contenu par défaut de visualiseur, donnant à vos investisseurs l'accès à vos documents, et restreignez seulement certaines zones du projet.

Dans un projet restrictif, l'autorisation par défaut limite l'accès de vos investisseurs aux documents. Vous définissez un rôle de contenu par défaut à Aucun accès, et donnez seulement accès à certains répertoires et dossiers aux investisseurs.

Notification automatique par mail/courriel  pour les nouveaux documents

Informez vos investisseurs dès que des documents deviennent disponibles en définissant une fréquence de notification courte, par exemple immédiate ou horaire.

• Une fréquence de notification immédiate envoie un mail/courriel à un investisseur dès qu'un document devient disponible.

• Une fréquence horaire envoie à l'investisseur un mail/courriel résumant tous les documents qui ont été mis à sa disposition au cours de la dernière heure.

Nous ne recommandons généralement pas de définir des notifications aussi courtes pour les transactions de fusions et acquisitions. Cependant, ces notifications plus courtes sont idéales pour les rapports mensuels ou trimestriels aux investisseurs. Gardez à l'esprit que les investisseurs peuvent également modifier leur fréquence de mail/courriel en fonction de leurs préférences de messagerie.

Notifications manuelles par mail/courriel 

En plus des alertes automatiques par mail/courriel, un administrateur Firmex peut choisir de signaler manuellement aux investisseurs des nouveaux documents ou des documents existants. Par exemple, après avoir consulté le rapport sur l'activité des documents, vous pouvez constater qu'un investisseur n'a pas consulté les documents d'offre les plus récents. Dans ce cas, utilisez la fonctionnalité Aviser les utilisateurs pour alerter les utilisateurs qui n'ont pas encore consulté le document.

Obtenez des informations sur les investisseurs grâce aux rapports

La suite de rapports de Firmex vous permet de voir qui a ouvert quel document et quand. Cela signifie également que vous pouvez voir qui n’a pas consulté de documents, afin de mieux évaluer les intérêts et les préoccupations des investisseurs.

Consultez notre guide des Rapports Firmex.

Les rapports suivants sont particulièrement intéressants :

• Statut des utilisateurs (par groupe ou utilisateur) : indique d’un coup d’œil quels investisseurs ont été ajoutés, invités et se sont connectés. Pour les investisseurs qui ne se sont pas connectés, faites un suivi avec un mail/courriel personnalisé et assurez-vous qu’ils ont reçu leur mail/courriel d'invitation.

• Activité de connexion (par groupe ou utilisateur) : quels investisseurs se connectent fréquemment et lesquels ne se connectent pas ?

• Activité des documents (par utilisateur) : un rapport puissant qui vous permet de voir quels documents ont été consultés par quels investisseurs. Vous pouvez filtrer par nom de document ou nom d’investisseur. Vous pouvez également exporter le rapport vers Excel pour une analyse plus approfondie de l’activité.

Documents d'investissement disponibles en tout temps par téléphone mobile ou sur le bureau

Offrez aux investisseurs un portail sécurisé en libre-service, disponible en tout temps via le site Web Firmex ou l'application mobile pour iOS. Le portail sécurisé des investisseurs permet à ces derniers d'accéder à leur historique complet, ce qui leur donne l’autonomie de se servir à tout moment et vous permet de mieux gérer vos relations avec eux.