Im Reiter Gruppen & Benutzer können Projektadministratoren Gruppen auf verschiedene Arten verwalten, wie unten beschrieben. Das Dropdown-Menü Gruppe verwalten ist an zwei Stellen zugänglich:
Neben dem Gruppennamen in der Ansicht Alle Gruppen
Neben dem Gruppennamen in der Gruppenliste
Gruppe kopieren
Mit der Funktion Gruppe kopieren kann ein Administrator ganz einfach neue Gruppen mit denselben Berechtigungen wie eine bestehende Gruppe innerhalb desselben Projekts erstellen. Die Benutzer der bestehenden Gruppe werden nicht in die neue Gruppe übernommen. Nachdem die Gruppe kopiert wurde, können Benutzer zur Gruppe hinzugefügt und die Berechtigungen der neuen Gruppe geändert werden.
Warum sollte ich eine Gruppe kopieren?
Wenn Sie Benutzer zu einem Projekt hinzufügen möchten, deren Zugriff weitgehend dem einer bestehenden Gruppe entspricht – mit Ausnahme eines oder zweier Ordner – kopieren Sie einfach die bestehende Gruppe und ändern Sie die Berechtigungen für diese Ordner, bevor Sie die Benutzer der neuen Gruppe hinzufügen oder verschieben.
So kopieren Sie eine Gruppe:
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben einer Gruppe und wählen Sie Gruppe kopieren.
Benennen Sie die neue Gruppe und fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu.
Klicken Sie auf Speichern.
Was wird kopiert?
Projektrolle und Standardinhaltsrolle
Benutzerdefinierte Inhaltsberechtigungen, die auf Ordner/Dokumente angewendet wurden
Dokumentenschutz-Einstellungen (Standard und Benutzerdefiniert)
Benutzer zwischen Gruppen verschieben
Um die Berechtigungen von Benutzern zu ändern, können Sie sie von einer Gruppe in eine andere verschieben. Ein Benutzer kann nicht gleichzeitig in mehreren Gruppen sein.
So verschieben Sie Benutzer:
Klicken Sie in Firmex auf Gruppen & Benutzer.
Wählen Sie auf der linken Seite die Gruppe mit den zu verschiebenden Benutzern aus – oder klicken Sie auf Alle Benutzer und suchen Sie nach den entsprechenden Benutzern.
Markieren Sie die Benutzer mit den Kontrollkästchen und klicken Sie auf Benutzer verwalten > Zwischen Gruppen verschieben.
Wählen Sie die Zielgruppe aus und überprüfen Sie Ihre Auswahl im Reiter Benutzer.
Klicken Sie auf Speichern, um die Benutzer zu verschieben.
Achtung: Beim Verschieben von Benutzern zwischen Gruppen sind zwei Punkte zu beachten:
Die Projekt- und Inhaltsrollen der aktuellen Gruppe können sich von denen der Zielgruppe unterscheiden – diese kann restriktiver oder großzügiger sein. Benutzer übernehmen die Rollen der Zielgruppe.
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Bestehende Ordnerberechtigungen der Benutzer werden durch die der Zielgruppe ersetzt. Ein zuvor ausgeblendeter Ordner könnte nun sichtbar werden.
Empfehlung: Nutzen Sie vor dem Verschieben das „Anzeigen als“-Tool und den Bericht Benutzerzugriff > Nach Ordner, um die Einstellungen zu prüfen.
Standardberechtigungen für eine Gruppe festlegen
Projektadministratoren können über das Fenster Standardberechtigungen festlegen ganz einfach die Projektrolle, Inhaltsrolle und Dokumentenschutz-Einstellungen einer Gruppe ändern.
So legen Sie Standardberechtigungen fest:
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Gruppennamen und wählen Sie Standardberechtigungen festlegen.
Bearbeiten Sie die Projektrolle, Inhaltsrolle und den Dokumentenschutz wie gewünscht und klicken Sie auf Speichern.
Weitere Informationen finden Sie im Berechtigungsleitfaden.
Indexberechtigungen für eine Gruppe festlegen
Projektadministratoren können die Berechtigungen auf Verzeichnisebene jederzeit über den Tab Gruppen & Benutzer ändern. Die Option Indexberechtigungen festlegen finden Sie im Dropdown-Menü neben dem Gruppennamen. Das Fenster zeigt alle Projektverzeichnisse und die zugewiesene Inhaltsrolle der Gruppe an. Administratoren können die Berechtigungen für jedes Verzeichnis anpassen.
So ändern Sie Indexberechtigungen:
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Gruppennamen und wählen Sie Indexberechtigungen festlegen.
Ändern Sie die Berechtigungen und wählen Sie, ob diese auf Index & Unterordner oder nur auf Index angewendet werden sollen.
Gruppenstatus
Die Funktion Gruppenstatus ermöglicht es Administratoren, alle Benutzer einer Gruppe schnell zu deaktivieren oder zu reaktivieren. Deaktivierte Gruppen haben keinen Zugriff mehr auf den Datenraum und erhalten keine Benachrichtigungen zu Dokumentenaktivitäten.
So ändern Sie den Gruppenstatus:
Gehen Sie zum Tab Gruppen & Benutzer, bewegen Sie den Mauszeiger über den Gruppennamen und klicken Sie auf das Dropdown-Menü.
Wählen Sie Gruppe deaktivieren / reaktivieren.
Gruppe löschen
Sie können eine leere Gruppe aus einem Projekt löschen – also eine Gruppe ohne Benutzer.
So löschen Sie eine Gruppe:
Klicken Sie auf den Tab Gruppen & Benutzer.
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Gruppennamen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü rechts und wählen Sie Gruppe löschen.
Der Gruppenname kann anschließend erneut verwendet werden.