Fragen und Antworten (Q&A)

Übersicht

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Q&A ist ein wesentlicher Bestandteil eines Virtuellen Datenraums (VDR). Es hilft Ihnen dabei, Fragen und Antworten innerhalb deines Projekts zu verwalten, zu verfolgen und zu verteilen.

Am Ende dieses Kurses werden Sie in der Lage sein:

• zu verstehen, wie Q&A in verschiedenen Anwendungsfällen genutzt wird
• Q&A für Ihr Projekt einzurichten
• zwischen Q&A-Einstellungen für unterschiedliche Projekttypen zu unterscheiden
• den Ablauf von Fragen und Antworten im Projekt zu verfolgen
• die Rolle von Koordinatoren bzw. Genehmigern auf Frage- und Antwortseite zu verstehen

Wie Q&A mit Ihrem Projekt funktioniert

Q&A ist ein Modul innerhalb Ihres Projekts. Wenn es aktiviert ist, können Projektbenutzer auf strukturierte Weise Fragen stellen und Antworten erhalten.
Ein Projektadministrator kann Q&A je nach Anwendungsfall unterschiedlich konfigurieren. Mögliche Einstellungen, die das Verhalten verändern, sind:

• Sollen Fragen in einem Ausschreibungsverfahren anonym gestellt werden, um Fairness zu gewährleisten?
• Müssen alle Antworten vor Veröffentlichung von einem juristischen Team geprüft werden?
• Gibt es eine Frist für das Stellen von Fragen? Wird ein Bericht benötigt, der bestätigt, dass nach Ablauf der Frist keine weiteren Fragen gestellt wurden?

Bevor Sie beginnen – Wichtige Überlegungen

Haben Sie Ihre Gruppen und Benutzer im Datenraum eingerichtet?

Um Q&A nutzen zu können, muss ein Benutzer zunächst Zugriff auf Ihr Projekt haben.

Das bedeutet: Ein Benutzer muss zuerst einer Gruppe im Projekt zugewiesen werden, bevor er im Q&A-Modul auftaucht.

Sehen Sie diesen Artikel zur Benutzerverwaltung im Projekt.

Wird es ein Teammitglied geben, das Fragen oder Antworten vor der Einreichung überprüfen muss?

Sowohl auf der Fragen- als auch auf der Antwortseite kann eine optionale „Gatekeeper“-Rolle (auch „Genehmiger“) vorhanden sein. Diese Rolle steuert den Ablauf der Fragen und Antworten:

• Wenn auf der Frageseite ein Gatekeeper vorhanden ist, müssen alle Fragen zuerst von dieser Person überprüft werden.
• Wenn auf der Antwortseite ein Gatekeeper vorhanden ist, müssen alle Antworten zuerst von ihm genehmigt werden, bevor sie an die Frageseite zurückgegeben werden.

Auf der Frageseite wird der Gatekeeper als Fragenkoordinator (Question Coordinator) bezeichnet.
Auf der Antwortseite nennt man ihn Genehmiger (Approver).

Q&A-Einrichtung

Auswahl eines ersten Workflows

Firmex empfiehlt „M&A mit Genehmiger“ als Standard-Workflow, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie einen Genehmigungsschritt benötigen.

Firmex bietet drei Standard-Workflows für Q&A, die Ihnen Zeit bei der Einrichtung sparen. Diese Vorlagen ändern bestimmte Einstellungen und Begriffe im Q&A-Modul. Wähle eine der folgenden Optionen:

• M&A
  Für die Verwaltung von Fragen und Antworten in einer Due-Diligence-Prüfung bei M&A-Prozessen mit einem oder mehreren Käufergruppen – ohne Genehmigungsschritt.
• M&A mit Genehmiger
  Wie oben, aber mit Genehmigungsschritt, bevor Antworten zurück an die Käufergruppen gehen.
• Ausschreibung/Beschaffung (RFP/Procurement)
  Für die Verwaltung von Ausschreibungen oder Einkaufsprozessen mit einem oder mehreren Anbietern. Die Standardbezeichnung „Käufer“ wird durch „Anbieter“ ersetzt. Alle Antworten werden standardmäßig an alle Fragegruppen gesendet.

Schritt 1 – Einrichten der Fragengruppen

Im ersten Schritt der Q&A-Einrichtung weisen Sie Benutzer Käufer- oder Anbietergruppen zu.

• Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie die aktuellen Benutzer und Unternehmen im Projekt.
• Auf der rechten Seite finden Sie Ihre Q&A-Gruppen – mit Labels wie „Käufer 1“ oder „Käufer 2“, je nach ausgewähltem Workflow.
• Um einen Benutzer zu einer Gruppe hinzuzufügen, ziehen Sie ihn einfach per Drag-and-Drop von links nach rechts.

Wenn Fragen vor der Einreichung geprüft werden müssen:

Weisen Sie bestimmte Benutzer als Fragenkoordinatoren (QC) zu. Nur QC-Benutzer dürfen Fragen an den Verkäufer senden.
Sie sind verantwortlich für die Überprüfung, das Verfassen von Fragen, das Entfernen von Duplikaten usw.
Mehrere Personen können als QC fungieren.

Wenn ein QC vorhanden ist, dürfen Fragenautoren (QA) Fragen als Entwurf speichern, aber nicht einreichen.
Im rechten Fensterbereich werden diese Rollen näher erklärt.

Wenn jeder Benutzer Fragen ohne Prüfung senden darf:

Weisen Sie alle Benutzer einer Rolle zu (QC oder QA) und lasse die andere leer.

Verwalten der Fragengruppen:

• Ziehen Sie Benutzer in andere Rollen/Gruppen, um ihre Rolle zu ändern.
  
• Klicken Sie auf X, um Benutzer aus der Gruppe zu entfernen.
  
• Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Gruppennamen zu ändern.
  
• Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen, um weitere Gruppen zu erstellen.
  

Sobald deine Käufergruppen eingerichtet sind, fahren Sie mit Schritt 2 fort.

Weisen Sie alle Benutzer einer Rolle zu (QC oder QA) und lassen die andere leer.

Verwalten der Fragengruppen:

• Ziehen Sie Benutzer in andere Rollen/Gruppen, um ihre Rolle zu ändern.
• Klicken Sie auf X, um Benutzer aus der Gruppe zu entfernen.
• Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Gruppennamen zu ändern.
• Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen, um weitere Gruppen zu erstellen.

Sobald Ihre Käufergruppen eingerichtet sind, fahren Sie mit Schritt 2 fort.

Schritt 2 – Antwortgruppe einrichten

Im zweiten Schritt der Q&A-Einrichtung weisen Sie Benutzer der Antwortgruppe zu.
Dies funktioniert genauso wie die Zuweisung zur Fragengruppe.

Die einzige Pflichtrolle ist der Antwortkoordinator (AC).
Experten und Genehmiger sind optionale Rollen.

Ziehen Sie Benutzer per Drag-and-Drop in ihre jeweilige Rolle. Es gibt drei Rollen zur Auswahl:

• Antwortkoordinator (AC):
  Der AC ist der Gatekeeper für alle Fragen.
  Alle eingehenden Fragen laufen über den AC, und alle Antworten werden über ihn zurückgesendet.
  Der AC ist der zentrale Koordinator des gesamten Ablaufs.
• Experten:
  Experten können Antwortvorschläge machen, aber keine Antworten direkt an die Fragengruppen senden.
  Sie sehen alle eingereichten Fragen und laufenden Antworten.
  Der AC kann Fragen einem Experten zuweisen.
• Genehmiger (Approver):
  Der Genehmiger muss alle Antworten genehmigen, bevor sie an die Fragengruppe zurückgehen.
  Ist ein Genehmiger vorhanden, erfolgt der Ablauf wie folgt:
  Eine Frage kommt beim AC an → Der AC kann sie beantworten oder einem Experten zuweisen → Die Antwort geht dann an den Genehmiger zur Freigabe → Nach Freigabe wird die Antwort an die Fragengruppe veröffentlicht.

Schritt 3 – Kategorien, Anweisungen und Optionen

In Schritt 3 richten Sie die Q&A-Optionen ein. Diese Optionen können Sie jederzeit während des Projekts im Q&A-Bereich anpassen.

Fragekategorien

Firmex übernimmt alle vorhandenen Verzeichnisse und wandelt sie in Kategorien um.
Auch Offline-Verzeichnisse oder solche, die bestimmte Benutzer nicht sehen dürfen, können in Kategorien umgewandelt werden.

Wenn eine Frage gestellt wird, kann die Fragengruppe eine Kategorie zuweisen. Firmex schlägt Kategorien basierend auf deiner Ordnerstruktur vor. Sie können Kategorien auch manuell hinzufügen oder entfernen. Käufer dürfen nur aus bestehenden Kategorien wählen – sie können keine eigenen hinzufügen.

Frageanweisungen

Sie können manuell Anweisungen eingeben, die jedes Mal angezeigt werden, wenn ein Käufer eine Frage stellt.

(Bitte stellen Sie maximal 5 hoch priorisierte Fragen pro Tag)

Hinweis: Dies ist ein reines Textfeld und hat keinen Einfluss auf Q&A-Funktionen.

Optionen

• Antwortkoordinator muss Antwort manuell nach Genehmigung einreichen:
  Wenn aktiviert, wird die genehmigte Antwort nach Freigabe an den AC zurückgegeben, der sie dann manuell veröffentlicht.
  Wenn deaktiviert, wird die genehmigte Antwort sofort an die Fragengruppe veröffentlicht.
• Standardmäßig alle Antworten mit allen Fragengruppen teilen:
  Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Antworten automatisch öffentlich gemacht.
  Um eine Antwort nur einer bestimmten Gruppe zu senden, musst du dies pro Frage manuell anpassen.
• Fragesteller-Details vor dem Antwortkoordinator verbergen:
  Wenn aktiviert, werden Name und Firmendetails des Fragestellers für die Antwortgruppe nicht angezeigt.
  Wenn deaktiviert, sind diese Informationen sichtbar.

Schritt 4 – E-Mail-Einstellungen und Aktivierung von Q&A

Status

Standardmäßig ist jede Fragengruppe inaktiv. Das bedeutet:

• Sie sehen die Q&A-Registerkarte nicht,
• können keine Fragen stellen oder Antworten erhalten,
• und bekommen keine E-Mails zu Q&A-Aktivitäten.

Um Q&A für eine Gruppe zu starten, ändere ihren Status auf „Aktiv“.

Nur-Lesen: Setzen Sie den Status auf Nur-Lesen, wenn die Gruppe zwar Antworten sehen und erhalten, aber keine neuen Fragen stellen soll – z. B. wenn die Q&A-Phase abgeschlossen ist.

Inaktiv: Verwenden Sie den Status Inaktiv, wenn eine Gruppe nicht mehr am Q&A-Prozess teilnehmen soll.

E-Mails

Wie oft sollen Benutzer benachrichtigt werden, wenn es neue Q&A-Aktivitäten gibt?

• Aufgaben-E-Mails: Sofortige Benachrichtigungen, wenn Benutzer eine neue Aufgabe erhalten oder eine Aktion bei einer Frage durchgeführt wurde.
• Digest-E-Mails: Zusammenfassungen relevanter Q&A-Aktivitäten, standardmäßig stündlich gesendet.

Sie können die Häufigkeit für jede Gruppe anpassen oder Benachrichtigungen ganz deaktivieren. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf Absenden. Q&A ist jetzt eingerichtet.

Die Fragengruppe – Fragen stellen

Einzelne Frage stellen

• Klicken Sie im Q&A-Tab auf Hinzufügen.
• Geben Sie einen Titel ein, optional eine Beschreibung und verlinken Sie ein Dokument oder Ordner.
• Wählen Sie eine Kategorie und Priorität.
  • Fragenautor (QA): Frage als Entwurf speichern
  • Fragenkoordinator (QC): Frage absenden

Falls kein QC vorhanden ist, kann ein QA die Frage direkt einreichen. Sobald die Frage eingereicht ist, kann sie nicht mehr zurückgezogen werden.

Über Dokumente fragen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument oder Ordner → „Frage hinzufügen“. Die Frage ist mit dem Objekt verknüpft.

Fragen importieren

Fragen können per Excel-Tabelle gesammelt und importiert werden.

Nützlich bei großen Mengen oder externen Gruppen ohne Firmex-Zugang.

Import über die Schaltfläche „Importieren“ im Q&A-Tab.

Ein AC kann Fragen im Namen der Gruppe importieren.

Fragen filtern

Alle Fragen und Antworten erscheinen im mittleren Bereich der Q&A-Seite.
Links gibt es Filter-Voreinstellungen für:

• Entwürfe
• Offene Fragen
• Beantwortete Fragen

Nutzen Sie Dropdowns oder „Filter zurücksetzen“, um alles anzuzeigen.

Farbcodierung nach Wartezeit:

• Schwarz = < 3 Tage
• Orange = 3–4 Tage
• Rot = > 4 Tage
• „Öffentlich“ = Antwort für alle Gruppen sichtbar

Die Antwortgruppe – Fragen beantworten

Alle eingereichten Fragen werden an den oder die Antwortkoordinator(en) (ACs) weitergeleitet.

Die Q&A-Oberfläche dient als:

• Werkzeug zum Beantworten von Fragen
• Möglichkeit zur Zuweisung von Fragen an Experten
• Reporting-Tool, um eingereichte und beantwortete Fragen zu prüfen
  

Fragen filtern

• Klicken Sie auf den Filter „Neue Fragen“ auf der linken Seite, um dringende Fragen anzuzeigen
• Nutzen Sie die Spaltenüberschriften, um nach Priorität, Datum oder Fragegruppe zu filtern
• Der Filter „In Bearbeitung“ zeigt aktuell zugewiesene Fragen
• „Zur Freigabe/Abgabe“ zeigt Fragen, die von Experten beantwortet, aber noch nicht eingereicht wurden
• Falls eine Genehmigerrolle existiert, enthält „Zur Freigabe“ alle Antworten, die genehmigt werden müssen

Um alle Fragen und Antworten anzuzeigen, klicken Sie auf „Filter zurücksetzen“

Eine Frage beantworten

• Klicken Sie auf den Fragetitel, um sie zu öffnen
• Oben: die gestellte Frage
• Rechte Seite: zusätzliche Informationen (wer sie gestellt hat, Einreichdatum, Priorität usw.)
  Bei anonymen Fragen ist der Name des Verfassers ausgeblendet
• Sie können Priorität oder Kategorie anpassen
• Aktivitätsverlauf unten zeigt interne Kommunikation (nur sichtbar für die Antwortgruppe)

Optionen für den AC:

• Antwort direkt eingeben
• Dokumente oder Ordner verlinken (Registerkarte „Dokumente“) oder neue Dateien hochladen
• Mit dem Kontrollkästchen können Sie auswählen, ob die Antwort an alle Gruppen gesendet wird
• Zum Zuweisen an einen Experten klicken Sie auf „Zuweisen“, wähle den Expertennamen aus → sofortige E-Mail-Benachrichtigung
• Weitere Personen können über CC hinzugefügt werden (keine Aktion erforderlich)

Die Rolle des „Experten“

Als eingeloggter Experte sieht man zwei Filter:

• „Mir zugewiesen“: direkt zugewiesene Fragen
• „In Bearbeitung“: nicht direkt zugewiesene, aber sichtbare Fragen

Frage beantworten als Experte:

• Klicken Sie auf den Fragetitel
• Der Experte hat die gleichen Funktionen wie der AC, mit einer Ausnahme:
  • Er kann eine Antwort nur vorschlagen
  • Die Antwort wird an den AC zurückgegeben, nicht direkt gesendet

Sobald der Experte eine Antwort zurückgibt, erscheint diese beim AC als „Vorgeschlagene Antwort“

Rückgabe der Frage an die Fragengruppe

• Klicken Sie auf das Antwortfeld
• Der Fragenkoordinator (QC) kann:
  • eine eigene Antwort schreiben oder
  • auf die Antwort des Experten Bezug nehmen (Zitatfunktion), sie bearbeiten und absenden

Wenn die Antwort öffentlich übermittelt wird, werden keine Identitätsinformationen der ursprünglichen Fragestellergruppe angezeigt.

Empfang von Antworten

Benutzer aus der Fragengruppe erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald ihre Frage beantwortet wurde. Die Antwort erscheint auch in der Q&A-Registerkarte.

Frage erneut öffnen

Eine bereits beantwortete Frage kann wieder geöffnet werden – z. B. zur Klarstellung oder um weitere Details zu erfragen, während der ursprüngliche Verlauf erhalten bleibt.

Diese Funktion ist ausschließlich für den Fragenkoordinator (QC) verfügbar.
Sehen Sie dazu den Anleitung: Q&A – Fragenkoordinator.

So öffnest Sie eine Frage erneut:

1. Gehen Sie zur Q&A-Registerkarte
2. Wählen Sie die entsprechende Antwort
3. Klicken Sie auf „Erneut öffnen“

Im Aktivitätsverlauf finden Sie eine zeitgestempelte Historie des gesamten Austauschs – für vollständigen Kontext.

Wichtig: Öffentlich beantwortete Fragen können nicht erneut geöffnet werden.

Beenden von Q&A

Um Q&A zu beenden:

1. Gehen Sie zur Registerkarte Q&A-Einstellungen
2. Wechseln Sie zu Schritt 4
3. Setzen Sie den Status jeder Käufergruppe auf:
   • Inaktiv → Die Q&A-Registerkarte wird ausgeblendet, E-Mails gestoppt
   • Nur-Lesen → Benutzer können weiterhin bestehende Fragen und Antworten sehen, aber keine neuen Fragen stellen

Berichte

Der Antwortkoordinator (AC) hat Zugriff auf die Registerkarte „Q&A-Berichte“.
Die Berichte sind wie folgt aufgebaut:

1. Erste zwei Berichte: Wer zeigt das meiste Interesse am Deal (d. h. wer stellt Fragen)?
2. Mittlere zwei Berichte: Welche Themen interessieren die Käufergruppen am meisten?
3. Letzte zwei Berichte: Wie effizient funktioniert der Q&A-Prozess?
   Z. B.: Werden alle Fragen immer nur an denselben Experten weitergeleitet?

📥 Laden Sie das komplette Q&A-Spickzettel-Dokument herunter mit Infos zu Rollen, Fragenfluss, Sichtbarkeit, Benachrichtigungen u. v. m.:
QA-Info-Blatt

Häufig gestellte Fragen

Mit Firmex Q&A können Sie große Mengen an Fragen zu Ihrem Deal ganz einfach über Ihre bestehende Firmex-Oberfläche verwalten, weiterleiten und beantworten.

Nachfolgend finden Sie die häufigsten Fragen im Zusammenhang mit Q&A:

Benutzer

F: Wie viele Fragegruppen kann ich haben?
A: So viele wie Sie benötigen – es gibt keine Begrenzung.

F: Muss ich sowohl einen Fragenkoordinator als auch einen Fragenautor in einer Fragegruppe haben, oder reicht einer aus?
A: Wenn Sie einen Filter für eingehende Fragen einrichten möchten, weisen Sie einer Person die Rolle des Fragenkoordinators zu. Diese Person kann alle Fragen überprüfen, bevor sie eingereicht werden.

Fragen und Antworten

F: Wie viele Fragen kann eine Gruppe einreichen?
A: Fragegruppen können so viele Fragen einreichen, wie sie benötigen. In Firmex gibt es kein Limit. Projektadministratoren können jedoch Richtlinien oder Hinweise für Fragesteller in Q&A-Einstellungen > Optionen festlegen. Zum Beispiel: „Bitte reichen Sie nicht mehr als 5 hoch priorisierte Fragen pro Tag ein.“
Wenn Sie viele Fragen haben, ziehen Sie in Betracht, sie mithilfe der bereitgestellten Excel-Vorlage zu importieren.

F: Kann eine Antwort nach dem Absenden überarbeitet werden?
A: Ja. Ein Antwortkoordinator kann eine bereits eingereichte Antwort überarbeiten. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte Q&A, suchen Sie die eingereichte Antwort, bewegen Sie den Mauszeiger darüber, klicken Sie auf das Dropdown-Menü der Antwort und wählen Sie Antwort aktualisieren. Aktualisieren Sie die Antwort und klicken Sie auf Senden. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird verschickt, in der sowohl die ursprüngliche als auch die überarbeitete Antwort angezeigt werden.
Auf der Seite der Fragegruppe wird in der Registerkarte Q&A nur die überarbeitete Antwort angezeigt. Für den Antwortkoordinator werden sowohl die überarbeitete Antwort als auch die ursprüngliche Frage im Bereich Aktivität angezeigt.

F: Kann eine öffentlich beantwortete Frage zurückgezogen werden?
A: Eine öffentlich beantwortete Frage kann aus der Registerkarte Q&A der Fragegruppe entfernt werden. Der E-Mail-Verlauf mit der ursprünglichen Antwort kann jedoch nicht zurückgezogen werden. Um eine öffentliche Antwort zurückzuziehen, aktualisieren Sie die Antwort über das Dropdown-Menü. Senden Sie die Antwort erneut und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Antwort an alle Fragegruppen senden. Die Antwort wird aus allen Gruppen entfernt, außer aus derjenigen, die die Frage ursprünglich gestellt hat.

F: Wie kann ich besser mit Fragen umgehen, die zu langsam beantwortet werden?
A: Fragen, die länger als X Stunden unbeantwortet bleiben, erscheinen mit gelber, dann oranger und schließlich roter Einfärbung in der Fragenliste, je älter sie werden.
Sie können Fragen auch nach Eingabedatum oder Priorität sortieren, dann eine Gruppe zugewiesener Fragen auswählen und im Menü Erinnerung senden auswählen, um Ihre Experten zum Fertigstellen ihrer Antworten anzuregen.
Unter Q&A-Berichte > Zugewiesene Fragen können Sie außerdem sehen, welchen Benutzern die meisten Fragen zugewiesen wurden – und diese gegebenenfalls an weniger ausgelastete Experten weiterleiten.

F: Ich bin in einer Fragegruppe. Warum gibt es doppelte Fragenummern (z. B. zwei Fragen mit der Nummer 1)?
A: Eine Antwort aus einer anderen Fragegruppe wurde öffentlich gemacht und hat eine bestehende Fragenummer dupliziert.

F: Können Fragegruppen sehen, was im Aktivitätsverlauf einer Frage passiert ist?
A: Nein. Fragegruppen sehen nur die endgültige Antwort.

Wiedergeöffnete Fragen

F: Kann eine Frage erneut geöffnet werden, nachdem sie beantwortet wurde?
A: Ja. Eine Frage kann vom Fragegruppe erneut geöffnet werden, nachdem sie beantwortet wurde. Dies wird in der Regel verwendet, um den Kontext der ursprünglichen Frage zu klären, während die ursprüngliche Formulierung erhalten bleibt. Sowohl die Frage- als auch die Antwortgruppe sehen den gesamten Verlauf der Fragen und Antworten.

F: Wie erkenne ich, ob eine Frage wieder geöffnet wurde?
A: Das Wort „Wieder geöffnet“ erscheint neben dem Betreff der ursprünglichen Frage und zeigt der Antwortgruppe an, dass die Frage erneut geöffnet wurde. Die erneut geöffnete Frage wird im selben Ablauf wie die ursprüngliche Frage behandelt.

F: Kann eine öffentliche Antwort erneut geöffnet werden?
A: Nein. Öffentliche Fragen und Antworten können nicht wieder geöffnet werden.

F: Kann eine Frage mehrfach wieder geöffnet werden?
A: Ja. Eine Frage kann mehrfach erneut geöffnet werden. Jede eingereichte Frage darf bis zu 2400 Zeichen enthalten.

F: Wer kann Fragen erneut öffnen?
A: Der Fragenkoordinator (oder, wenn keiner vorhanden ist, jeder Fragenautor) hat die Option Frage erneut öffnen, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Die Antwort ist nicht öffentlich
  
• Der Status der Frage ist Antwort eingereicht
• Der Fragetext hat noch mindestens 250 verfügbare Zeichen
  

F: Wie kann ich verhindern, dass Benutzer eine Frage erneut öffnen?
A: Es ist nicht möglich, Benutzer daran zu hindern, eine Frage erneut zu öffnen, da sie genauso gut eine neue Frage erstellen könnten. Um zu verhindern, dass Benutzer der Käufergruppe antworten, muss diese auf Inaktiv oder Nur lesen gesetzt werden.

F: Wie werden wiedergeöffnete Fragen in den Q&A-Berichten berücksichtigt?
A: Wiedergeöffnete Fragen erscheinen in den Berichten Antwort in Bearbeitung und Aktivste Gruppe. Beim Wiederöffnen werden sie als Eingereichte Fragen gezählt und folgen weiterhin dem bestehenden Ablauf.

F: Kann ich als Mitglied der Fragegruppe Details zur Antwortseite im Aktivitätsverlauf sehen?
A: Nein. Namen und Rollen der Benutzer der Antwortgruppe werden im Aktivitätsverlauf der Fragegruppe nicht angezeigt. Die einzigen angezeigten Informationen zu eingereichten Fragen sind der Status der Antwort (Eingereicht) sowie Datum und Uhrzeit der Einreichung.

Sonstiges

F: Ich bin in einer Fragegruppe und kann die Registerkarte Q&A nicht sehen.
A: Der Status Ihrer Q&A-Gruppe ist Inaktiv. Bitte wenden Sie sich an den Projektadministrator.

F: Ich muss die Identität der Fragegruppen vollständig geheim halten – auch vor meinen Experten und Genehmigern. Was kann ich tun?
A: Standardmäßig sehen Q&A-Experten und Genehmiger den Namen oder das Unternehmen von Mitgliedern der Fragegruppen nicht (es sei denn, sie sind Projektadministratoren oder -manager mit Zugriff auf die Benutzerliste).
Um eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen, verwenden Sie Codenamen für jede Fragegruppe und aktivieren Sie in Q&A-Einstellungen > Optionen die Option Details des Fragestellers für den Antwortkoordinator ausblenden.

Kategorien

F: Q&A wurde für mein Projekt eingerichtet. Ich füge jetzt ein neues Verzeichnis hinzu. Wird es als Q&A-Kategorie angezeigt?

A: Wenn ein Verzeichnis nach der Q&A-Einrichtung erstellt wird, erscheint es nicht automatisch als auswählbare Kategorie beim Erstellen einer Frage. Es muss manuell über die Registerkarte Q&A-Einstellungen hinzugefügt werden.

Berichte

F: Kann ich sehen, zu welchen Dokumenten meine Benutzer Fragen gestellt haben?
A: Gehen Sie zur Registerkarte Q&A, klicken Sie auf Spalten ein-/ausblenden und aktivieren Sie die Spalte Dokumentreferenz. Diese zeigt Dokumente und Ordner an, die mit einer Frage verknüpft sind. Sie können die Liste sortieren und exportieren.

F: Kann ich nachverfolgen, wer Fragen beantwortet? Wie viele offene Fragen hat jemand noch?
A: Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies zu verfolgen.
Wenn Sie der Antwortkoordinator sind, klicken Sie in der Registerkarte Q&A auf den Filter In Bearbeitung. Dort sehen Sie eine Liste aller offenen Fragen. Scrollen Sie nach rechts zur Spalte Zugewiesen an, um zu sehen, wer welche Fragen beantwortet. Sie können den Bericht exportieren, um die Anzahl der Fragen pro Benutzer zu sehen.

Zusätzlich zeigen die Berichte Q&A-Berichte > Antworten in Bearbeitung und Zugewiesene Fragen, wem Fragen zugewiesen wurden und wie viele noch offen sind.

Verschiedenes

F: Wie beende ich Q&A? Der Q&A-Zeitraum meines Projekts ist abgeschlossen. Wie kann ich verhindern, dass Käufergruppen Fragen stellen?
A: Beenden Sie Q&A, indem Sie den Status der Käufergruppen auf Inaktiv oder Nur Lesen setzen. Dies kann unter Q&A-Einstellungen > Gruppeneinstellungen vorgenommen werden. Inaktiv blendet die Q&A-Registerkarte für die Gruppe aus und stoppt alle E-Mails. "Nur Lesen" verhindert neue Fragen, zeigt aber bestehende Fragen an und erlaubt es, offene Fragen zu beantworten.

F: Kann ich erkennen, ob ein Dokument Fragen oder Antworten enthält?
A: Ja. In der Dokumentenansicht erscheint ein Sprechblasen-Symbol, wenn ein Dokument mit einer Frage oder Antwort verknüpft ist.

F: Wenn ein Benutzer keinen Zugriff auf ein Dokument hat, das in einer Frage oder Antwort erwähnt wird, kann er es trotzdem sehen?
A: Nein. Die Dokumentenberechtigungen bleiben unverändert. Das Dokument wird dem Benutzer als "Eingeschränkt" angezeigt.

F: Ich muss die Identität der Fragegruppen auch vor meinen Experten und Genehmigern geheim halten. Was kann ich tun?
A: Standardmäßig sehen Experten und Genehmiger keine Namen oder Unternehmen von Fragegruppenmitgliedern (außer sie sind Projektadministratoren). Zusätzliche Sicherheit erhalten Sie, indem Sie Codenamen für Gruppen verwenden und in Q&A-Einstellungen > Optionen die Option "Fragesteller für Antwortkoordinator ausblenden" aktivieren.

F: Ich bin in einer Fragegruppe und sehe die Q&A-Registerkarte nicht.
A: Ihr Gruppenstatus ist Inaktiv. Bitte wenden Sie sich an den Projektadministrator.

F: Kann ich den Q&A-Setup-Assistenten erneut verwenden, wenn ich die falsche Vorlage gewählt habe?
A: Nein. Der Setup-Assistent kann nur einmal verwendet werden. Sie können jedoch jederzeit alle Einstellungen manuell ändern, z. B. nachträglich einen Genehmiger hinzufügen.

F: Ich bin in einer Fragegruppe und kann keine Fragen mehr stellen. Früher konnte ich das.
A: Ihr Gruppenstatus ist Nur Lesen. Sie können bestehende Fragen sehen und Antworten empfangen, aber keine neuen Fragen stellen.

F: Was passiert, wenn ein potenzieller Bieter das Q&A-Tool nicht verwenden möchte?
A: Lassen Sie den Bieter seine Fragen über die bereitgestellte Excel-Vorlage einreichen. Ein Antwortkoordinator kann sie importieren, Antworten erstellen und genehmigen, dann exportieren und zurücksenden.

F: Wie viele Dokumente werden in der Spalte Dokumentreferenz angezeigt? Zeigt sie auch Ordner an?
A: Die Spalte zeigt entweder das erste verknA: Die Spalte zeigt entweder das erste verkn\u00fpfte Dokument oder den Ordner an.

F: Wer kann Q&A für mein Projekt aktivieren?
A: Projektadministratoren und Projektmanager können Q&A aktivieren.

Fragen & Antworten

F: Kann ich in alten Fragen suchen?
A: Ja. Klicken Sie in der Q&A-Registerkarte auf "Filter zurücksetzen", um alle Fragen und Antworten anzuzeigen.

F: Wie viele Fragen kann eine Gruppe stellen?
A: So viele wie nötig. Es gibt kein Limit. Projektadministratoren können jedoch Richtlinien in Q&A-Einstellungen > Optionen definieren (z. B.: "Maximal 5 Fragen mit hoher Priorität pro Tag"). Viele Fragen können über die Excel-Vorlage importiert werden.

F: Kann ein Fragenkoordinator eine Frage als Entwurf speichern?
A: Nein. Nur ein Fragenautor kann Fragen als Entwurf speichern.

F: Wird ein Fragenkoordinator per E-Mail benachrichtigt, wenn ein Fragenautor einen Entwurf erstellt?
A: Ja. Eine Aufgaben-E-Mail wird versendet, und der Entwurf erscheint in der Zusammenfassungs-E-Mail und unter der Voreinstellung "Entwürfe".

F: Wird ein Antwortkoordinator benachrichtigt, wenn ein Experte eine Antwort als Entwurf speichert?
A: Nein. Es wird keine Aufgaben-E-Mail gesendet, aber der Entwurf erscheint im Digest und unter der Voreinstellung "Entwürfe".

F: Warum sehe ich keine "Genehmigen"- oder "Ablehnen"-Option?
A: Ihnen fehlen die entsprechenden Genehmigungsrechte.

F: Wie kann ich als AC alle gestellten Fragen sehen?
A: Aktivieren Sie in der Statusauswahl die Optionen "Frageentwurf", "Eingereichte Frage" und "Zugewiesene Frage", oder klicken Sie auf "Filter zurücksetzen".

F: Ich bin AC und weiß, dass es Entwürfe gibt, aber ich sehe sie nicht.
A: ACs sehen nur Entwürfe von anderen ACs. Nur der QC sieht Entwürfe seines eigenen Gruppenmitglieds.

F: Kann ich nach einem bestimmten Wort in einer Frage oder Antwort suchen?
A: Ja. Zeigen Sie alle Fragen und Antworten an (Filter zurücksetzen) und verwenden Sie dann Ergebnisse filtern oben rechts.

F: Wie viele Fragegruppen kann ich haben?
A: So viele wie Sie benötigen – unbegrenzt.

F: Können Fragegruppen die Aktivität einer Frage sehen?
A: Nein. Nur die finale Antwort ist sichtbar.

F: Kann ich eine Frage ablehnen, wenn sie bereits beantwortet wurde?
A: QCs können entscheiden, eine doppelte Frage nicht einzureichen. ACs können eine neue Frage mit dem Hinweis "Diese Frage ist ein Duplikat von Frage 24" beantworten.

F: Kann ich ein neues Dokument an eine Frage oder Antwort anhängen?
A: Ja. Bestehende oder neue Dokumente können verlinkt oder angehängt werden. Diese können sofort oder nach Antwortfreigabe angezeigt werden.

F: Kann ich eine Frage zurückziehen?
A: Derzeit können QCs keine Fragen zurückziehen. Bitten Sie einen AC, die Frage zu archivieren.

F: Was wird bei "Gefilterte Ergebnisse exportieren" exportiert?
A: Die Ergebnisse gemäß dem linken Schnellfilter und der Textsuche oben rechts.

F: Werden bei öffentlichen Antworten alle Benutzer die Frage sehen?
A: Ja. Der Name und das Unternehmen des Fragestellers werden jedoch nicht angezeigt.

F: Kann ein Genehmiger eine Antwort bearbeiten?
A: Nein. Nur genehmigen oder ablehnen. Im Ablehnungsfall kann der AC die Antwort bearbeiten.

F: Ich bin in einer Fragegruppe. Warum gibt es doppelte Fragennummern?
A: Eine Antwort aus einer anderen Gruppe wurde öffentlich gemacht und hat eine bestehende Nummer dupliziert.

F: Ich bin AC. Warum sehe ich Fragen mit Bezeichnungen wie A-1, B-4, etc.?
A: Jede Gruppe beginnt bei Frage 1. Firmex fügt Buchstaben hinzu, um sie zu unterscheiden. Diese Buchstaben sind nur für das Antwortteam sichtbar.

F: Wer kann Fragen löschen?
A: Nur Entwürfe auf der Frageseite. Eingereichte Fragen können nicht gelöscht werden. ACs können Fragen über das Dropdown-Menü Archivieren.

F: Ein Fragenautor hat eine Frage entworfen. Der QC hat sie eingereicht. Wessen Name erscheint?
A: Der Name des Fragenautors.

F: Wie kann ich besser mit langsam beantworteten Fragen umgehen?
A: Fragen werden farblich markiert: nach 24h gelb, dann orange, dann rot. Sortieren Sie nach Datum oder Priorität und senden Sie Erinnerungen. Unter Q&A-Berichte > Zugewiesene Fragen können Sie überlastete Benutzer identifizieren und Aufgaben neu zuweisen.

F: Was ist eine archivierte Frage?
A: Archivierte Fragen sind für Fragesteller und andere ACs unsichtbar. Typisch, wenn Gruppen nicht mehr teilnehmen.

F: Wie werden mehr als 20 Fragen angezeigt?
A: Es werden 20 Fragen gleichzeitig angezeigt. Beim Scrollen werden weitere geladen. Sie können Filter links und die Suche oben rechts verwenden.

F: Was ist der Unterschied zwischen einer Entwurfsantwort und einer vorgeschlagenen Antwort?
A: Eine Entwurfsantwort wurde von einem Experten erstellt und eingereicht. Eine vorgeschlagene Antwort wartet auf Genehmigung durch einen Genehmiger (nur wenn dieser vorhanden ist).

F: Ich sehe keine Fragen/Antworten unter "Zur Genehmigung/Einreichung".
A: Diese erscheinen nur, wenn Sie die Rolle Genehmiger haben. Ohne diese Rolle bleibt die Frage In Bearbeitung.

F: Benötige ich sowohl einen Fragenkoordinator als auch einen Fragenautor in einer Fragegruppe, oder reicht einer aus?
A: Wenn Sie einen zentralen "Filter" für eingehende Fragen haben möchten, weisen Sie eine Person als Fragenkoordinator zu. Diese Person kann alle Fragen vor der Einreichung überprüfen.

F: Was passiert, wenn ich keinen Fragenkoordinator habe, sondern nur einen Fragenautor?
A: Die Berechtigungen des Fragenautors werden automatisch auf die eines Fragenkoordinators erweitert. Das heißt, er kann Fragen einreichen. Ohne QC kann der Fragenautor jedoch keine Entwürfe speichern, sondern nur direkt einreichen.

F: Kann ich mehrere Fragen- oder Antwortkoordinatoren haben?
A: Ja. Mehrere QCs oder ACs haben die gleichen Rechte und können dieselben Aktionen ausführen – nützlich, wenn jemand abwesend ist.

F: Brauche ich überhaupt einen Fragenkoordinator? Was passiert, wenn alle Benutzer Fragenautoren sind?
A: Wenn kein Fragenkoordinator vorhanden ist, kann der Fragenautor Fragen einreichen und die Aufgaben übernehmen, die normalerweise dem Koordinator zugewiesen sind.

E-Mails

F: Wann werden E-Mails versendet? Welche E-Mails werden sofort verschickt, welche im Digest?
A: Es gibt zwei Arten von E-Mails: Aufgaben-E-Mails und Digest-E-Mails.
Aufgaben-E-Mails werden sofort nach einem Ereignis versendet (z. B. wenn eine neue Frage eingereicht wird).
Digest-E-Mails werden stündlich oder täglich versendet, je nachdem, wie die Benachrichtigungshäufigkeit in den Q&A-Einstellungen festgelegt ist. Digest-E-Mails enthalten max. 3 Ereignisse und einen Link für weitere Inhalte.

Hinweis: Q&A-E-Mails werden nur versendet, wenn der Datenraum den Status Online hat und die Fragegruppe Aktiv oder Nur Lesen ist.

F: In meinem Projekt ist die Benachrichtigung über Dokumentaktivitäten deaktiviert. Werden trotzdem Q&A-E-Mails gesendet?
A: Ja.

F: Wann werden die täglichen Digest-E-Mails verschickt?
A: Ungefähr um 9:00 Uhr Eastern Time.

F: Können Q&A-E-Mails deaktiviert werden?
A: Ja. Projektadministratoren oder Projektmanager können Aufgaben- und Digest-E-Mails in den Q&A-Einstellungen > Gruppeneinstellungen deaktivieren.
Dort lassen sich Aufgaben-E-Mails auf Sofort oder Keine und Digest-E-Mails auf Täglich, Stündlich oder Keine setzen.