Dokumentversionen

Übersicht

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Das Verwalten von Versionen in Firmex ist eine hervorragende Möglichkeit zur Zusammenarbeit, während gleichzeitig ein vollständiger Prüfpfad des Informationsaustauschs zwischen internen und externen Nutzern gewährleistet wird. Vertragsverhandlungen, Abschluss von Transaktionen, Bereitstellung historischer Aufzeichnungen für Investorenberichte oder Protokolle von Vorstandssitzungen, Vorbereitung auf Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen sowie die Nachverfolgung und Weitergabe von Unternehmensrichtlinien sind nur einige Beispiele.

Um die Zusammenarbeit zu erleichtern, bietet Firmex die Möglichkeit, mehrere Versionen von Dokumenten in Ihren Projekten zu speichern und zu verwalten. Jedes Dokument hat mindestens eine Version. Benutzer, die ein Dokument anzeigen oder herunterladen, greifen immer auf die aktuellste Version zu – die sogenannte Aktuelle Version.

In der Dokumentenliste kann eine Spalte Versionen angezeigt werden. Ein Projektadministrator muss diese Spalte unter Projekteinstellungen > Optionen aktivieren, damit Benutzer sie ein- oder ausblenden können.

Dokumente können eine unbegrenzte Anzahl an Versionen haben. Versionen werden automatisch in der Reihenfolge ihres Hochladens nummeriert: v1, v2, v3 usw. Dokumente können auch Versionen mit unterschiedlichen Dateiformaten enthalten. Um Unterschiede erkennbar zu machen, kann jede Version optional einen eigenen Inhaltsstatus und eigene Notizen haben. Der Inhaltsstatus der aktuellen Version ist identisch mit dem des Dokuments.

FAQ – Hochladen, Herunterladen und Verwalten von Versionen

F: Ich sehe die Versionsspalte in meiner Dokumentenliste nicht.
A: Ein Projektadministrator muss die Spalte Versionen unter Projekteinstellungen > Optionen > Spaltenanzeige aktivieren. Danach müssen Sie als Benutzer die Spalte manuell einblenden. Diese Einstellung wird für zukünftige Sitzungen gespeichert.

So zeigen Sie die Versionsspalte an:

• Klicken Sie in der Dokumentenansicht auf Spalten anzeigen/ausblenden und aktivieren Sie Versionen, oder
  

• Wählen Sie ein Dokument über das Kontrollkästchen aus, klicken Sie auf Dokumente verwalten, und wählen Sie Versionen anzeigen.
  

F: Wie werden Versionen nummeriert? Was passiert, wenn ich eine Version lösche?
A: Die Nummerierung erfolgt automatisch (z. B. v1, v2, v3). Beim Löschen bleibt eine Lücke in der Nummerierung – es erfolgt keine neue Nummerierung.

F: Was passiert mit den Versionen, wenn ich ein Dokument umbenenne?
A: Die Umbenennung wirkt sich nicht auf die Namen der Versionen aus. Der Name der zuerst hochgeladenen Datei (Version 1) bleibt als ursprünglicher Dateiname erhalten.

F: Was passiert beim Kopieren oder Verschieben von Dokumenten?
A: Innerhalb eines Projekts werden alle Versionen eines Dokuments mitverschoben oder mitkopiert. Gibt es im Zielordner bereits eine Datei mit demselben Namen und Format, wird das kopierte Dokument automatisch umbenannt (z. B. abc (1).doc). Beim Kopieren in ein anderes Projekt wird nur die aktuelle Version übertragen.

Berechtigungen

F: Welche Benutzer können Versionen anzeigen, hinzufügen oder verwalten?
A:

• Inhaltsbetrachter: sehen nur die aktuelle Version.
  

• Inhaltsmitwirkende oder höher:  können Versionen sehen und neue Versionen hinzufügen.
  

• Inhalts Manager/Admin: dürfen Versionen löschen.
  

F: Wie funktionieren Dokumentenschutzoptionen mit Versionen?
A: Die Schutzoptionen gelten entsprechend dem Dateityp der aktuellen Version. Z. B. kann Firmex keine ZIP-Dateien mit Wasserzeichen versehen.

F: Kann ein Benutzer Versionen anzeigen, aber keine neuen hochladen?
A: Nein. Wer Versionen sehen kann, darf auch neue hinzufügen (ab Mitwirkenden).

F: Kann ich eine Version bearbeiten oder ersetzen?
A: Sie können Status und Notizen ändern, aber nicht den Namen ändern oder ersetzen.

F: Gibt es ein „Check-in/Check-out“-System?
A: Nein. Als Alternative kann der Admin das Dokument offline nehmen oder Berechtigungen vorübergehend ändern.

Weitere Fragen

F: Werden E-Mails bei neuen Versionen versendet?
A: Ja, abhängig von den Benutzerberechtigungen. Inhaltsmitwirkende erhalten keine Benachrichtigungen.

F: Kann ich den Inhaltsstatus einzelner Versionen ändern?
A: Ja. Der Status der aktuellen Version entspricht dem des Dokuments. Änderungen wirken sich auf beide aus.

F: Ändern sich Berichte mit Versionen?
A: Ja, Berichte enthalten jetzt eine zusätzliche Spalte mit der Versionsnummer.

F: Kann ich eine bestimmte Version offline nehmen oder einen Link teilen?
A: Nein. Diese Funktionen gelten nur für das gesamte Dokument, nicht für einzelne Versionen.