Dieser Artikel richtet sich an Projektmitwirkende, Manager oder Administratoren.
Dieses Video enthält Tipps und Tricks zur Verwaltung Ihrer Dokumente und Ordner:
- Verschieben und Kopieren
- Umbenennen
- Vertrauliche Informationen ausblenden
- Berichte & Listen
- Dokumentversionen
Um dieses Video mit deutschen Untertiteln anzusehen, wählen Sie „Deutsch“ in den Untertiteloptionen aus.
Verschieben und Kopieren
Drag & Drop: Ordner und Dokumente können einfach durch Ziehen und Ablegen innerhalb Ihres Projekts verschoben, kopiert oder neu angeordnet werden. Um Dokumente per Drag & Drop zu verschieben, wählen Sie die „Bearbeitungsgriffe“ – die sechs Punkte links neben dem Dokumentnamen. Nach jedem Vorgang erscheint ein Bestätigungsfenster zum Speichern des Verschiebens oder Kopierens.
Menüfunktionen „Verschieben“ und „Kopieren“: Alternativ können Sie per Rechtsklick auf ein Dokument oder einen Ordner das Menü „Verschieben“ oder „Kopieren“ öffnen. Diese Methoden ermöglichen es, Dokumente projektintern oder projektübergreifend zu verschieben oder zu kopieren.
Informationen darüber, wie Benutzer über kopierte Dokumente benachrichtigt werden, finden Sie im FAQ dieses Artikels: Dokumente und Ordner verschieben, kopieren und neu anordnen
Umbenennen, Ersetzen oder Aktualisieren
Umbenennen: Um einen Ordner oder ein Dokument umzubenennen, bewegen Sie die Maus darüber und klicken Sie auf das Stiftsymbol. Weitere Details lassen sich über das Dropdown-Menü > Details bearbeiten ändern.
Ersetzen: Wählen Sie im Dropdown-Menü Löschen und bestätigen Sie den Vorgang. Laden Sie anschließend das neue Dokument an derselben Stelle hoch. Falls keine Löschoption angezeigt wird, benötigen Sie entweder eine Berechtigungserweiterung oder die Hilfe eines Administrators.
Aktualisieren: Verwenden Sie die Funktion Version hinzufügen, die hier erklärt wird: Dokumentversionen Weitere Infos zum Zusammenführen von Ordnern finden Sie hier: Smart Upload mit Ordnerzusammenführung
Vertrauliche Informationen ausblenden
Wenn Sie Informationen vor bestimmten Benutzergruppen verbergen möchten, legen Sie diese am besten in ein eigenes Verzeichnis. Erstellen Sie ein neues Verzeichnis über das Dropdown-Menü neben dem Stammordner (oft „Dokumentenaustausch“ genannt). Verwenden Sie dann das Menü Berechtigungen festlegen, um Zugriffe pro Gruppe zu definieren.
Mehr dazu:
Projektlisten
Anleitung zur Erstellung eines Berichts mit allen Ordnern und Dokumenten: Indizes/Verzeichnisse exportieren