Projekt vorbereiten
Unser Support Team hat immer wieder festgestellt: Administratoren, die sich im Voraus auf ihr Projekt vorbereiten, haben in der Regel Datenräume, die von Anfang an korrekt eingerichtet sind – mit weniger Änderungen und Störungen für Gäste.
Wie bereiten Sie Ihr Projekt vor? Besprechen Sie folgende Punkte mit Ihrem Team und Ihrem Firmex-Ansprechpartner:
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Wer lädt Dokumente hoch?
Sie selbst? Dann ordnen Sie die Dokumente auf Ihrem Computer in der Struktur an, in der sie im Datenraum erscheinen sollen (z. B. verschachtelte Ordner).
Jemand anderes? Erstellen Sie einen Container-Ordner, der klar zeigt, wo Daten hochgeladen werden sollen.
Verwenden Sie Google Chrome, Mozilla Firefox oder Microsoft Edge für das Hochladen ganzer Ordner. Internet Explorer und Safari erlauben nur Datei-Uploads. -
Wer soll was sehen dürfen?
Gruppieren Sie die vertraulichen Informationen in einem separaten Hauptordner.
Das vereinfacht das Berechtigungsmanagement – z. B. ein Ordner für allgemeine Unternehmensdokumente und einer für vertrauliche Informationen.
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Wie sollen Dokumente geschützt werden?
Sollen Benutzer die Dokumente auf ihren Computer speichern dürfen oder sollen die Dokumente nur online zugänglich sein? Was ist mit dem Drucken von Dokumenten? Möchten Sie, dass Benutzer Software herunterladen, bevor sie auf ein Dokument zugreifen, oder ist einfacher Zugang entscheidend? -
Benutzerdaten sammeln, um Login-Informationen zu versenden
Erfassen Sie die Vor- und Nachnamen, den Firmennamen, die E-Mail-Adressen und den Standort aller Benutzer – sowohl von Ihrem eigenen Team als auch von externen Gästen.
Nutzen Sie dafür die Benutzerimportvorlage (siehe verwandte Ressourcen unten).
Überlegen Sie dann, welche Berechtigungen jeder Benutzer im Projekt haben soll:
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Nur ansehen
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Dokumente hochladen
Datenraum verwalten
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Was müssen Sie Ihren Gästen mitteilen?
Firmex versendet automatisch Benutzername und Passwort. Überlegen Sie, ob Sie zusätzlich Folgendes bereitstellen möchten:
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Haftungsausschluss oder Geheimhaltungsvereinbarung
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Willkommensnachricht mit Navigationsanleitung
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Tutorial-Videos oder Installationshinweise
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Installationsanleitungen für benötigte Plugins
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Keine Zeit? Wir übernehmen das für Sie.
Unser Professional Services Team unterstützt Sie gerne bei Aufgaben wie:
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Hochladen einer Ordnerstruktur
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Datenimport aus einem anderen Anbieter
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Bereinigung Ihrer Benutzerliste
Kontaktieren Sie uns unter support@firmex.com für Preise und weitere Informationen.
Was Sie erwartet
Onboarding mit Firmex
Nach Vertragsabschluss oder bei einem Testzugang kontaktiert Sie ein Client Services-Vertreter mit:
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einem Einführungsschreiben
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einem Link zur Videoserie
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der Vereinbarung eines Schulungstermins
Das Schulungsgespräch
Der Kunde teilt seinen Bildschirm und steuert Tastatur & Maus.
Das Support Team gibt mündliche Anweisungen zur Bedienung.
In der Regel wird mit echten Projektdaten gearbeitet. Alternativ wird ein Testprojekt verwendet.
Inhalte:
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Projekte, Verzeichnisse, Ordner, Dokumente
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Projekteinstellungen (Name, Kontakte, Disclaimer)
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Dokumente hochladen & verwalten
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Benutzer einladen & Berechtigungen setzen
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Firmex Viewer & Dokumentenschutz
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Berichte & Supportzugang
Rollen & Verantwortlichkeiten
Daten-Upload
Sofern nicht anders im Vertrag des Kunden festgelegt, ist der Kunde für das Hochladen von Daten in den virtuellen Datenraum von Firmex verantwortlich.
Es liegt in der Verantwortung des Kunden, sicherzustellen, dass:
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die Daten am richtigen Ort hochgeladen werden, und
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die Zugriffsrechte korrekt gesetzt sind.
Es wird dringend empfohlen, dass der Kunde vor dem ersten Upload Kontakt mit dem Firmex Client Services (CS) Team aufnimmt, damit dieses ihn begleiten und unterstützen kann. Auch bei späteren Uploads ist der Kontakt sinnvoll, um eine gründliche Kenntnis des Firmex-Systems sicherzustellen – insbesondere in Bezug auf Dokumenten-Upload, Berechtigungen und Sicherheit.
Sofern nicht anders im Vertrag geregelt, darf Support keine Daten auf "Live"-Kundenseiten hochladen, ohne schriftliche Genehmigung durch den Kunden.
Diese Genehmigung muss Quelle, Zielort und Berechtigungen der Daten klar angeben.
Benutzerverwaltung
Sofern nicht anders im Vertrag des Kunden festgelegt, ist der Kunde für die Einrichtung und Einladung von Benutzern in den Firmex-Datenraum verantwortlich.
Der Kunde muss sicherstellen, dass:
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die Benutzerinformationen korrekt eingegeben werden
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die Standardberechtigungen stimmen
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die Einladungen an Benutzer versendet werden
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der Zugang bei Bedarf beendet wird
Sofern nicht anders im Vertrag geregelt, darf Support keine Benutzer hinzufügen, ändern oder deren Berechtigungen anpassen, ohne schriftliche Anweisung des Kunden.
Diese Anweisung muss Folgendes enthalten:
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Namen der hinzuzufügenden, zu entfernenden oder zu ändernden Benutzer
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die zugewiesenen Berechtigungen
Die Genehmigung muss per E-Mail von einem Projektbenutzer mit der Rolle "Administrator" oder von einem Site-Administrator gesendet werden.
Änderung von Firmennamen
Änderungen an den Firmennamen von Benutzern müssen vom Site-Administrator des Kunden vorgenommen werden.Ist dieser nicht verfügbar, kann Support die Änderung mit schriftlicher Zustimmung durchführen. Auch diese Zustimmung muss per E-Mail von einem Projekt- oder Site-Administrator gesendet werden.
Wiederherstellung gelöschter Daten
Der Kunde kann die Wiederherstellung gelöschter Daten (Dokumente, Ordner oder beides) beantragen. Diese Daten werden in den ursprünglichen Speicherort, jedoch im Offline-Status, wiederhergestellt. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Zugriffsrechte zu setzen und die Daten auf Online zu stellen.
Hinweis: Für diesen Service können Gebühren für Professional Services anfallen.