Aperçu
Dans cet article, vous apprendrez certaines des utilisations courantes des statuts, balises et commentaires dans Firmex. Toutes les métadonnées sont situées sur le côté droit de votre écran dans ce qu'on appelle le Panneau d'information (Info Pane), lorsqu'un dossier ou un document est sélectionné.
Statuts
Les Statuts sont des étiquettes codées par couleur qui peuvent être appliquées à la fois aux documents et aux dossiers. Ils sont affichés à côté des documents dans la salle de données ou dans le Panneau d'information pour les dossiers. Les Statuts peuvent être utiles pour indiquer où en est un document dans son étape de révision, ou pour attirer l'attention sur un document ou un dossier.
Il existe des statuts par défaut, mais vous pouvez les personnaliser pour répondre aux besoins de votre projet dans l'onglet Paramètres sous Terminologie.
Balises
Les Balises sont conçues pour aider à naviguer efficacement dans votre salle de données Firmex. Elles sont appliquées aux documents et aux dossiers, tout comme les Statuts, et sont très utiles pour trouver rapidement des éléments. Un document ou un dossier peut avoir plusieurs Balises, contrairement à un seul Statut. Dans l’onglet Recherche, vous pouvez entrer une balise spécifique et tous les documents du projet portant cette balise apparaîtront.
Les Balises peuvent également être utiles pour rassembler tous les documents portant certaines balises en un seul endroit, indépendamment des différents dossiers dans lesquels ils ont été téléchargés.
Commentaires
Les Commentaires permettent de partager des informations avec les groupes de votre projet, et peuvent être ajoutés aux documents ou dossiers. Tous les commentaires sont affichés dans l'ordre chronologique et contiennent le nom de l'auteur et un horodatage.
Les Commentaires permettent également un dialogue avec votre équipe au sujet d’un dossier ou d’un document, similaire à une session de questions-réponses interne. Cette conversation peut être cachée de vos invités si vous le souhaitez (voir image ci-dessous).
Remarques importantes concernant les Commentaires
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Les Commentaires ne déclenchent pas de notifications par mail/courriel.
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Les Commentaires sont destinés à communiquer des informations directement dans le projet; ils ne peuvent être exportés vers un rapport.
Les Balises et les Commentaires peuvent être activés ou désactivés dans l'onglet Paramètres sous Options.