Vue d’ensemble
En règle générale, communiquer avec vos utilisateurs signifie transmettre des instructions ou des notifications, telles que :
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Accès aux documents
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Échéances prochaines du projet
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Instructions d’installation du module
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Prochaines conférences téléphoniques
Il existe plusieurs façons de communiquer avec vos invités dans Firmex :
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Personnaliser le mail/courriel d’invitation
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Publier un message de bienvenue personnalisé
Une communication précoce, en particulier autour des exigences de module, si applicable, permettra à vos utilisateurs d’être mieux informés et de rencontrer moins d’obstacles dans la salle de données.
Vous trouverez ci-dessous des modèles et des instructions pour des mails/courriels d'invitation et messages de bienvenue personnalisés.
Mails/courriels d’invitation
Le mail/courriel d’invitation est le premier message que vos utilisateurs reçoivent de Firmex. Il contient le nom de la salle de données et fournit un lien permettant aux utilisateurs de définir leur mot de passe et d’accéder à la salle. C’est un excellent moyen pour aviser les utilisateurs des instructions ou des exigences logicielles dont ils pourraient avoir besoin.
Vous pouvez personnaliser l’invitation en utilisant du texte brut ou du HTML simple. Copiez et collez le HTML ci-dessous pour indiquer les exigences de module, en fonction des besoins de vos utilisateurs.
Pour tester à quoi ressemble le mail/courriel, cliquez sur l'icône de l’enveloppe à côté de votre nom dans l’onglet Groupes et Utilisateurs, collez le HTML, puis cliquez sur Envoyer l’invitation.
Mail/Courriel d’invitation contenant des vidéos d’introduction à Firmex
<p>Ce courriel contient vos informations d’accès à Firmex, ainsi que deux vidéos utiles pour vous aider à démarrer.</p>
<p><a href="https://firmex.wistia.com/medias/r8u5vubs67">Comment se connecter à la salle de données et consulter les documents</a> et <a href="https://firmex.wistia.com/medias/nb7qukk2z8">comment examiner les documents de manière efficace.</a></p>
Mail/Courriel d’invitation indiquant que le module Seclore est requis
<p>Ce courriel contient vos informations d’accès à [Nom du Projet].</p>
<p>1. Veuillez cliquer <a href="https://content.firmex.com/seclore/liteviewer.exe">ici</a> pour télécharger et installer le module Seclore afin de visualiser les fichiers PDF protégés dans la salle de données.<br/></p>
<p>2. Une fois le module installé, veuillez vous connecter en cliquant sur le bouton Définir le mot de passe contenu dans ce courriel.</p>
<p>3. Vous serez invité à changer votre mot de passe et à accepter les Conditions d'utilisation du fournisseur de la salle de données. Une fois terminé, cliquez sur <strong>« Enregistrer le nouveau mot de passe ».</strong><br /></p>
<p>Merci,</p>
<p>[Nom]</p>
Mail/Courriel d’invitation indiquant qu’aucun module n'est requis
<p>Ce courriel contient vos informations d’accès à [Nom du Projet].</p>
<p>1. Vous serez invité à sélectionner un mot de passe et à accepter les Conditions d'utilisation du fournisseur de la salle de données. Une fois terminé, cliquez sur <strong>« Enregistrer le nouveau mot de passe »</strong><br /></p>
<p>2. Ensuite, vous verrez la page du module logiciel. Vous pouvez cliquer sur <strong>Continuer</strong> puisque vous n’avez pas besoin d’installer le module.<br/></p>
<p>Merci,</p>
<p>[Nom]</p>
Message de bienvenue
Un message de bienvenue figure en haut de votre projet et est visible par tous les utilisateurs du projet. Les utilisateurs peuvent supprimer le message de bienvenue une fois qu’ils l’ont vu. Un message de bienvenue n’a pas de date de début ou de fin, mais vous pouvez le modifier à tout moment.
Pour publier un message de bienvenue :
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Dans votre projet, cliquez sur l’onglet Paramètres.
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Cliquez sur l’onglet Personnalisation.
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Entrez le message de bienvenue dans la zone Message de bienvenue.
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Remarque : Vous pouvez copier et coller du texte enrichi, y compris du texte avec des liens, depuis Microsoft Word dans la zone de texte. Les couleurs et les liens seront conservés.
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Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Ressources associées
- Apparence de la page de connexion et logo du site
- Personnaliser la terminologie de votre projet
- Demander aux utilisateurs de signer une déclaration de non-responsabilité, des conditions d'utilisation ou un accord de confidentialité