Communiquer avec vos utilisateurs consiste souvent à leur transmettre des instructions ou des notifications telles que :
- Accès à des documents
- Échéances de projet à venir
- Instructions pour installer des plug-ins
- Informations sur les appels conférence prévus
Firmex propose plusieurs méthodes efficaces pour cela
- Personnalisation des e-mails d’invitation
- Publication d’un message de bienvenue personnalisé
- Envoi manuel de notifications de documents
Une communication anticipée, en particulier concernant les exigences techniques comme les plug-ins, permet de réduire les obstacles à l’accès et de garantir une expérience fluide dans la dataroom.
Vous trouverez ci-dessous des modèles et instructions pour utiliser les e-mails d’invitation et les messages de bienvenue personnalisés.
E-mails d’invitation
L’e-mail d’invitation est le premier message envoyé aux utilisateurs. Il contient :
- Le nom de la dataroom
- Un lien pour définir leur mot de passe
- L’accès à la plateforme
C’est l’occasion idéale de leur transmettre les instructions essentielles ou les logiciels requis.
Vous pouvez personnaliser cet e-mail en texte brut :
- Dans l’onglet Groupes et utilisateurs, cliquez sur l’icône ✉️ à côté de votre nom
- Saisissez un message personnalisé
- Cliquez sur Envoyer l’invitation pour tester l’apparence
Message de bienvenue
Ce message apparaît en haut de votre projet et est visible par tous les utilisateurs. Une fois consulté, il peut être ignoré, mais il reste modifiable à tout moment.
Pour publier un message de bienvenue :
- Dans votre projet, cliquez sur l’onglet Paramètres
- Puis sur l’onglet Personnalisation
- Saisissez votre message dans la zone Message de bienvenue
- Cliquez sur Enregistrer les modifications
Astuce : Vous pouvez copier-coller du texte enrichi (liens hypertextes, couleurs) directement depuis Microsoft Word. Ces éléments seront conservés.