Ajouter un groupe et définir les autorisations par défaut

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Aperçu

Pour accéder à un projet Firmex et à ses documents, un administrateur de projet doit d'abord configurer et autoriser un groupe, puis inviter ou déplacer des utilisateurs dans ce groupe. Une fois les utilisateurs invités, ils peuvent accéder au projet et à ses documents. Les étapes sont décrites en détail ci-dessous.

Création d'un groupe et définition de ses options

Dans Firmex, cliquez sur Groupes et utilisateurs.
Sur le côté gauche de la page Groupes et utilisateurs, cliquez sur Tous les groupes.
Cliquez sur Ajouter un nouveau groupe.

Étape 1 - Informations sur le groupe

Entrez le nom du groupe dans le champ Nom.
Entrez une description facultative du groupe dans le champ Description.
Pour continuer à l'étape 2, cliquez sur Suivant.

Étape 2 - Autorisations du groupe

Remarque : Lorsqu’un nouveau projet est créé, le téléchargement en masse est activé par défaut pour les groupes Administrateur et Soutien.

Sélectionnez le rôle de projet du groupe dans le menu déroulant Rôle de projet.
Sélectionnez le rôle de contenu par défaut du groupe dans le menu déroulant Rôle de contenu par défaut (en savoir plus).
Sélectionnez les options de protection des documents par défaut du groupe (en savoir plus) en utilisant les cases à cocher de Protection des documents par défaut. Vous pouvez :

Désactiver l'enregistrement
Désactiver l'impression
Imposer un filigrane
Verrouiller à l'ordinateur
Expiration de l'accès

Pour continuer à l'étape 3, cliquez sur Suivant.

Étape 3 - Autorisations d'index de groupe (optionnel)

Remarque : Cette étape n'apparaît que lorsque votre projet contient un répertoire. Si un répertoire n'existe pas encore, cette étape n'apparaîtra pas.

Vous pouvez remplacer le rôle de contenu par défaut du groupe pour aucun, certains ou tous les répertoires de votre projet. Pour remplacer le rôle de contenu par défaut du groupe pour un répertoire, sélectionnez un nouveau rôle de contenu dans le menu déroulant Nouveau rôle de contenu.

Étape 4 - Révision

Examinez les paramètres du groupe, revenez à une étape si une modification est nécessaire, puis cliquez sur Terminer.

Modification des paramètres du groupe

Dans Firmex, cliquez sur Groupes et utilisateurs.
Sur le côté gauche de la page Groupes et utilisateurs, cliquez sur Tous les groupes.
Pour changer le nom ou la description d'un groupe, sur le côté droit de la page Groupes et utilisateurs, passez la souris sur le nom ou la description d'un groupe et cliquez sur l'icône de crayon. Entrez un nouveau nom ou une nouvelle description.
Pour modifier les paramètres d'un groupe, sélectionnez un nouveau paramètre dans les menus déroulants Rôle de projet, Rôle de contenu par défaut et Protection par défaut.

Ajouter des utilisateurs à un groupe

Dans Firmex, cliquez sur Groupes et utilisateurs.
Sur le côté gauche de la page Groupes et utilisateurs, cliquez sur le nom du groupe auquel vous souhaitez ajouter des utilisateurs.
Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.

Étape 1 – Sélectionner les utilisateurs

À cette étape, sélectionnez les utilisateurs à ajouter au groupe. Vous pouvez sélectionner des utilisateurs existants du site, créer de nouveaux utilisateurs ou importer des utilisateurs via une feuille de calcul.

Pour sélectionner des utilisateurs existants
1. Tapez le prénom ou le nom de famille de l'utilisateur dans le champ Rechercher des utilisateurs et entreprises. La grille se mettra à jour en fonction des utilisateurs correspondant aux résultats.
2. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter en utilisant les cases à cocher et cliquez sur la flèche bleue pour ajouter les utilisateurs au groupe. Autrement, vous pouvez glisser et déposer les utilisateurs dans la grille sur le côté droit de l'écran.
Pour créer de nouveaux utilisateurs
1. Cliquez sur Créer nouveau.
2. Entrez les informations requises et cliquez sur la flèche bleue pour ajouter l'utilisateur au groupe.
Pour importer des utilisateurs
1. Cliquez sur Importer.
2. Cliquez sur Télécharger le modèle pour télécharger le modèle d'importation des utilisateurs.
3. Remplissez et enregistrez le modèle, comme indiqué dans la feuille d'Instructions. Remarque : Les colonnes avec un astérisque (*) sont des champs obligatoires.
4. Lorsque la feuille de calcul est remplie, repérez-la, et une fois sélectionnée, cliquez sur la flèche bleue pour importer les utilisateurs dans le groupe.

Étape 2 – Définir les notifications

À cette étape, définissez la fréquence de notification par mail/courriel de l'utilisateur. Les utilisateurs seront notifiés lorsque de nouveaux documents seront téléchargés à la fréquence que vous sélectionnez. Les utilisateurs peuvent ajuster leur propre fréquence de notification par mail/courriel une fois connectés. Ensuite, sélectionnez si l'utilisateur doit recevoir l'accès maintenant ou plus tard, et si l'utilisateur doit recevoir une invitation au projet maintenant ou plus tard.

Définir la fréquence de notification par mail/courriel d'un utilisateur
Sélectionnez la fréquence de notification de nouveaux documents en utilisant l'un des boutons radio, et si applicable, sélectionnez une heure de la journée en utilisant le menu déroulant (par exemple, les mails/courriels à 9 h 00 heure de l’Est est la valeur par défaut).

Remarque : Veillez à régler la fréquence sur Immédiat, car un mail/courriel par document téléchargé sera envoyé à chaque utilisateur. Chacune des autres fréquences enverra un mail/courriel récapitulatif contenant un maximum de 100 documents listés par mail/courriel. Un seul mail/courriel récapitulatif sera envoyé, avec un lien pour « Voir tous les nouveaux documents ».

Accorder l'accès ou inviter un utilisateur
Sélectionnez les cases à cocher si vous souhaitez Accorder l'accès, Envoyer une invitation, ou les deux. Si vous sélectionnez Envoyer une invitation, après la dernière étape, vous aurez l'option de personnaliser et d'envoyer l'invitation aux utilisateurs sélectionnés. Si vous choisissez de ne pas sélectionner Envoyer une invitation, vous pouvez inviter les utilisateurs plus tard.

Étape 3 – Revoir

Revoyez les paramètres de l'utilisateur, retournez à une étape si une modification est nécessaire, et cliquez sur Soumettre pour terminer.

Personnaliser l'invitation et envoyer le mail/courriel

Si vous avez choisi d'inviter les utilisateurs maintenant, vous pouvez personnaliser votre mail/courriel d'invitation. Par défaut, le mail/courriel contient le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'utilisateur, ainsi qu'un lien vers le projet.

Remarque : Si vous invitez plusieurs utilisateurs, leur nom ne s’affichera pas dans le mail/courriel d'invitation.

Accorder l'accès et envoyer une invitation par mail/courriel à un moment ultérieur

Remarque : Envoyer aux utilisateurs une invitation à un projet leur accordera en même temps l'accès.

Dans Firmex, cliquez sur Groupes et utilisateurs.
Sur le côté gauche de la page Groupes et utilisateurs, cliquez sur le nom du groupe contenant les utilisateurs que vous souhaitez inviter. Sinon, cliquez sur Tous les utilisateurs et trouvez les utilisateurs que vous souhaitez inviter.
Cliquez sur l'icône enveloppe à côté de l'utilisateur que vous souhaitez inviter. Autrement, pour inviter plusieurs utilisateurs à la fois, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez inviter en utilisant les cases à cocher et cliquez sur Gérer les utilisateurs > Envoyer des invitations.