Ajouter et inviter des utilisateurs

Ajouter des utilisateurs à un groupe 

Une fois les groupes créés, vous pouvez ajouter des utilisateurs à ces groupes. Les utilisateurs hériteront des autorisations du groupe. Vous pouvez ajouter des utilisateurs à un groupe manuellement (en entrant les détails de l'utilisateur), en important une feuille de calcul d'utilisateurs, ou en déplaçant un utilisateur dans un groupe depuis le groupe des Utilisateurs non attribués.

Consultez notre guide sur la création de Groupes dans Firmex.

Ajouter des utilisateurs à un groupe 

1. Dans Firmex, cliquez sur Groupes et utilisateurs. 
2. Sur le côté gauche de la page Groupes et utilisateurs, cliquez sur le nom du groupe auquel vous souhaitez ajouter des utilisateurs. 
3. Cliquez sur Ajouter des utilisateurs.

Étape 1 – Sélectionner les utilisateurs 

À cette étape, sélectionnez les utilisateurs à ajouter au groupe. Vous pouvez sélectionner des utilisateurs existants du site, créer de nouveaux utilisateurs ou importer des utilisateurs par feuille de calcul. 

1. Pour sélectionner des utilisateurs existants 
   1. Tapez le prénom ou le nom de famille de l'utilisateur dans le champ Rechercher des utilisateurs et entreprises. La grille se mettra à jour avec les utilisateurs correspondant aux résultats. 
   2. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter en utilisant les cases à cocher et cliquez sur la flèche bleue pour ajouter les utilisateurs au groupe. Autrement, vous pouvez glisser et déposer les utilisateurs dans la grille sur le côté droit de l'écran. 
2. Pour créer de nouveaux utilisateurs 
   1. Cliquez sur Créer nouveau. 
   2. Entrez les informations requises et cliquez sur la flèche bleue pour ajouter l'utilisateur au groupe. 
3. Pour importer des utilisateurs 
   1. Cliquez sur Importer. 
   2. Cliquez sur Télécharger le modèle pour télécharger le modèle d'importation des utilisateurs. 
   3. Remplissez et enregistrez le modèle, comme indiqué dans la feuille d'Instructions. Remarque : Les colonnes avec un astérisque (*) sont des champs obligatoires. 
   4. Lorsque la feuille de calcul est remplie, repérez-la, et une fois sélectionnée, cliquez sur la flèche bleue pour importer les utilisateurs dans le groupe.

Étape 2 – Définir les notifications 

À cette étape, définissez la fréquence de notification par mail/courriel de l'utilisateur. Les utilisateurs seront notifiés lorsque de nouveaux documents seront téléchargés à la fréquence que vous sélectionnez. Les utilisateurs peuvent ajuster leur propre fréquence de notification par mail/courriel une fois connectés. Ensuite, sélectionnez si l'utilisateur doit recevoir l'accès maintenant ou plus tard, et si l'utilisateur doit recevoir une invitation au projet maintenant ou plus tard. 

• Définir la fréquence de notification par mail/courriel d'un utilisateur
  Sélectionnez la fréquence de notification de nouveaux documents en utilisant l'un des boutons radio, et si applicable, sélectionnez une heure de la journée en utilisant le menu déroulant. Les mails/courriels quotidiens à 9 h 00 dans le fuseau horaire de l'administrateur sont la valeur par défaut. Par exemple, si l'administrateur se trouve dans le fuseau horaire de l'Est, et définit l'heure de notification de l'utilisateur à 9 h 00 heure de l'Est, Firmex enverra un mail/courriel aux utilisateurs dans le fuseau horaire de l'Est à 9 h 00, mais enverra ce mail/courriel aux utilisateurs dans le fuseau horaire du Pacifique plus tôt dans la journée (par exemple, à 6 h 00), et aux utilisateurs dans le fuseau horaire de Greenwich à 14 h 00.

Remarque : Veillez à régler la fréquence sur Immédiat, car un mail/courriel par document téléchargé sera envoyé à chaque utilisateur. Chacune des autres fréquences enverra un mail/courriel récapitulatif contenant un maximum de 100 documents listés par mail/courriel. Un seul mail/courriel récapitulatif sera envoyé, avec un lien pour « Voir tous les nouveaux documents ».

• Accorder l'accès ou inviter un utilisateur
  Sélectionnez les cases à cocher si vous souhaitez Accorder l'accès, Envoyer une invitation, ou les deux. Si vous sélectionnez Envoyer une invitation, après la dernière étape, vous aurez l'option de personnaliser et d'envoyer l'invitation aux utilisateurs sélectionnés. Si vous choisissez de ne pas sélectionner Envoyer une invitation, vous pouvez inviter les utilisateurs plus tard.

Étape 3 – Revoir 

Revoyez les paramètres de l'utilisateur, retournez à une étape si une modification est nécessaire, et cliquez sur Soumettre pour terminer. 

Personnaliser l'invitation et envoyer le mail/courriel 

Si vous avez choisi d'inviter les utilisateurs maintenant, vous pouvez personnaliser votre mail/courriel d'invitation. Par défaut, le mail/courriel contient le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'utilisateur, ainsi qu'un lien vers le projet. 

Remarque : Si vous invitez plusieurs utilisateurs, leur nom ne s’affichera pas dans le mail/courriel d'invitation. 

Accorder l'accès et envoyer une invitation par mail/courriel à un moment ultérieur 

 Remarque : Envoyer aux utilisateurs une invitation à un projet leur accordera en même temps l'accès. 

1. Dans Firmex, cliquez sur Groupes et utilisateurs. 
2. Sur le côté gauche de la page Groupes et utilisateurs, cliquez sur le nom du groupe contenant les utilisateurs que vous souhaitez inviter. Sinon, cliquez sur Tous les utilisateurs et trouvez les utilisateurs que vous souhaitez inviter. 
3. Cliquez sur l'icône enveloppe à côté de l'utilisateur que vous souhaitez inviter. Autrement, pour inviter plusieurs utilisateurs à la fois, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez inviter en utilisant les cases à cocher et cliquez sur Gérer les utilisateurs > Envoyer des invitations.