Un projet est la fondation de votre site Firmex. C'est la première chose que vous créez – la structure où se trouvent les documents et les utilisateurs. Vous devez être un Contributeur ou un Administrateur du site pour ajouter un nouveau projet. Les étapes ci-dessous expliquent comment créer un nouveau projet Firmex.
Vous pouvez définir et modifier les paramètres de projet suivants :
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Type de projet : Le type de projet que vous créez. Cela ne modifie en rien le comportement du projet, cela ne change que les étiquettes de navigation appliquées. Par exemple, le type de projet « FetA » utilise les étiquettes « Diligence raisonnable », tandis que le type de projet « Modèle système » utilise l'étiquette « Partage de documents » pour la même fonctionnalité. Vous pouvez modifier ces étiquettes en cliquant sur l'onglet Terminologie.
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Nom du projet : Le nom du projet.
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Nom et mail/courriel du contact : Le nom et le mail/courriel de la personne la mieux à même de répondre aux questions concernant le projet. Bien que Firmex gère les questions techniques, cette personne gérera les questions relatives aux documents et à la nature de l'affaire. Chaque projet ne peut avoir qu'un seul nom de contact.
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Mail/Courriel retourné (optionnel) : Votre projet envoie des mails/courriels d'invitation et des mails/courriels d'activité de nouveaux documents. Si ces mails/courriels reviennent, par exemple, à cause d'une adresse mail/courriel erronée, l'adresse mail/courriel de réponse que vous entrez recevra ces avertissements. Si ce champ est vide, les mails/courriels retournés seront dirigés vers l'administrateur du site.
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Statut : Définissez le statut du projet pour déterminer la visibilité et l'accès au projet. Les projets sont généralement définis sur En ligne pour permettre aux utilisateurs d'accéder au projet, ou sur Accès admin pour bloquer la connexion des utilisateurs :
- En ligne : Le projet est actif et visible par tous les utilisateurs. Tous les utilisateurs ayant accès au projet peuvent y accéder. La notification d'activité des documents, si activée, enverra des mails/courriels à tous les utilisateurs.
- Accès Admin hors ligne : Seuls les administrateurs peuvent voir et accéder au projet. Les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs ne peuvent pas voir le projet. La notification d'activité des documents, si activée, enverra des mails/courriels aux administrateurs du projet.
- Accès Admin en ligne : Seuls les administrateurs peuvent accéder au projet. Le projet est visible par tous les utilisateurs. La notification d'activité des documents, si activée, enverra des mails/courriels aux administrateurs du projet.
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Archive : Définir le projet sur Archive rendra le projet indisponible pour tous, sauf pour les Administrateurs du site. Le projet sera indisponible pour les utilisateurs et les administrateurs du projet.
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Paramètre de numérotation : Firmex peut numéroter automatiquement les dossiers et sous-dossiers d'un répertoire selon le schéma spécifié par l'administrateur du projet. La numérotation automatique de Firmex apparaîtra devant le nom du dossier selon le schéma spécifié. La numérotation automatique peut être activée ou désactivée pour l'ensemble du projet et peut être activée ou désactivée à chaque répertoire. Le schéma utilisé peut être différent à chaque répertoire. Les dossiers peuvent également être automatiquement classés par ordre alphabétique, auquel cas le schéma de numérotation de Firmex sera désactivé.
- « Numérotation automatique » numérote automatiquement chaque dossier d'un répertoire en utilisant le schéma de numérotation spécifié dans le champ Schéma de numérotation.
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La fonctionnalité Masquer la numérotation et ordonner manuellement désactive la numérotation automatique de Firmex et vous permet d'ordonner manuellement les dossiers dans un répertoire.
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Schéma de Numérotation : Si la Numérotation automatique est sélectionnée, entrez la manière dont vous souhaitez que les dossiers soient numérotés. Vous pouvez choisir parmi les caractères A, AA, a, aa, I, i, 1 et parmi les séparateurs . , – ) } ]
Par exemple :
I.A.1.a
AA.a.1.1
A)I.1.1
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Télécharger la Déclaration de non-responsabilité (optionnel) : Téléchargez une déclaration de non-responsabilité depuis votre disque dur si vous souhaitez que tous les utilisateurs du projet lisent une déclaration de non-responsabilité la première fois qu'ils se connectent au projet. L'utilisateur aura deux options : Accepter ou Refuser. S'il accepte la déclaration de non-responsabilité, il peut se connecter. S’il refuse la déclaration, il ne pourra pas accéder au projet.
- Afficher chaque fois qu'un utilisateur entre dans le Projet : Sélectionnez cette option pour afficher la déclaration chaque fois qu'un utilisateur accède au projet.
Ressources associées
- Demander aux utilisateurs de signer une déclaration de non-responsabilité
- Options de protection des documents
- Ajouter un logo de projet
- Personnaliser la terminologie de votre projet
- Désactiver le Visionneur Firmex