Übersicht
Es kann Situationen geben, in denen Sie bestimmte Informationen vor bestimmten Benutzern in Ihrem Projekt verbergen müssen. Im Allgemeinen sehen wir drei Szenarien, die jeweils leicht unterschiedlich gehandhabt werden:
- Das offene Projekt – Zu Beginn Ihres Projekts sind die meisten Informationen für Benutzer sichtbar, und Sie müssen nur einige Ordner oder Dokumente ausblenden.
- Das restriktive Projekt – Zu Beginn Ihres Projekts sind die meisten Informationen ausgeblendet, und Sie müssen nur einige Ordner oder Dokumente sichtbar machen.
- Neue Informationen verbergen – Benutzer befinden sich bereits im Projekt und haben Zugriff auf Ordner und Dokumente. Sie möchten neue Informationen hochladen, auf die nur bestimmte Benutzer Zugriff haben sollen.
Nachfolgend finden Sie allgemeine Anleitungen zur Einrichtung der beiden Projekttypen sowie zum Hinzufügen neuer Informationen, die vor bestimmten Benutzern verborgen bleiben sollen. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an den Firmex Support.
(Um dieses Video mit deutschen Untertiteln anzusehen, wählen Sie „Deutsch“ in den Untertiteloptionen aus.)
Das offene Projekt
- Standardmäßig sind Informationen für Benutzer sichtbar, es sei denn, Sie blenden sie aus:
- Richten Sie Gäste mit der Standardrolle Betrachter (Viewer) ein.
- Stellen Sie für Ordner und Dokumente, die Sie ausblenden möchten, die Inhaltsrolle eines Benutzers auf Kein Zugriff (No Access).
Das restriktive Projekt
Standardmäßig sind Informationen für Benutzer nicht sichtbar, es sei denn, Sie machen sie sichtbar:
- Trennen Sie die Daten, die Sie verbergen möchten, in Verzeichnisse (Hauptordner).
- Richten Sie Gäste mit der Standardrolle Kein Zugriff (No Access) ein.
- Stellen Sie für Ordner und Dokumente, auf die ein Benutzer Zugriff haben soll, die Inhaltsrolle auf Betrachter (Viewer).
Neue Informationen verbergen
Sie führen ein „aktives“ Projekt, das heißt, Benutzer sind derzeit im Datenraum und prüfen Dokumente. Sie möchten neue Dokumente hochladen, aber nur einer bestimmten Benutzergruppe Zugriff darauf geben. Die übrigen Benutzer sollen nicht sehen, dass neue Informationen hochgeladen wurden:
- Laden Sie die neuen Informationen mit dem Status Offline hoch.
- Legen Sie die Berechtigungen für die neuen Informationen fest.
- Setzen Sie die Informationen auf den Status Online.
So strukturieren Sie Ihre Ordner für maximale Kontrolle
Wir empfehlen, Ihre Daten mithilfe von Verzeichnissen anstelle von Unterordnern zu strukturieren, um maximale Kontrolle und einfachere Berechtigungseinstellungen zu gewährleisten. Sehen Sie sich das Video unten an.
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Verwandte Ressourcen
- Ihr Projekt aus Sicht eines anderen Benutzers anzeigen
- Optionen zum Schutz von Dokumenten
- Gruppen einrichten und Benutzer einladen