Dokumenten- und Ordnerstatus

Inhaltsstatus sind eine einfache und leistungsstarke Möglichkeit, Ordner und Dokumente in Ihrem Projekt zu verfolgen und zu verwalten, unabhängig davon, ob ein Benutzer Dokumente für eine Due-Diligence-Prüfung sammelt, an der Überprüfung von Beweismitteln für ein Gerichtsverfahren mitarbeitet oder Informationen zu klinischen Studien zwischen mehreren Beteiligten organisiert.

Einrichten von Inhaltsstatus für ein Projekt

Hinweis: Ein Benutzer muss eine Projektrolle als Manager oder Administrator haben, um Inhaltsstatus zu verwalten.
Hinweis: Ein Projekt kann bis zu zehn Status enthalten.

1. Gehen Sie zu den Einstellungen des Projekts > Registerkarte Terminologie.
2. Unter der Überschrift Dokumenten- und Ordnerstatus klicken Sie auf Status hinzufügen.
3. Geben Sie den Status in das Textfeld ein und weisen Sie dem Status eine Farbe zu.
4. Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie außerhalb des Textfeldes, um den Status zu speichern.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Die Spalte „Inhaltsstatus“ muss jetzt angezeigt werden, da die Inhaltsstatus ausgefüllt sind. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu den Einstellungen des Projekts > Registerkarte Optionen.
2. Unter der Überschrift Spaltenanzeige aktivieren Sie das Kontrollkästchen Status.
3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Inhaltsstatus können nun Dokumenten und Ordnern hinzugefügt werden.

Einrichten von Inhaltsstatus auf Seitenebene

Hinweis: Ein Benutzer muss die Seitenrolle Administrator besitzen, um Inhaltsstatus auf Seitenebene zu verwalten.

1. Gehen Sie zu den Seiteneinstellungen > Registerkarte Terminologie (Tipp: Klicken Sie auf das Logo Ihrer Seite, um die Registerkarte „Einstellungen“ zu finden).
2. Unter der Überschrift Dokumenten- und Ordnerstatus klicken Sie auf Status hinzufügen.
3. Geben Sie den Status in das Textfeld ein und weisen Sie dem Status eine Farbe zu.
4. Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie außerhalb des Textfeldes, um den Status zu speichern.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Die von Ihnen eingerichteten Inhaltsstatus erscheinen als Standardwerte für alle neu erstellten Projekte. Sie können anschließend auf Projektebene angepasst werden.

Entfernen von Inhaltsstatus aus einem Projekt

Ein Administrator kann die Spalte Inhaltsstatus jederzeit aus einem Projekt entfernen. Dadurch wird den Benutzern die Möglichkeit genommen, Inhaltsstatus zu Dokumenten und Ordnern hinzuzufügen oder zu entfernen.

So entfernen Sie die Spalte Inhaltsstatus aus Ihrem Projekt:

1. Gehen Sie zu den Einstellungen des Projekts > Registerkarte Optionen.
2. Unter der Überschrift Spaltenanzeige deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Status.
3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Hinzufügen eines Inhaltsstatus zu einem Dokument

Hinweis: Ein Benutzer mit der Inhaltsrolle Mitwirkender (Contributor) oder höher kann den Inhaltsstatus eines Dokuments hinzufügen oder ändern.

So fügen Sie einem Dokument einen Inhaltsstatus hinzu:

1. Gehen Sie im Reiter Dokumente Ihres Projekts zu dem Dokument, dem Sie einen Status hinzufügen möchten.
2. Wenn das Dokument im Dokumentbereich angezeigt wird, bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte Status des Dokuments. Klicken Sie auf den vorhandenen Status, um ihn zu ändern, oder wählen Sie „Status hinzufügen“, um einen neuen Inhaltsstatus hinzuzufügen.
   Hinweis: Wenn Sie die Spalte Status nicht sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten ein-/ausblenden und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Status. Wenn das Kontrollkästchen nicht sichtbar ist, ist Inhaltsstatus für das Projekt nicht aktiviert. Bitte wenden Sie sich an den Administrator des Projekts.

Hinzufügen eines Inhaltsstatus zu mehreren Dokumenten

1. Setzen Sie im Reiter Dokumente Ihres Projekts ein Häkchen neben den Dokumenten, deren Status Sie ändern möchten.
2. Wenn die Dokumente ausgewählt sind, bewegen Sie den Mauszeiger über die Spalte Status eines der Dokumente. Klicken Sie auf den vorhandenen Status, um den Status aller ausgewählten Dokumente zu ändern, oder wählen Sie „Status hinzufügen“, um einen neuen Inhaltsstatus für alle ausgewählten Dokumente hinzuzufügen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

F: Kann ich nur Dokumente mit einem bestimmten Inhaltsstatus herunterladen? (z. B. alle finalen Dokumente)

A: Ja, dies ist über die Funktion Massen-Download möglich.
Hinweis: Es wird nur der Dokumentenstatus berücksichtigt; der Ordnerstatus wird ignoriert.

F: Ändert das Ändern des Status die Berechtigungen für das Dokument oder den Ordner?
A: Nein, der Status eines Ordners oder Dokuments hat keinerlei Einfluss auf dessen Verhalten oder Berechtigungen. Es handelt sich lediglich um eine zusätzliche Information, die zur besseren Organisation, Sortierung, zum Massen-Download und zur Verwaltung von Inhalten verwendet werden kann.

F: Wie kann ich alle Dokumente mit einem bestimmten Status anzeigen?
A: Es gibt mehrere Möglichkeiten:

• Verwenden Sie Schnellansicht > Alle im Verzeichnis und sortieren Sie nach der Spalte Status oder nutzen Sie die Filterfunktion.
• Verwenden Sie Massen-Download > Download-Optionen > Alle Dokumente mit Status X herunterladen.
• Verwenden Sie den Verzeichnis-/Indexexport, um den Inhaltsstatus in einer Excel-Spalte anzuzeigen.

F: Was passiert, wenn ich einen Status umbenenne?
A:

• Im Projekt: Wenn Sie einen bestehenden Status umbenennen, der bereits auf Dokumente und/oder Ordner angewendet wurde, wird dieser Status auch auf diesen Dokumenten/Ordnern umbenannt. Der alte Statusname wird nicht mehr angezeigt.
• Auf Seitenebene: Wenn Sie einen Status in den Seiteneinstellungen umbenennen, hat dies keinen Einfluss auf bestehende Projekte. Neue Projekte übernehmen den umbenannten Status als Standardwert.

F: Was passiert, wenn ich einen Status lösche?
A:

• Im Projekt: Wenn Sie einen bestehenden Status löschen, der bereits auf Dokumente und/oder Ordner angewendet wurde, wird dieser Status ebenfalls aus diesen Dokumenten/Ordnern entfernt. Diese Inhalte haben dann keinen Status mehr.
• Auf Seitenebene: Wenn Sie einen Status in den Seiteneinstellungen löschen, hat dies keinen Einfluss auf bestehende Projekte. Neue Projekte enthalten den gelöschten Status nicht mehr als Standardwert.

F: Wird der Dokumentenstatus in den Aktivitätsberichten angezeigt?
A: Ja. Die Dokumentenaktivitätsberichte zeigen den Status des Dokuments zum Zeitpunkt der jeweiligen Aktivität an. Wenn der Status später geändert oder vom Administrator in den Projekteinstellungen angepasst wird, wird der Bericht nicht aktualisiert.