Firmex Schwärzung

Hintergrund

Firmex Schwärzung ermöglicht es Ihnen, personenbezogene und sensible Informationen direkt im Firmex-Datenraum zu schwärzen, ohne das System verlassen zu müssen. Es ist eng mit den Versionierungstools von Firmex verknüpft, sodass Sie Schwärzungen hinzufügen, entfernen und Änderungen während des gesamten Projekt- oder Transaktionsverlaufs verwalten können.

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Wer kann schwärzen?

• Firmex Schwärzung steht Mitwirkenden und höher zur Verfügung.

• Firmex Schwärzung muss auf Seitenebene aktiviert werden und steht dann allen Projekten zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Ihren Firmex Account Manager, um Firmex Schwärzungen zu aktivieren.

Was kann geschwärzt werden?

• Firmex Schwärzung kann derzeit Inhalte in PDF-Dokumenten schwärzen.

• Das PDF-Dokument kann flach sein oder OCR-Text (optische Zeichenerkennung) enthalten.

• Verschlüsselte PDF-Dateien können nicht geschwärzt werden.

Wie funktioniert die Firmex Schwärzung?

Die Firmex Schwärzung kann derzeit Inhalte in PDF-Dokumenten schwärzen. Das PDF-Dokument kann flach sein oder OCR-Text (optische Zeichenerkennung) enthalten. Verschlüsselte PDF-Dateien können nicht geschwärzt werden.

Wie funktioniert die Firmex Schwärzung?

Firmex Schwärzung bietet verschiedene Möglichkeiten zur Schwärzung:
Sie können manuell Formen um Textstellen zeichnen oder die Funktion „Suchen & Schwärzen“ verwenden, um Begriffe oder Phrasen zu finden und alle Instanzen auf einmal oder einzeln zu schwärzen.

Jede neu hinzugefügte Schwärzung wird automatisch als Entwurf gespeichert.
Sie können das Dokument währenddessen in der Vorschau anzeigen und Schwärzungen entfernen.
Sobald Sie bereit sind, klicken Sie auf „Veröffentlichen“.Es wird eine neue Version des Dokuments erstellt. Die geschwärzten Inhalte werden vollständig entfernt, sind nicht durchsuchbar oder kopierbar und nur im Entwurf für Mitwirkende und höher sichtbar. Gäste (Inhaltsmitglieder und niedriger) sehen nur die veröffentlichte Version.

Sie können jederzeit zum Entwurf zurückkehren und Schwärzungen hinzufügen oder entfernen.

So fügen Sie eine Schwärzung hinzu

Schwärzung manuell hinzufügen

1. Finden Sie das zu schwärzende Dokument.

2. Rechtsklick auf das Dokument oder auf den Abwärtspfeil neben dem Dokumentnamen

3. Wählen Sie „Schwärzung hinzufügen“.
   
   
   Sie befinden sich nun im Firmex Schwärzungsfenster. Klicken Sie auf „Schwärzung hinzufügen“, falls nicht bereits ausgewählt.

4. Verwenden Sie die Maus, um einen Bereich zu markieren.
   

5. Wiederholen Sie dies für weitere Schwärzungen.

6. Klicken Sie auf „Vorschau“, um die geschwärzte Version anzusehen (schwarze Bereiche werden geschwärzt).
   

7. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um eine neue Version mit den Schwärzungen zu erstellen. Das Docexchange-Fenster erscheint, da mit dem Veröffentlichen eine neue Version hochgeladen wird. 

Ihre Schwärzungen werden automatisch gespeichert, sobald Sie sie hinzufügen oder entfernen. Im Entwurfsmodus sind Schwärzungen nur für Content Contributors und höher sichtbar.

Suchen und schwärzen

Mit „Suchen & Schwärzen“ können Sie Begriffe im Dokument finden und schwärzen.

Hinweis: Diese Funktion funktioniert nur bei durchsuchbaren Texten, also OCR-verarbeiteten Dokumenten.Vorgehensweise:

1. Geben Sie den Begriff ins Feld „Dokument durchsuchen“ ein

2. Die Anzahl der Treffer wird neben dem Suchfeld angezeigt

3. Klicken Sie auf „Schwärzen“, um einzelne Instanzen zu schwärzen oder auf „Alle schwärzen“, um alle auf einmal zu schwärzen. Mit den Pfeilen blättern Sie durch die Treffer. Klicken Sie auf „X“, um den Suchbegriff zu löschen
   

Schwärzung entfernen

Sie können eine Schwärzung aus einem Entwurfsdokument entfernen, das redigierte Inhalte enthält.

Einzelne Schwärzung entfernen

1. Öffnen Sie das Dokument im Redact-Fenster. Wählen Sie „Schwärzung hinzufügen“ und wechseln Sie zu „Schwärzung entfernen“

2. Neben jeder Schwärzung erscheint ein X

3. Klicken Sie auf das X, um die Schwärzung zu entfernen

4. Klicken Sie auf „Vorschau“, um die aktualisierte Version anzuzeigen

5. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um eine neue Version zu erstellen

Alle Schwärzungen entfernen

1. Wählen Sie im Fenster „Firmex Schwärzung“ die Option „Alle entfernen“. Alle Schwärzungen im Dokument werden entfernt.

2. Bestätigungsdialog: „Möchten Sie den Entwurf und alle geschwärzten Bereiche löschen?“
   Klicken Sie auf Ja, um neu zu beginnen

Schwärzungsstatus

Entwurf vs. veröffentlicht

Firmex Schwärzung verwendet die Versionierung von Firmex. Jede neue Schwärzung erzeugt eine neue Dokumentversion. Ein Dokument mit drei Schwärzungen hat z. B. drei Versionen. Version 3 ist veröffentlicht, Version 1 ist der ursprüngliche Entwurf.

Veröffentlichte Versionen sehen alle Benutzer bis einschließlich Inhaltsmitwirkender. Vorherige Versionen sind nur für Inhaltsmitwirkende und höher sichtbar.

Unterscheidung von Entwürfen und veröffentlichten Redaktionsdokumenten

• Entwurfsdokumente: orangenes Symbol links neben dem Dokumentnamen

• Veröffentlichte Dokumente: graues Symbol links neben dem Dokumentnamen

Nur Inhaltsmitwirkender und höher sehen diese Symbole. Gäste sehen nur die veröffentlichte Version.

Entwurfsdokument ansehen

Klicken Sie auf das orangefarbene Symbol links neben dem Dokumentnamen, um den Entwurf anzuzeigen. Wenn das Dokument bereits veröffentlicht ist, klicken Sie auf das graue Symbol, um frühere Versionen anzuzeigen.