Descripción general

En el artículo a continuación, aprenderás algunos de los usos comunes del Estado, las Etiquetas y los Comentarios en Firmex. Todos los metadatos se encuentran en el lado derecho de tu pantalla en lo que se llama el Panel de Información cuando se selecciona una carpeta o documento.

Estado

Los estados son etiquetas codificadas por colores que se pueden aplicar tanto a documentos como a carpetas. Se muestran junto a los documentos en la sala de datos o en el Panel de Información para carpetas. Los estados pueden ser útiles para indicar en qué etapa de revisión se encuentra un documento o para llamar la atención sobre un documento o carpeta.

Hay estados predeterminados entre los que puedes elegir, o puedes personalizarlos para adaptarlos a las necesidades de tu proyecto en la pestaña Configuración, bajo Terminología.

Etiquetas

Las etiquetas están diseñadas para ayudarte a navegar eficientemente por tu sala de datos.

Al igual que los estados, las etiquetas se aplican a documentos y carpetas y son muy útiles para encontrar elementos rápidamente. Un documento o carpeta puede tener múltiples etiquetas, a diferencia de un solo estado. En la pestaña Buscar, puedes buscar una etiqueta específica, y aparecerán todos los documentos del proyecto que tengan esa etiqueta.

Las etiquetas también pueden ser útiles para reunir todos los documentos con ciertas etiquetas en una sola ubicación, independientemente de las diferentes carpetas en las que se hayan subido.

Comentarios

Los comentarios ofrecen otra forma de compartir información con los grupos de tu proyecto y se pueden añadir a documentos o carpetas. Todos los comentarios se muestran en orden cronológico y contienen el nombre del autor y una marca de tiempo.

Los comentarios también pueden permitir un diálogo entre tu equipo en torno a una carpeta o documento, similar a un Q&A interno. Esta conversación puede ocultarse de tus invitados si lo deseas (ver imagen abajo).

Notas importantes sobre los comentarios

• Los comentarios no generan notificaciones por correo electrónico.
• Los comentarios están destinados a comunicar información directamente en el proyecto y no se pueden exportar a un informe.

Las etiquetas y los comentarios se pueden activar o desactivar en la pestaña Configuración, bajo Opciones.