Los estados de contenido son una forma sencilla y poderosa de rastrear y gestionar carpetas y documentos en su proyecto, ya sea que un usuario esté recopilando documentos para una auditoría de diligencia debida, colaborando en la revisión de pruebas para un litigio u organizando información de ensayos clínicos entre múltiples partes interesadas.
Configuración de estados de contenido para un proyecto
Nota: Un usuario debe tener un rol de Proyecto como Gerente o Administrador para gestionar los estados de contenido.
Nota: Un proyecto puede contener hasta diez estados.
- Ve a la pestaña Configuración > Terminología del proyecto.
- Bajo el encabezado Estado de documentos y carpetas, haz clic en Agregar estado.
- Ingresa el estado en el campo de texto y asigna un color al estado.
- Presiona la tecla Enter o haz clic fuera del campo de texto para guardar el estado.
- Haz clic en Guardar cambios.
La columna Estado del contenido debe mostrarse ahora que se han rellenado los estados del contenido. Para ello:
- Ve a la pestaña Configuración > Opciones del proyecto.
- Bajo el encabezado Visualización de columnas, marca la casilla Estado.
- Haz clic en Guardar cambios.
Ahora se pueden agregar estados de contenido a documentos y carpetas.
Configuración de estados de contenido a nivel de sitio
Nota: Un usuario debe tener el rol de Administrador del sitio para gestionar los estados de contenido a nivel de sitio.
- Ve a la pestaña Configuración > Terminología a nivel de sitio (Consejo: haz clic en el logotipo de su sitio para acceder a la pestaña de configuración).
- Bajo el encabezado Estado de documentos y carpetas, haz clic en Agregar estado.
- Ingresa el estado en el campo de texto y asigna un color al estado.
- Presiona la tecla Enter o haz clic fuera del campo de texto para guardar el estado.
- Haz clic en Guardar cambios.
Los estados de contenido que hayas configurado aparecerán como valores predeterminados para cualquier nuevo proyecto creado. Luego podrán modificarse a nivel de proyecto.
Eliminar estados de contenido de un proyecto
Un administrador puede eliminar la columna de estado de contenido de un proyecto en cualquier momento. Esto elimina la capacidad de los usuarios para agregar o eliminar estados de contenido en documentos y carpetas.
Para eliminar la columna de estado de contenido de su proyecto:
- Ve a la pestaña Configuración > Opciones del proyecto.
- Bajo el encabezado Visualización de columnas, desmarca la casilla Estado.
- Haz clic en Guardar cambios.
Agregar estado de contenido a un documento
Nota: Un usuario con un rol de contenido de Colaborador (Contributor) o superior puede agregar y modificar el estado de contenido de un documento.
Para agregar un estado de contenido a un documento:
- En la pestaña Documentos de tu proyecto, localiza el documento al que deseas agregar un estado.
- Con el documento visible en el panel de documentos, pasa el cursor sobre la columna Estado del documento.Haz clic en el estado existente para cambiarlo, o selecciona “Agregar estado” para añadir un nuevo estado de contenido.
Nota: Si no ves la columna Estado, haz clic en el botón Mostrar/Ocultar columnas y marca la casilla Estado. Si no aparece la casilla, el estado de contenido no está habilitado para el proyecto. Comunícate con el administrador del proyecto.
Agregar estado de contenido a varios documentos
- En la pestaña Documentos de tu proyecto, marca las casillas junto a los documentos cuyo estado deseas cambiar.
- Con los documentos seleccionados, pasa el cursor sobre la columna Estado de uno de ellos. Haz clic en el estado existente para cambiar el estado de todos los documentos, o selecciona “Agregar estado” para asignar un nuevo estado de contenido a todos los documentos seleccionados.
Preguntas frecuentes (FAQ)
P: ¿Puedo descargar solo documentos con un estado de contenido específico? (por ejemplo, todos los documentos finales)
R: Sí, esta es una opción de descarga masiva.
Nota: Se utiliza el estado del documento; el estado de la carpeta se ignora.
P: ¿Cambiar el estado modifica los permisos del documento o carpeta?
R: No, el estado de una carpeta o documento no cambia su comportamiento ni sus permisos. Es simplemente información adicional opcional que puede utilizarse para organizar, clasificar, descargar en masa y gestionar mejor el contenido.
P: ¿Cómo puedo ver todos los documentos con un estado específico?
R: Hay varias formas:
- Utiliza Vista rápida > Todos en el directorio y ordene por la columna Estado o use el filtro de búsqueda.
- Utiliza Descarga masiva > Opciones de descarga > Descargar todos los documentos con estado X.
- Utiliza la exportación del directorio/índice para ver el estado de contenido en una columna de Excel.
P: ¿Qué sucede si cambio el nombre de un estado?
R:
- En un proyecto: Si cambias el nombre de un estado existente que ya se ha utilizado en documentos y/o carpetas, el estado en esos documentos/carpeta también se renombrará. El nombre anterior ya no aparecerá.
- A nivel de sitio: Si cambias el nombre de un estado en la configuración del sitio, no afectará a los proyectos actuales. En adelante, los nuevos proyectos incluirán el estado renombrado como valor predeterminado.
P: ¿Qué sucede si elimino un estado?
R:
- En un proyecto: Si eliminas un estado existente que ya se ha utilizado en documentos y/o carpetas, el estado en esos documentos/carpeta también se eliminará. Los documentos/carpeta no tendrán estado en adelante.
- A nivel de sitio: Si eliminas un estado en la configuración del sitio, no afectará a los proyectos actuales. En adelante, los nuevos proyectos no incluirán el estado eliminado como valor predeterminado.
P: ¿Puedo ver el estado del documento en los informes de actividad?
R: Sí. Los informes de actividad del documento mostrarán el estado del documento en el momento en que se realice la actividad. Si el estado se cambia posteriormente o un administrador lo modifica en la configuración del proyecto, el informe no se actualizará.