Einleitung
Eine Staging-Umgebung ist ein hilfreicher Kollaborationsraum zwischen Ihnen und Ihrem Kunden, in dem Dokumentation im Vorfeld von Prozessen wie Due Diligence, Projektfinanzierung und Partnerschaften vorbereitet werden kann. In dieser Anleitung erfahren Sie:
Was ein Staging-Projekt ist und wann man es verwenden sollte
Wie Sie eine Anforderungsliste schnell in Ihr Projekt laden
Wie Sie die Datenprüfungstools von Firmex nutzen, um einen Überprüfungsworkflow aufzubauen
Wie Sie ein Staging-Projekt in eine Live-Umgebung überführen
Legen wir los!
Was ist ein Staging-Projekt?
Wann immer Sie vertrauliche Kundendokumente außerhalb Ihrer Organisation teilen – etwa bei Due Diligence, Projektfinanzierungen oder Partnerschaften – benötigen Sie einen Prozess, der folgende Fragen beantwortet:
Wie behalten Sie den Überblick über bereits hochgeladene und fehlende Dokumente?
Wer ist für das Hochladen welcher Dokumente zuständig?
Wie identifizieren Sie relevante Kundendokumente?
Ist es sicher, diese Dokumente extern zu teilen?
Wurden die Dokumente auf personenbezogene Daten (PII) geprüft?
Enthalten die Dokumente sensible Informationen und wurden sie geschwärzt?
Eine Staging- oder „Sandbox“-Umgebung in Ihrem Firmex-VDR ist ein sicherer Arbeitsbereich, der zur Beantwortung dieser Fragen dient. Dort speichern Sie interne Arbeitsdokumente, während Sie sich auf bevorstehende Prozesse vorbereiten.
Projekteinrichtung
Staging- und Live-Projekt unterscheiden
Machen Sie es Ihrem Team und Ihrem Kunden einfach, das Staging-Projekt vom Live-Projekt zu unterscheiden – fügen Sie z. B. das Wort „Staging“ zum Projektnamen hinzu.
Klare Kommunikation mit dem Kunden
Im Begrüßungstext des Projekts können Sie dem Kunden Hinweise, Fristen, Kontaktdaten und Workflow-Erinnerungen mitteilen.
Anforderungsliste schnell importieren
Nutzen Sie die Due Diligence-Vorlage von Firmex, um Anforderungspunkte effizient ins Projekt zu laden.
Zuständigkeiten klar zuweisen
Benennen Sie Ordner so um, dass die zuständige Person erkennbar ist, z. B.: „Finanzen [Jonas]“.
Dokumente per E-Mail hochladen
Richten Sie einen Catch-All-Ordner ein, in den Dokumente per E-Mail gesendet werden können.
Kunde einrichten und einladen
Geben Sie der Kundengruppe die Inhaltsrolle „Mitwirkender“. So kann der Kunde Dokumente hochladen, aber nicht löschen.
Dokumenten-Upload-Workflow
Dokumente an Platzhalter hochladen
Nutzen Sie die Upload-Optionen von Firmex, um die Anforderungen zu erfüllen.
Benachrichtigungen bei neuen Uploads
Aktivieren Sie Benachrichtigungen über neue Dokumente. Die E-Mail-Frequenz ist pro Projekt einstellbar.
Dokumentenprüfungs-Workflow
Überprüfung planen
Exportieren Sie den Indexbericht oder nutzen Sie Quick View-Ordner, um sich einen Überblick zu verschaffen.
Dokumente prüfen und kennzeichnen
Nutzen Sie den Firmex Viewer zur Prüfung und weisen Sie Inhaltsstatus wie „Überprüft“, „Erfordert Nachverfolgung“ oder „Freigegeben“ zu.
Sensible Inhalte schwärzen
Nutzen Sie Firmex Redact zum Schwärzen sensibler Inhalte direkt im VDR. Versionierung und ein Redaktionssymbol sorgen für Nachvollziehbarkeit.
Benutzer manuell benachrichtigen
Informieren Sie Benutzer gezielt per E-Mail über kritische Dokumente.
Dokumente in das Live-Projekt verschieben
Nur freigegebene Dokumente herunterladen
Verwenden Sie die Massen-Download-Funktion mit Filter auf Inhaltsstatus „Freigegeben“.
Genehmigte Dokumente ins Live-Projekt hochladen
Laden Sie Ordnerstruktur und Dokumente gesammelt hoch – sie erscheinen im Projekt wie auf Ihrem Rechner.
Alternative: Kopieren ins Live-Projekt
Nutzen Sie die Verschieben/Kopieren-Funktion von Firmex.
Tipp: Halten Sie das Staging-Projekt während der Live-Phase offen, um weiterhin Informationen intern auszutauschen.