Stellen Sie sicher, dass Investoren die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit erhalten
Das Erstellen von Berichten und die Kommunikation mit Investoren und Stakeholdern muss nicht stressig sein. Firmex erleichtert die Organisation und Bereitstellung von Informationen und bietet Investoren durchgehenden Zugriff auf die benötigten Unterlagen.
In diesem Fall bezieht sich der Begriff „Investor Reporting“ auf verschiedene Anwendungsfälle, bei denen regelmäßige Finanzberichte an Stakeholder übermittelt werden müssen. Dies kann Private Equity umfassen, bei dem der VDR zur Kommunikation mit Limited Partners, Wirtschaftsprüfern und Portfoliogesellschaften verwendet wird, aber auch Venture Capital, Real Estate Investment Trusts und Joint Ventures.
In der folgenden Anleitung erfahren Sie, wie ein Firmex VDR die Investorenberichterstattung vereinfacht.
Plattformkontinuität und Projektstruktur
Mandanten, die ihren VDR für Spendensammlung genutzt haben, wechseln häufig zur Investorenberichterstattung. Investoren verfügen bereits über einen Zugang zu Firmex und sind mit der Plattform vertraut, was den Übergang erleichtert.
Neben dem Spendensammlungs-Projekt sehen Investoren ein zusätzliches Projekt, in dem sie ihre eigenen Investitionsdokumente finden. Wenn ein Investor nicht Teil eines Fonds oder Projekts ist, kann er dieses nicht sehen oder darauf zugreifen.
Ordnerstruktur
Werfen wir einen Blick in ein typisches Investitionsprojekt und dessen Ordnerstruktur.
Sie erstellen ein neues Projekt für jeden Ihrer Fonds. Dieses Projekt enthält Ihre Fondsdokumente und separate Verzeichnisse für jeden Ihrer Investoren (LPs in den folgenden Beispielen).
Die Fondsdokumente enthalten Investitionskriterien, Zahlungspläne und allgemeine Fondsdokumente. Dieses Verzeichnis ist für jeden Investor sichtbar.
Jedes der oben genannten LP-Verzeichnisse ist nur für den jeweiligen LP sichtbar. Das bedeutet, LP I kann nur seine eigenen Dokumente sehen und keine anderen.
Sie können das erste Investorenverzeichnis und die Ordnerstruktur manuell erstellen und dann für jeden weiteren Investor kopieren. Alternativ können Sie die Struktur in Ihrem Betriebssystem vorbereiten und per Drag-and-drop in Firmex übertragen. Die Struktur ist typischerweise nach Kategorie gegliedert, wobei jedes Jahr einen eigenen Unterordner erhält.
Firmendokumente werden in einem eigenen Projekt oder Verzeichnis gespeichert. Wenn ein neuer Investor hinzugefügt wird, geben Sie ihm Zugriff auf die entsprechenden Materialien.
Projekt- und Verzeichnisberechtigungen
Je nach Arbeitsweise Ihrer Firma können Sie die Berechtigungen flexibel gestalten.
In einem permissiven Projekt erlaubt die Standardberechtigung Ihren Investoren den Zugriff auf Dokumente. Sie setzen die Standardrolle auf „Betrachter“ und beschränken nur bestimmte Bereiche des Projekts.
In einem restriktiven Projekt verhindert die Standardberechtigung den Zugriff auf Dokumente. Sie setzen die Standardrolle auf „Kein Zugriff“ und gewähren Investoren nur Zugriff auf bestimmte Verzeichnisse und Ordner.
Automatische E-Mail-Benachrichtigungen für neue Dokumente
Benachrichtigen Sie Ihre Investoren, sobald neue Dokumente verfügbar sind, indem Sie eine kurze Benachrichtigungsfrequenz einstellen – z. B. „sofort“ oder „stündlich“.
- Eine sofortige Benachrichtigung sendet eine E-Mail, sobald ein Dokument verfügbar ist.
- Eine stündliche Benachrichtigung sendet eine Zusammenfassung aller neuen Dokumente der letzten Stunde.
Diese Einstellungen sind ideal für monatliche oder vierteljährliche Investorenberichte. Investoren können ihre Benachrichtigungseinstellungen auch selbst anpassen.
Manuelle E-Mail-Benachrichtigungen senden
Zusätzlich zu automatischen Benachrichtigungen kann ein Projektadministrator Investoren manuell über neue oder bestehende Dokumente informieren. Wenn Sie z. B. im Bericht zur Dokumentenaktivität feststellen, dass ein Investor die neuesten Angebotsunterlagen nicht angesehen hat, können Sie die Funktion „Benutzer benachrichtigen“ verwenden.
Investorenaktivität mit Berichten analysieren
Die Berichtsfunktionen von Firmex zeigen Ihnen, wer welches Dokument wann geöffnet hat – und wer noch keine Dokumente angesehen hat. So können Sie das Interesse und die Bedenken Ihrer Investoren besser einschätzen.
Sehen Sie sich unseren Leitfaden zu Firmex-Berichten an.
Besonders hilfreich sind folgende Berichte:
- Benutzerstatus (nach Gruppe oder Benutzer): Sehen Sie auf einen Blick, welche Investoren hinzugefügt, eingeladen und angemeldet wurden. Senden Sie Investoren, die sich nicht angemeldet haben, eine personalisierte E-Mail und stellen Sie sicher, dass sie ihre Einladungs-E-Mail erhalten haben.
- Anmeldeaktivität (nach Gruppe oder Benutzer): Zeigt, welche Investoren sich regelmäßig anmelden.
- Dokumentenaktivität (nach Benutzer): Zeigt, welche Dokumente von welchen Investoren angesehen wurden. Der Bericht kann nach Dokumenten- oder Investorennamen gefiltert und als Excel-Datei exportiert werden.
Investitionsdokumente rund um die Uhr verfügbar – mobil oder am Desktop
Bieten Sie Investoren ein sicheres, selbstbedienbares Portal, das rund um die Uhr über die Firmex-Website oder die iOS-App zugänglich ist. Durch die Bereitstellung der vollständigen Historie im sicheren Portal können Investoren jederzeit selbst auf ihre Dokumente zugreifen – und Sie haben mehr Zeit für die Pflege Ihrer Investorenbeziehungen.