Écran des options
- Notification d’activité des documents : Cochez la case pour envoyer des notifications par e-mail aux utilisateurs lorsque de nouveaux documents sont téléchargés dans une structure de dossiers. La fréquence de ces e-mails est déterminée lors de la configuration d'un utilisateur. Décochez la case pour désactiver les notifications par e-mail concernant les documents. Si cette option est désactivée, personne ne recevra de notifications par e-mail concernant les nouveaux documents. Veuillez noter que les e-mails continueront d'être envoyés à l'aide de la fonction « Notifier les utilisateurs », même si la case à cocher est désactivée.
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Téléchargement en masse : Le téléchargement en masse permet à vos utilisateurs de télécharger tous les documents d'un projet, ou certaines parties d'un projet, en un seul clic. Les utilisateurs ne pourront télécharger que les fichiers auxquels ils ont accès. Cette option s'applique spécifiquement aux nouveaux groupes. Si elle est activée, ce paramètre garantira que les nouveaux groupes disposent du téléchargement en masse. Si la case est désactivée, les groupes auront le téléchargement en masse désactivé par défaut, mais vous pourrez toujours activer ce paramètre au niveau du groupe.
Remarque : lorsqu'un nouveau projet est créé, les groupes Administrateur et Firmex Support ont le téléchargement en masse activé par défaut. - Assistance Firmex : Sélectionnez cette option pour afficher l'activité du service d'assistance Firmex dans vos rapports de projet. Quel que soit ce paramètre, toutes les activités des utilisateurs sont enregistrées, y compris les actions effectuées par Firmex à des fins d'assistance. Cette option est désactivée par défaut.
- Commentaires et Étiquettes : Les commentaires et les étiquettes sont activés ou désactivés à l'aide des cases à cocher situées à côté des cases Commentaires et Étiquettes. Si les commentaires sont activés, indiquez quels rôles d'utilisateur doivent pouvoir afficher les commentaires, ajouter des commentaires et modifier les commentaires. Si les étiquettes sont activées, indiquez quels rôles d'utilisateur doivent pouvoir afficher et modifier les étiquettes. Dans le cadre d'un projet hautement confidentiel, vous pouvez choisir de n'autoriser que les administrateurs à ajouter des commentaires, ou de désactiver complètement les commentaires.
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Affichage des colonnes : Indiquez les colonnes que vous souhaitez afficher par défaut dans l'onglet Documents. Chaque utilisateur aura la possibilité de supprimer ces colonnes de son affichage individuel, mais toutes les colonnes activées dans cette zone seront disponibles pour tous les utilisateurs du projet.
Dans le cadre d'un projet hautement confidentiel, vous pouvez supprimer le champ Numéro de document, au cas où des documents seraient masqués, ainsi que le champ « Modifié par », afin de préserver l'anonymat des personnes qui ont téléchargé les documents.