Ce rapport fournit aux administrateurs une vue complète du cycle de vie des notifications liées à l’activité des documents, envoyées par e-mail. Grâce à une visibilité renforcée, les administrateurs peuvent vérifier que les notifications ont bien été transmises aux destinataires appropriés.
Ce rapport permet ainsi de répondre aux questions suivantes :
- Les notifications par e-mail ont-elles été correctement envoyées à mes utilisateurs ?
- Un utilisateur précis a-t-il reçu une notification ?
- Quels documents ont été inclus dans ces courriels ?
Pour générer le rapport :
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Dirigez-vouz vers l'onglet Rapport > Activité du Document > Avis de courriels
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Sélectionnez un Groupe pour filtrer le rapport pour un groupe spécifique. Par défaut, tous les groupes sont affichés.
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Sélectionnez une Entreprise pour filtrer le rapport pour une entreprise spécifique. Par défaut, toutes les entreprises sont affichées.
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Sélectionnez une Plage de dates pour le rapport. Notez que ce rapport est limité aux e-mails/courriels envoyés à partir du 13 janvier 2023 (ou de la date à laquelle les Notifications de documents améliorées ont été activées pour votre site).
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Cliquez sur Générer le rapport.
Prévisualisation des e-mails de notification
Une fois le rapport généré, repérez la colonne Objet du courriel. Cliquez sur l’intitulé de l’e-mail que vous souhaitez consulter.
Vous verrez alors un aperçu du message, accompagné des documents qui y sont intégrés.
Foire aux questions
Q : Je ne veux pas qu’une notification actuellement en attente soit envoyée. Puis-je annuler l’envoi d’un e-mail ?
R : Pour annuler la notification par e-mail en attente d’un utilisateur spécifique, vous pouvez désactiver l’utilisateur dans l’onglet Groupes et utilisateurs. Cela annulera tous les e-mails en attente pour cet utilisateur.
Q : Le rapport indique que les notifications ont bien été envoyées à l’un de mes utilisateurs, mais celui-ci affirme ne pas avoir reçu de notifications d’activité sur les documents.
R : Le rapport permet de confirmer que les e-mails de notification ont bien été envoyés. Toutefois, il ne garantit pas leur réception dans la boîte de réception de l’utilisateur.
En raison des politiques de sécurité de l’entreprise, certains e-mails peuvent être redirigés vers le dossier de courrier indésirable ou mis en quarantaine. Dans de tels cas, l’utilisateur est invité à contacter son équipe informatique pour vérifier la réception et le traitement du message.