Le rapport « Activité des documents par utilisateur » permet de suivre l’activité des utilisateurs sur les documents en fonction du groupe, de l’entreprise, du type d’activité et de la période.
Le rapport permet de répondre aux questions suivantes :
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Quand un utilisateur donné a-t-il téléchargé un document spécifique ?
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Quels utilisateurs ont consulté un document spécifique ?
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Quand un document a-t-il été téléchargé, et par qui ?
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Quand un document a-t-il été supprimé, et par qui ?
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Un utilisateur donné a-t-il consulté un document spécifique ?
Pour générer le rapport :
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Sélectionnez parmi les filtres du rapport :
Sélectionnez un Groupe pour filtrer le rapport pour un groupe spécifique. Par défaut, tous les groupes sont affichés. Sélectionnez une Entreprise pour filtrer le rapport pour une entreprise spécifique. Par défaut, toutes les entreprises sont affichées. Sélectionnez un Type d’activité. Par défaut, quatre activités sont affichées, mises en gras ci-dessous :
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Consultation de document
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Sauvegarde de document
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Téléchargement de document
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Téléchargement en masse de documents
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Impression de document
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Copie de document
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Suppression/Retrait
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Ajouter une version
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Supprimer une version
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Sélectionnez une période pour le rapport.
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Cliquez sur Générer le rapport.
Le rapport affiche le type d’activité ainsi que la date et l’heure de l’activité pour chaque utilisateur.
Suivi des documents téléchargés
Vous pouvez suivre l’activité des documents téléchargés tant que les options de protection des documents nécessitant un module sont appliquées. Comme le module facilite la communication entre l’ordinateur de l’utilisateur et Firmex pour appliquer les protections, des activités telles que les consultations et les impressions de documents sont également enregistrées. Ces protections incluent Verrouillage sur ordinateur, Expiration de l’accès et Désactivation de l’impression.
Identification des documents supprimés et retirés
Les titres des documents paraîtront sous forme de lien redirigeant vers l’emplacement du document dans la salle de données. Cependant, si un document a été supprimé ou retiré, le texte s’affichera en gris.
L’activité des documents supprimés reste inscrite dans les rapports aux fins de transparence et de maintenance d’une piste de vérification, de manière similaire à l’activité des utilisateurs désactivés.