Aperçu
Les administrateurs et gestionnaires de projets Firmex peuvent choisir d'activer ou de désactiver les options de documents chiffrés dans les projets où un ou plusieurs groupes ont des options de protection des documents Firmex appliquées.
Étant donné que Firmex ne peut pas appliquer des options de protection supplémentaires aux documents déjà chiffrés, cette option vous permet de décider si vous souhaitez autoriser le téléchargement de documents chiffrés à partir de votre projet, vous offrant ainsi un niveau de contrôle supplémentaire sur ces documents.
Qu'est-ce qu'un document chiffré ?
Un document chiffré, qu'il s'agisse d'un PDF, d'un fichier Office ou autre, est un fichier protégé contre l'accès ou la modification non autorisés avant son importation dans Firmex. Parmi les méthodes courantes de chiffrement figurent la protection par mot de passe, la configuration en lecture seule et la restriction des modifications.
Comment savoir si un document est chiffré ?
Deux indicateurs dans Firmex montrent si un document est chiffré :
- Si vous avez sélectionné un document, la zone de détails à droite de l'écran affichera un message indiquant que le document est chiffré.
- Si un document bénéficie d'une protection des documents Firmex et que le téléchargement des fichiers chiffrés est désactivé, une petite icône de cadenas s'affichera sur son icône de type de document.
Vous pouvez également consulter une liste complète des documents que Firmex a identifiés comme chiffrés en générant le rapport suivant :
- Dirigez-vous vers le menu Outils en haut à droite et cliquez sur Voir Comme.
- Cliquez sur n'importe quel groupe à droite.
- Sélectionnez l'icône Excel en haut à droite et choisissez Exporter le rapport d’accès.
- La dernière colonne du rapport affichera "Oui" pour les documents chiffrés.
Dois-je activer les options de documents chiffrés ?
Si vous téléchargez des documents sur Firmex contenant déjà des fonctions de sécurité personnalisées, telles que la protection par mot de passe, vous pouvez autoriser les utilisateurs à les télécharger sans appliquer la protection de Firmex. Dans ce cas, vous avez la possibilité d’activer le téléchargement des documents chiffrés, permettant ainsi aux utilisateurs de récupérer ces fichiers sans les paramètres de sécurité spécifiques à Firmex.
Pourquoi désactiver les options de documents chiffrés ?
Pour éviter que des documents chiffrés ne soient téléchargés sans la protection Firmex, vous pouvez simplement désactiver l’option de téléchargement. Les utilisateurs qui ont la protection des documents activée ne pourront ni consulter ni télécharger ces fichiers. Un petit cadenas apparaîtra à côté du nom du document, sur l’icône du type de fichier.
Si vous souhaitez permettre le téléchargement des documents tout en conservant la protection Firmex, il faudra créer une version "aplatie" du fichier, ce qui supprimera le chiffrement existant
Pour ce faire avec un PDF :
- Sur votre ordinateur, ouvrez le fichier dans Adobe Reader ou un autre visualiseur de PDF.
- Cliquez sur "Imprimer" , ensuite via le menu d'imprimante selectionnez "Imprimer le fichier en PDF" (pour enregistrer un nouveau fichier PDF sur votre ordinateur).
- Téléchargez ce nouveau PDF "aplati" dans la dataroom.
- Vos utilisateurs pourront maintenant télécharger ce fichier avec la protection des documents Firmex.
Comment désactiver le téléchargement des documents chiffrés ?
Par défaut, l’option de téléchargement des documents chiffrés est activée, permettant aux utilisateurs de télécharger des fichiers chiffrés sans la protection des documents Firmex.
Pour désactiver le téléchargement des documents chiffrés :
- Accédez à l’onglet Paramètres de votre projet > Catégorie Protection des documents.
- Décochez l’option Téléchargements chiffrés.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications